Con FacturaDirecta puedes importar muy fácilmente tus facturas de venta y gastos/compras en Excel o CSV.
Esta opción te será muy útil si comienzas a utilizar FacturaDirecta a mitad de año fiscal y quieres tener todos los documentos dentro en el programa para poder controlarlos.
¿Cómo puedo importar mis facturas de venta y gastos/compras?
Antes de comenzar con el procedimiento, te cuento como funciona el programa. Las facturas de venta y los gastos/compras que se pueden importar tendrán una sola línea por cada tipo de IVA diferente con un solo concepto (y otra extra si el documento tiene suplidos).
Es decir, se creará el documento con una línea por cada concepto con diferente IVA (o con suplidos), pero con una única descripción, en lugar de una descripción diferente por cada línea (en la que se suelen detallar los productos o servicios), pues es información poco relevante al ser documentos pasados.
Esta es la información mínima que necesita el programa para poder crear de forma automática la contabilidad del documento y no es necesario añadir más detalles, pero si quieres, puedes entrar después en cada documento y detallar mejor los conceptos.
Para ello, sigue estos pasos:
Accede a tu empresa, ve a “Configuración” (menú superior)
y pulsa sobre “Importar datos”.
2. Selecciona el tipo de importación que deseas (de clientes, proveedores, productos, movimientos bancarios, facturas o gastos).
3. Añade el archivo pulsando o arrastrándolo directamente al recuadro gris que dice “Selecciona o arrastra aquí el archivo que quieras importar”.
4. Una vez cargado el archivo se te mostrará una pantalla que te permitirá relacionar los títulos de las columnas o primeras líneas de tu archivo con los espacios que deben estar rellenos para crear facturas o gastos/compras. Es muy importante que tu archivo contenga títulos que te permitan después relacionar las columnas (si es Excel) o los conceptos de la primera línea (si es CSV), pero no es necesario que se llamen igual. Cuando lo tengas hecho, pulsa “Continuar” en la barra inferior.
5. En la siguiente página se te mostrará la información que se va a importar. En esta página también verás los posibles errores que se hayan producido. Puedes elegir filtrar por estos errores, pulsando sobre “Mostrar solo filas con errores”.
6. Si has revisado los errores (si los hay) y estás seguro de la importación, para acabar sólo tienes que pulsar sobre “Importar datos” en la barra inferior y ¡listo!
¿Qué datos pueden importarse?
Algunos de estos datos son necesarios para poder crear el documento (si faltan, dará error y no se crearán) y otros son información adicional voluntaria, que podemos importarla o no (incluso podemos completar más tarde esta información manualmente accediendo a cada documento importado).
Los datos necesarios u obligatorios son la fecha de factura, el número de factura, el concepto y el importe neto.
Si indicas estos datos, se creará un documento con su respectiva contabilidad.
¡Aviso! Aunque pueden crearse documentos con estos pocos datos, si el documento que quieres importar tiene IVA, IRPF, serie… y no se incluye, el documento se cargará incorrectamente y por consiguiente, la contabilidad se generará mal.
Los datos que se pueden indicar en la importación son estos:
Fecha de factura: Debe indicarse si se importa un Excel en formato fecha y si se importa en CSV indicando el año, guión, mes, guión, día, guión, y todo en número (Ejemplo: 2017-12-31).
Serie: Si tus facturas tienen serie, debes indicarla aquí. Si no tienen serie, deja el espacio en blanco. Este dato solo es obligatorio si se utilizan series.
Número de factura: Indica el número de la factura que estás importando. Es obligatorio, se use o no serie.
Nombre del cliente o proveedor: Aquí debes incluir el nombre del cliente o proveedor, el cual será utilizado por el programa para localizarlo de entre tus contactos existentes. Si rellenas este campo es para que el programa busque un cliente o proveedores que ya existe, uno que debes haber creado o importado previamente. Si no lo tienes creado o el programa no lo encuentra dará error. El programa busca el contacto tanto por el nombre como por el NIF (uno de ellos tienen que estar cumplimentado al menos). Si dejas esta columna y la siguiente (NIF del cliente o proveedor) en blanco, se creará una factura o gasto simplificado.
NIF del cliente o proveedor: El NIF del cliente o proveedor, el cual será utilizado por el programa para localizarlo de entre tus contactos existentes. Debes incluirlo sin espacios, ni guiones, ni otros caracteres adiciones que no sean las letras y números de los que se compone.
Concepto: La descripción del producto o servicio que incluye la factura o el gasto/compra.
Moneda: Solo es obligatorio este dato si trabajas con diferentes tipos de monedas, si tienes activo el soporte multimoneda y si el documento que quieres importar tiene una moneda diferente a la moneda base de tu empresa.
Importe neto: Es el importe sin impuestos. Coincidirá con el total cuando no hay impuestos.
Tipo IVA 1: El tipo porcentual (%) de IVA aplicado al documento. No es necesario añadir el “%” después del número. Si no tiene impuestos el documento no es necesario cumplimentar este dato.
Base IVA 1: Solo debes cumplimentarla si el importe es diferente al importe neto, porque tengas por ejemplo, una parte del documento exento o distintos tipos de impuestos en el documento.
Tipo IVA 2: Si tienes más de un tipo porcentual de IVA (2) en el mismo documento, añádelo aquí.
Base IVA 2: Si tienes 2 tipos de IVA diferentes, debes indicar aquí la base del segundo IVA.
Tipo IVA 3: Si tienes más de un tipo porcentual de IVA (3) en el mismo documento, añádelo aquí.
Base IVA 3: Si tienes 3 tipos de IVA diferentes, debes indicar aquí la base del tercer IVA.
Importe suplidos: Si tu documento tiene suplidos, indica aquí el importe de los mismos.
Tipos de retención: Si el documento tiene retención de IRPF, aquí debes indicar el tipo porcentual (%). No es necesario indicar el símbolo “%”.
Fecha de vencimiento: Indica en este apartado la fecha de vencimiento, si es distinta a la fecha del documento. El formato de fechas es el mismo que para la fecha de la factura.
Importe pagado: Si ya se ha pagado/cobrado el documento, ya sea parcial o completamente, pon en este apartado el importe.
Fecha de pago: Si has cumplimentado la anterior casilla, rellena esta con la fecha en la que se hizo el cobro/pago. El formato de fechas es el mismo que para la fecha de la factura.
Cuenta de pago: Debes indicar el nombre de tu cuenta bancaria o el IBAN, ya dada de alta en “Bancos” en tu cuenta. Debe ser exactamente igual el nombre para que no de errores.
Notas: Texto incluido en el documento visible para el cliente, en el caso de las facturas de venta.
¿Qué puedo hacer si he importado datos por error?
Si te has equivocado al importar algún documento o todos, ¡no te preocupes! pues siempre que se realiza una importación, se etiquetan automáticamente todos esos documentos para que a posteriori, si lo necesitas, puedas localizarlos con facilidad y realizar cambios en esos documentos o borrarlos directamente.
Para localizar estos documentos importados sigue estos pasos:
1. Ve al área de “Ventas” o “Compras y gastos” según se hayan importado facturas de venta o gastos o compras.
2. Despliega el filtro, selecciona la etiqueta que se corresponde con la importación y pulsa “Filtrar”. El formato es: “Importado” + la fecha + la hora. Ejemplo: “Importado 2017-01-01 21:02:21”.
3. Una vez dispongas del listado podrás acceder a los documentos para modificarlos o directamente utilizar las opciones de selección múltiple para borrarlos, enviarlos…
Si tienes alguna duda, por favor pregunta directamente a alguien de nuestro equipo.
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