Estados del albarán
Un albarán en FacturaDirecta puede tener cuatro estados diferentes que reflejan el ciclo de vida del documento desde que lo creas hasta que se completa la entrega. Conocer cada estado te ayuda a gestionar mejor tus entregas y mantener un seguimiento claro de todo el proceso.
Los cuatro estados (Pendiente, Entregado, Cerrado, Rechazado)
1. Pendiente
El albarán acaba de crearse y todavía no se ha entregado al cliente.
Cuándo usar este estado:
Acabas de crear el albarán pero aún no has realizado la entrega
Tienes preparado el pedido pero falta enviarlo o entregarlo
El albarán está a la espera de ser procesado
Acciones típicas en este estado:
Modificar el albarán si es necesario
Imprimir el albarán para adjuntarlo al envío
Enviarlo por email al cliente como confirmación
2. Entregado
El producto o servicio ya se ha entregado al cliente y este lo ha recibido correctamente.
Cuándo usar este estado:
Has completado la entrega física del producto
El cliente ha confirmado la recepción
El servicio ya se ha prestado
Acciones típicas en este estado:
Convertir el albarán en factura para facturar al cliente
Agrupar varios albaranes entregados en una sola factura
Archivar el albarán si ya está facturado
Cómo cambiar a este estado:
Abre el albarán
Cambia el estado a "Entregado"
Guarda los cambios
3. Cerrado
El albarán está completado y archivado, pero no se va a facturar (por el motivo que sea).
Cuándo usar este estado:
El albarán corresponde a una muestra gratuita que no se facturará
La operación se canceló después de crear el albarán pero antes de facturar
Quieres archivar el albarán sin convertirlo en factura
Diferencia con "Rechazado":
"Cerrado" se usa cuando la entrega fue correcta pero no se factura
"Rechazado" se usa cuando el cliente no acepta la entrega
4. Rechazado
El cliente ha rechazado la entrega o el albarán se canceló antes de la entrega.
Cuándo usar este estado:
El cliente rechaza recibir el producto
El producto llegó en mal estado y el cliente no lo acepta
Se canceló el pedido antes de la entrega
Hubo un error y el albarán no debe procesarse
Acciones típicas en este estado:
Revisar el motivo del rechazo
Gestionar la devolución si corresponde
Crear un nuevo albarán corregido si es necesario
Cómo cambiar el estado de un albarán
1. Desde el listado de albaranes:
- Ve a "Ventas" > "Albaranes"
- Busca el albarán que quieres modificar
- Haz clic para abrirlo
2. Dentro del albarán:
- Localiza el campo "Estado" en la parte superior
- Haz clic en el desplegable de estados
- Selecciona el nuevo estado
- Guarda los cambios
Filtrar albaranes por estado
Puedes usar los filtros rápidos para ver solo los albaranes de un estado específico:
Pendientes: Albaranes creados pero no entregados
Entregados: Albaranes ya entregados al cliente
Cerrados: Albaranes completados y archivados
Rechazados: Albaranes cancelados o rechazados
Cómo usar los filtros:
1. Ve al listado de albaranes
2. Usa los filtros rápidos en la parte superior
3. O crea un filtro personalizado por el campo "Estado"
Flujo recomendado
El flujo típico de estados de un albarán es:
1. PENDIENTE (creación)
↓
2. ENTREGADO (después de la entrega)
↓
3. Convertir a factura
Si algo sale mal:
1. PENDIENTE
↓
2. RECHAZADO (si se cancela o rechaza)
Si no se va a facturar:
1. PENDIENTE o ENTREGADO
↓
2. CERRADO (archivado sin facturar)
Consejos
Mantén los albaranes en estado "Pendiente" solo mientras no se hayan entregado
Cambia a "Entregado" tan pronto como confirmes la recepción por parte del cliente
Usa "Cerrado" para albaranes que no se facturarán (muestras, regalos, etc.)
El estado "Rechazado" te ayuda a identificar problemas en las entregas
Puedes buscar albaranes por estado para hacer seguimiento de tus entregas pendientes