Si ya has empezado a trabajar con FacturaDirecta te habrás dado cuenta de que parece que no existen las subcuentas tradicionales.

Es decir, no es necesario modificar el plan de cuentas ni añadir manualmente todas las subcuentas que quieras usar para después seleccionarlas también manualmente a la hora de crear clientes, productos…

Todo este largo y tedioso proceso lo hemos eliminado. El motivo es sencillo, tanto trabajo manual sólo puede dar lugar a errores (lógicos y comprensibles que se producen cuando transcribimos muchos datos) y además te quita tiempo, que necesitas para hacer otras cosas que seguramente aporten más valor a tu negocio.

¿Cómo son las subcuentas en FacturaDirecta?

Si has realizado alguna prueba (o has empezado a utilizar el programa directamente) te habrás dado cuenta que al crear una factura, en su contabilidad (ya sea en la página de edición/creación de la factura o en el área de “Asientos contables”), se muestran unos conceptos adicionales en los asientos junto a la cuenta principal.

Estos campos adicionales que van junto a las cuentas son, en FacturaDirecta, las subcuentas. Se añaden de forma automática y su contenido dependerá de la cuenta principal.

En los programas tradicionales de contabilidad crearíamos una subcuenta para cada cliente de forma manual añadiendo un número detrás de la cuenta, pero ahora no es necesario.

Vamos con un ejemplo. Para un cliente, por ejemplo “Pepe”, tendríamos la cuenta 430 y con un programa clásico crearíamos la subcuenta 430000001 (o similar) y todas las operaciones de este cliente irían a esa cuenta.

En FacturaDirecta, las subcuentas se crean automáticamente para cada cliente, proveedor, empleado, factura y gasto. No verás un número de subcuenta, si no su nombre: “430000 - Clientes - Pepe” y así es como las debes buscar. Muy fácil, ¿no?

Parecen muchos datos, pero como se introducen de forma automática, ganas seguridad ante posibles errores y además tienes una información mucho más completa de cada operación.

Una información que no solo te servirá para que la contabilidad se genere sola, sino también para tus modelos de impuestos, para conciliar los datos de tu cuenta con los pagos en tu banco…

La estructura de una subcuenta en FacturaDirecta suele ser la siguiente:

  • Nº de la cuenta + Nombre de la cuenta según el PGC PYMES + Nombre de concepto de la cuenta (producto, servicio, cliente, proveedor…).

Por ejemplo:

  • 572000 Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros - La Caixa

Hay dos casos concretos en los que no hay subcuentas :

1. En el caso de los impuestos se utiliza la cuenta genérica, pues la diferenciación entre un tipo u otro sólo existe a nivel interno. La estructura de todas las cuentas relacionadas con impuestos (477 Hacienda Pública, IVA repercutido…) será:

Nº de la cuenta + Nombre de la cuenta según el PGC PYMES.

Por ejemplo:

477000 Hacienda Pública. IVA repercutido.

2. En el caso de las facturas, las mismas tienen subcuentas. ¡Sí, como has leído! 

Existen subcuentas para cada factura utilizando la numeración de la misma. Así las tendremos mucho más ordenadas y localizables. 

Al crear una factura, una nómina o un gasto, la cuenta de clientes, empleados o proveedores, además de llevar su propia subcuenta, lleva también la subcuenta de la factura, la nómina o del gasto correspondiente. La estructura de las cuentas de clientes o proveedores derivadas de operaciones será esta:

Nº de la cuenta + Nombre de la cuenta según el PGC PYMES + Nombre del cliente + Nº de la factura o el gasto y fecha, o nombre de la nómina.

Por ejemplo:

430000 Clientes - Pepe - Factura 00000001 (01-03-2017)

465000 Remuneraciones pendientes de pago - Jesús - Nómina Febrero 2017

Igualmente, estas excepciones las trataremos en otro momento más en detalle ;)

¿Es posible utilizar subcuentas clásicas?

Sí, ¡por supuesto!

Nosotros no recomendamos su uso en general a menos que sean necesarias, porque además de los errores que pueden cometerse al realizar tanto trabajo manual, se perderían algunas funcionalidades automáticas que facilitan el trabajo con el programa, pero la posibilidad existe.

Solemos recomendar la creación y uso de subcuentas clásicas, sólo para aquellos casos en los que el programa no las crea de forma automática. Por ejemplo, para crear subcuentas de socios de una empresa para el reparto de beneficios o aportaciones de capital.

Puedes ver cómo activar la edición del Plan General de Cuentas y cómo crear subcuentas clásicas en este enlace.

Espero que esta información te haya resultado útil :)


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