Nos consta que bastantes Agentes Digitalizadores están usando FacturaDirecta, tanto en su versión clásica como en su versión actual para comercializar las distintas herramientas disponibles en dicho programa, y debido a los requisitos impuestos desde el programa Kit Digital para la emisión de facturas justificantes de la subvención puede resultar confuso cómo elaborar estas facturas, en este artículo os vamos a explicar cómo hacerlo en las dos versiones del programa.
Los requisitos de estas facturas a nivel técnico son básicamente los siguientes:
Deberá emitirse una única factura por cada solución implantada y Acuerdo.
El archivo incorporado deberá tener formato XML Facturae en cualquiera de las siguientes versiones: 3.0, 3.1, 3.2, 3.2.1 o 3.2.2
El archivo deberá estar firmado con firma electrónica, es decir, formato XMLDSig, con extensiones xml o xsig.
Deberá reflejarse tanto el NIF del emisor de la factura como del receptor y corresponderse con el NIF del Agente Digitalizador Adherido y del Beneficiario indicados en el Acuerdo.
Deberá reflejarse el número de Acuerdo con el que se corresponde la factura dentro de al menos una línea de detalle. Etiqueta ItemDescription de la entidad InvoiceLine
Deberá figurar el periodo de prestación de la solución, que deberá ser de al menos 12 meses y comenzar en fecha posterior a la fecha de validación del acuerdo. Para ello, existen dos opciones:
Dentro de una línea de detalle, mediante las etiquetas <StartDate> y <EndDate> de la entidad <InvoiceLine>...<LineItemPeriod> Por ejemplo:
También se puede indicar en el periodo de facturación (etiquetas <StartDate> y <EndDate> de la entidad <InvoicingPeriod>)
La fecha de emisión de la factura debe ser posterior a la fecha de validación del Acuerdo.
El importe total de la factura (impuestos excluidos) debe ser igual al importe total del desglose de costes indicado en el formulario de justificación.
Deberá figurar expresamente la financiación de la solución a través del Plan de Recuperación Transformación y Resiliencia, así como de los Fondos Next Generation EU, mediante la inclusión de la frase “Financiado por el Programa KIT Digital. Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España “Next Generation EU”. Para ello, existen dos opciones:
Mediante la etiqueta <InvoiceAdditionalInformation> de la entidad
<AdditionalData>
También se puede indicar en las referencias legales (etiqueta <LegalReference> de la entidad <LegalLiterals>)
Deberá figurar el importe financiado por el Programa Kit Digital. Para ello, existen dos opciones:
Mediante la etiqueta <InvoiceAdditionalInformation> de la entidad <AdditionalData>
También se puede indicar en las referencias legales (etiqueta <LegalReference> de la entidad <LegalLiterals>)
Qué fácil lo han puesto verdad!!! 🤥
Una vez vistos los requisitos de las facturas vamos a centrarnos en la parte técnica, especialmente en el tema del formato, firma digital, y los requerimientos de las fechas y textos que deben aparecer en la factura.
En cuando a formato y firma digital hay poco que decir ya que esto lo gestiona automáticamente el programa, así que nos centraremos en cómo hacer lo siguiente utilizando los ejemplos de la guía de justificación de soluciones de digitalización.
Reflejar el número de acuerdo al que se corresponde la factura
Indicar el periodo de prestación de la solución
Indicar expresamente la financiación de la solución a través del Plan de Recuperación Transformación y Resiliencia, así como de los Fondos Next Generation EU
Indicar el importe financiado por el Programa Kit Digital
Facturas para Kit Digital con la versión nueva de FacturaDirecta
Con la versión actual de FacturaDirecta para aquellos campos que nos permiten indicar los datos en dos lugares podemos usar cualquiera de ellos ya que esta versión de FacturaDirecta cuenta con soporte para todos ellos.
En primer lugar indicamos el acuerdo en una de las líneas de la factura, usando el ejemplo de la guía:
Para indicar las fechas y textos legales haremos click en la icona de "Visualizar campos facturae" que puedes encontrar en la parte superior de la página de edición de la factura:
Esto hará que se nos habilite la visualización de los campos facturae justo antes de las líneas de descripción de producto y, haciendo click en "Datos facturae" se nos abre la ventana para poder elegir el qué necesitamos:
Para ver más en detalle algunos, por ejemplo, para indicar el periodo de prestación el atributo "LineItemPeriod" buscaríamos esta opción y ya podríamos añadirlo:
Para indicar la financiación de la solución el atributo "LegalReference" sería exactamente de la misma manera, eligiendo el campo de facturae y añadiendo a información:
Para indicar el periodo de prestación de la solución, desde el mismo apartado, deberíamos seleccionar la opción de "LineItemPeriod":
Y en el editor que aparece en la línea de producto, indicamos las fechas de inicio y fin de la prestación de la solución.
Una vez cerremos el diálogo de edición de las fechas veremos así la información de la línea de la factura.
Una vez ya tenemos toda la información en la factura lo único que hay que hacer es generar el archivo en formato facturae desde lel botón de FACTURAE que encontramos en la parte superior derecha:
Y tras esto se descargará a tu ordenador la factura en formato facturae versión 3.2.1
Facturas para Kit Digital con la versión clásica de FacturaDirecta
Con el programa clásico de FacturaDirecta podemos indicar la referencia al programa y el importe subvencionado también de las dos formas, aunque en este caso nuestra recomendación es usar únicamente la zona de notas por ser bastante más simple y es la que explicaremos aquí.
Por contra, para indicar el periodo de prestación de la solución en este caso tendremos que usar la opción de utilizar el elemento "InvoicingPeriod" ya que el elemento "LineItemPeriod" no está disponible en esta versión del programa.
Pasos previos
Los siguientes pasos hay que hacerlo una sola vez antes de emitir la primera factura de este tipo.
Para poder emitir las facturas hay que añadir dos nuevos campos personalizados para las facturas que utilizaremos para indicar las fechas de inicio y fin del periodo de prestación.
Esto lo hacemos desde la página principal del listado de facturas usando la opción "Campos personalizados" del menú lateral.
En esa página añadiremos dos campos con estos nombres, es importante usar exactamente estos nombres sin espacios por delante ni por detrás
facturae:invoicingPeriodStartDate
facturae:invoicingPeriodEndDate
Ahora tenemos que activar la firma digital de documentos para que cuando descarguemos la factura en formato facturae lleve firma digital, esto lo hacemos desde la página "Configuración > Personalización documentos"
En esta accedemos a la opción "Preferencias generales"
Y vamos al final de la página y nos aseguramos de que está activa la opción "Firmar digitalmente las facturas emitidas"
Podemos usar un certificado que proporciona el propio programa o subir nuestro propio certificado activando la opción "Usar un certificado propio". Si haces algún cambio recuerda pulsar el botón "Guardar" para confirmar los cambios.
Emisión de la factura
Una vez hemos completado al menos una vez los pasos previos ya podemos ir a rellenar los datos de nuestra factura.
En los campos facturae:invoicingPeriodStartDate y facturae:invoicingPeriodEndDate tenemos que indicar las fechas tecleando directamente el valor de las mismas usando el siguiente formato: AAAA-MM-DD, por ejemplo, para indicar el 19 de septiembre de 2022 tenemos que indicar 2022-09-19.
Una vez tenemos la factura ya guardada en el programa solo nos falta obtener el archivo en formato facturae, para esto bastará con hacer click sobre el enlace del menú lateral en la página de visualización de la factura que acabamos de crear.
Puedes usar cualquiera de las versiones de facturae que soporte el programa, pero te recomendamos usar la más reciente disponible, la 3.2.1.