Disponible en planes: Básico, Avanzado y Total
No disponible en FacturaDirecta Clásico
Hoy te presentamos una novedad del programa que puede mejorar la confianza percibida por tus clientes cuando reciban tus documentos de venta generados desde FacturaDirecta ya que a partir de ahora tienes la opción de generarlos incluyendo una firma digital, de forma que puede detectarse si el documento ha sido alterado desde su emisión e incluso verificar la procedencia del mismo.
En la zona de configuración de la sección de ventas verás que existe esta nueva opción:
Igual que para la configuración de la firma digital de tus facturae, tienes tres opciones para elegir y la opción seleccionada afectará a todos los nuevos documentos que descargues en formato PDF del programa, tanto si utilizas las descargas directas desde el navegador como cuando se envían por correo electrónico desde el programa.
Sin firma: Los documentos se generarán como hasta ahora sin firma digital.
Con certificado de FacturaDirecta: Si seleccionas esta opción tus documentos irán firmados con un certificado del programa reconocido por las Administraciones Públicas de forma que puede garantizarse que no han sido modificados desde su emisión así como el origen de los mismos.
Con certificado propio: Con esta opción podrás utilizar tu propio certificado digital para firmas tus documentos de venta en formato PDF y así facilitar aún más la verificación del origen de los documentos a tus clientes.
Recuerda, esta opción se aplicará por igual a todos los documentos de venta, ya sean facturas, presupuestos o albaranes.
¿Qué ventajas aporta la firma digital de tus documentos de venta?
Cuando un documento incluye una firma digital se puede verificar mediante las herramientas adecuadas que el documento no ha sido alterado desde el momento en el que se generó.
Además, por la forma en la que se generan los documentos desde FacturaDirecta se puede verificar también desde que cuenta del programa fue generado el documento ya que se incluyen información del identificador de la cuenta en los metadatos de los documentos generados. Concretamente se incluyen los siguientes metadatos:
Autor: Identificador de la cuenta de la empresa en el programa
Asunto: Identificador interno del documento
NOTA: Estos metadatos se incluyen en el documento en cualquier caso, tanto si se firma digitalmente como si no se firma, pero únicamente son confiables cuando el documento está firmado digitalmente y se verifica que la firma no ha sido alterada.
¿Cómo se puede verificar la firma digital de un documento PDF?
Dependiendo del sistema operativo y/o visor de PDF que utilices es posible que no sepas cómo se puede visualizar o validar la firma digital de un documento porque algunos visores de PDF simplemente no tienen soporte de firma digital y muestran de la misma forma un documento sin firmar y uno firmado.
La forma más sencilla de verificar la firma digital de un documento es tener instalado en tu ordenador un visor de PDF con soporte para firma digital, como puede ser el visor Acrobat Reader. Cuando abres un documento con firma digital en este visor se muestra automáticamente información sobre la firma digital del documento:
Si no dispones de un visor de PDF con soporte para firma digital también puedes recurrir a alguna herramienta online para verificar la firma de un documento recibido, como por ejemplo VALIDe, una herramienta publicada por el Gobierno de España desde la que podrás verificar la validez de la firma de cualquier documento PDF sin necesidad de tener nada instalado en tu ordenador.
¿De qué me sirve emitir mis documentos firmados digitalmente?
La emisión de documentos firmados digitalmente te protege ante casos de manipulación de los documentos para cualquier tipo de fraude o reclamación por manipulación de dichos documentos.
Esto es especialmente importante en casos en los que en el propio documento figuran los datos para realizar el pago de la venta o servicio prestado.
Ya se han dado casos en los que los documentos han sido modificados por algún virus/malware presente en el ordenador del receptor de dicho documento y que altera esos datos de pago para que se abonen en una cuenta distinta a la consignada originalmente en el documento emitido.