Con FacturaDirecta puedes importar masivamente tus clientes, proveedores y productos a través de archivos en Excel o CSV.
Los empleados no se pueden importar de forma masiva: tendrás que crearlos uno a uno desde Más > Contactos > Nuevo contacto, seleccionando "empleado" como tipo de contacto.
Cómo preparar el archivo antes de importar
Puedes importar contactos desde:
Excel (.xlsx): formato de Microsoft Excel
CSV (.csv): archivo de texto separado por comas
La primera fila del archivo debe contener los nombres de las columnas, y las siguientes filas los datos de cada contacto o producto. El programa usa esos títulos para relacionar cada columna con el campo correspondiente.
No es obligatorio incluir todas las columnas. Añade solo las que tengas disponibles y el programa ignorará el resto.
Campos disponibles para clientes
El único campo obligatorio es Nombre o Empresa. El resto son opcionales:
Campo | Descripción |
Nombre o Empresa | (Obligatorio) Nombre del cliente o razón social |
Apellidos | Solo para personas físicas |
Correo electrónico |
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Dirección 1 |
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Dirección 2 |
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Teléfono 1 |
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Teléfono 2 |
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Código postal |
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Población |
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Provincia |
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Dirección completa |
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Código de país | Código ISO de dos letras (ejemplo: ES, FR, DE) |
NIF/NIE |
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Número de IVA | Para clientes extranjeros con número de IVA intracomunitario |
Notas |
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Identificador único | Útil para evitar duplicados en futuras importaciones |
Moneda | Código ISO (ejemplo: EUR, USD) |
Banco: IBAN |
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Banco: BIC/SWIFT |
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Impuestos como cliente |
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Campos disponibles para productos
El único campo obligatorio es Nombre. El resto son opcionales:
Campo | Descripción |
Nombre | (Obligatorio) Nombre del producto o servicio |
Código | Referencia interna del producto |
Precio de venta |
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Descripción de venta | Texto que aparece en la línea de la factura al vender |
Tipo de IVA de venta | Porcentaje (ejemplo: 21) |
Precio de compra |
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Descripción de compra | Texto que aparece al registrar un gasto |
Tipo de IVA de compra | Porcentaje (ejemplo: 21) |
Identificador único | Útil para evitar duplicados en futuras importaciones |
Cuenta venta | Cuenta contable de ingreso (ejemplo: 700000) |
Cuenta compra | Cuenta contable de gasto (ejemplo: 628000) |
Moneda | Código ISO (ejemplo: EUR, USD) |
Para hacer la importación, sigue estos pasos:
Ve a "Ajustes" (⚙️ icono de engranaje en el menú superior) y en el menú lateral izquierdo selecciona "API e integraciones".
Y luego selecciona los datos que quieres importar:
Añade el archivo pulsando o arrastrándolo directamente al recuadro gris que dice “Selecciona o arrastra aquí el archivo que quieras importar” y pulsa sobre “Continuar” en la barra inferior.
Una vez cargado el archivo se te abrirá una ventana donde tendrás que seleccionar el formato de la fecha que tiene el archivo subido y en la parte inferior tienes el apartado que te permitirá relacionar los títulos de las columnas de tu archivo con los espacios libres en las respectivas fichas de contacto o producto. Es muy importante que tu archivo contenga títulos que te permitan después relacionar las columnas. Cuando lo tengas hecho, pulsa “Continuar” en la barra inferior.
En la siguiente página se te mostrarán todos los clientes, proveedores o productos que se van a importar, así como la información de cada uno que se va a copiar al programa. En esta página también verás los posibles errores que se hayan producido. Puedes elegir filtrar por estos errores, pulsando sobre “Mostrar solo filas con errores”.
Si estamos seguros de la importación, para acabar sólo tenemos que pulsa sobre “Importar datos” en la barra inferior y ¡listo!
Información importante sobre los duplicados
Queremos que tu gestión sea clara y sin líos, por eso es importante que tengas en cuenta lo siguiente antes de realizar tu importación:
Evita códigos repetidos: Si importas contactos o productos que ya existen en tu cuenta con el mismo código, el sistema los creará de nuevo y se duplicarán.
No se actualizan datos existentes: Por ahora, el proceso de importación siempre crea registros nuevos en lugar de actualizar los actuales.
Mejoras en camino: Estamos trabajando para que en futuras actualizaciones el programa detecte y gestione estos duplicados de forma automática para darte aún más facilidades.
¿Puedo importar las subcuentas contables de mis clientes,proveedores o productos?
No. La importación no incluye un campo para subcuentas contables, y no es necesario que lo haga: FacturaDirecta las genera automáticamente en el momento en que creas o importas un contacto.
El programa utiliza el nombre del contacto como subcuenta. Por ejemplo, si importas tres clientes, el resultado en contabilidad será:
430000 – Clientes – Juan Pérez
430000 – Clientes – Hermanos & CIA
430000 – Clientes – María Ramírez
Esto te permite consultar el mayor de cada cliente desde Informes > Libro Mayor, filtrando por la cuenta general (430000) y el nombre del cliente como subcuenta.
No crees subcuentas manualmente. Si las creas a mano, el programa desactivará las que generó de forma automática y perderás funciones automáticas como la creación de modelos de impuestos o algunos asientos contables. Solo tiene sentido crear subcuentas manualmente en casos muy concretos, como cuentas de socios o amortizaciones con varios niveles de detalle.
Lo mismo aplica a proveedores (400000) y productos, donde la subcuenta será el nombre del producto asignado a su cuenta correspondiente. Por ejemplo, si tienes tres productos de gasto asignados a la cuenta 628, el resultado será:
628000 – Suministros – Luz
628000 – Suministros – Agua
628000 – Suministros – Gas
Y si tienes productos de ingreso asignados a la cuenta 700:
700000 – Ventas – Servicio de consultoría
700000 – Ventas – Licencia anual