Importar contactos
Cuando llegas a FacturaDirecta con una agenda grande de clientes o proveedores (porque vienes de otro sistema o porque has estado manteniendo tus contactos en Excel), darlos de alta uno a uno es mucho trabajo. La importación masiva te permite subir un fichero CSV o Excel con tus contactos, validar los datos y crearlos todos de golpe.
Este artículo cubre el flujo de importación específicamente para clientes y proveedores. Los empleados no aparecen como tipo de importación masiva; créalos manualmente desde Contactos → Nuevo contacto → Empleado. Para importar productos, ver Importar productos. La importación de movimientos bancarios se cubre en otra sub-colección (Bancos).
Antes de empezar
Necesitas permisos de creación sobre clientes y/o proveedores según lo que vayas a importar.
Ten el fichero preparado en formato CSV (
.csv) o Excel (.xlsx), con cabecera en la primera fila identificando las columnas.La primera fila debe contener nombres de columnas, no datos. Las filas siguientes deben contener un contacto por fila.
Recomendado: descargar primero el fichero de ejemplo desde el propio asistente de importación (tiene la estructura exacta esperada con las columnas correctas).
Si usas CSV, guarda el archivo con codificación UTF-8 para evitar problemas con acentos y caracteres especiales.
Tranquilo con los duplicados:
¡Tranquilo! FacturaDirecta no carga nunca repetidos
El sistema detecta contactos ya existentes por su identificador fiscal (NIF / VAT EU) y los omite o actualiza según corresponda.
Cómo lanzar la importación
Hay tres caminos para empezar:
Desde el listado de Contactos
En el botón principal de la cabecera del listado de Contactos, elige la acción Importar contactos. Es el camino más directo cuando estás organizando tu agenda.
Desde el diálogo del producto
Cuando creas un producto nuevo (Productos → Nuevo producto), el primer paso del diálogo ofrece la opción Importar múltiples productos. Esto importa productos, no contactos. El detalle está en Importar productos.
Durante el onboarding inicial
La primera vez que entras a FacturaDirecta, el asistente de configuración inicial ofrece importar tus contactos desde un sistema anterior (FacturaDirecta Clásico u otro). Esa puerta de entrada también lleva a este mismo flujo.
Flujo del asistente de importación
Una vez abierto el asistente, el flujo tiene varias pantallas secuenciales. Los botones inferiores Atrás y Continuar te permiten navegar entre pantallas; Continuar se desactiva hasta que hayas resuelto los requisitos de cada paso.
Selección de tipos de datos a importar
Eliges qué quieres importar. Para contactos, las opciones relevantes son:
Clientes — el camino estándar para subir tu agenda de contactos desde CSV o Excel.
Copiar contactos — variante que aparece cuando estás trayendo los contactos desde otra empresa de tu propia cuenta (no desde un archivo externo).
Puedes seleccionar varios tipos a la vez en una misma sesión (por ejemplo, clientes + proveedores + productos). El asistente los procesa secuencialmente.
Subir el archivo
Después seleccionas el archivo CSV o Excel. El texto en pantalla te recuerda:
Puedes cargar archivos en formato CSV o Excel.
Si tienes dudas del formato exacto, descarga primero el archivo de ejemplo desde el mismo paso (link "Descargar ejemplo" o similar; ver el texto del asistente).
Estructura recomendada del archivo:
Nombre o Empresa | NIF/NIE | Correo electrónico | Teléfono 1 | Dirección 1 | Código postal | Población | Código de país |
Servicios Norte SL | B57262198 | 910234567 | Calle Mayor 1 | 28001 | Madrid | ES | |
Juan García | 12345678Z | 600123456 | Avenida Central 10 | 08015 | Barcelona | ES |
Adapta las columnas al tipo de importación que hayas elegido (Clientes o Proveedores). Si el mismo contacto debe ser cliente y proveedor, impórtalo en una de las dos sesiones y después añade la otra faceta desde su página de detalle. Ver Crear o editar un contacto.
Restricciones:
Tamaño: hay un límite máximo de líneas por archivo. Si te lo pasas, verás:
El archivo no puede contener más de N líneas de datos. El archivo subido tiene M líneas
La solución es dividir el archivo en varios y subirlos en sesiones separadas.
Vacío: si el archivo no contiene datos, verás:
El archivo subido no contiene datos
Formato incorrecto:
No se ha podido cargar el archivo
Mapeo de columnas
FacturaDirecta detecta automáticamente las columnas del archivo y las mapea a los campos del contacto en la base de datos (nombre, NIF, email, dirección, etc.). Si el mapeo automático no es correcto, puedes ajustarlo manualmente columna a columna desde un selector en la cabecera del preview.
Campos típicos que el sistema espera para contactos:
Campo | Uso |
Nombre o Empresa | Campo principal del contacto. Es el dato mínimo obligatorio para identificarlo. |
Apellidos (opcional) | Útil para personas físicas. |
Mostrar como / Nombre comercial | Nombre corto o comercial que verás en listados y documentos. |
NIF/NIE | Identificador fiscal. El formato debe corresponder con el país del contacto. |
Número de IVA Europeo | VAT intracomunitario cuando aplica. |
Correo electrónico | Email principal del contacto. |
Teléfono 1 / Teléfono 2 | Teléfonos del contacto. |
Dirección 1 / Dirección 2 | Dirección fiscal o postal. |
Código postal | Código postal de la dirección. |
Población | Ciudad o localidad. |
Provincia | Provincia o región. |
Código de país | Código ISO de 2 letras, por ejemplo |
Notas | Observaciones internas del contacto. |
Identificador único externo | ID del contacto en el sistema de origen. Útil para conciliaciones futuras con otro programa. |
No es obligatorio incluir todas las columnas. Incluye solo las que vas a importar. El asistente ignora las columnas que no mapees.
Validación previa: corrige los errores
Antes de ejecutar la importación, el asistente muestra una tabla preview con todas las filas y resalta las que tienen errores. Mensajes habituales:
N registros con errores — el contador.
#ERROR — chip en una celda con problema (NIF inválido, formato de email mal, código de país no reconocido, etc.).
Mostrar solo filas con errores — checkbox para acotar la vista a los problemas.
Corrige los errores antes de continuar — el mensaje que bloquea el avance.
Puedes editar las celdas con error directamente en la tabla de la importación, o cancelar, corregir el archivo en Excel / hoja de cálculo y volver a subir.
Las filas con errores se omiten durante la importación — no se crea ningún contacto a partir de ellas. Si te niegas a arreglarlas y pulsas continuar, el asistente avisa: "Se han omitido N registros porque un registro anterior tuvo errores".
Paso opcional: posiciones fiscales y especiales
Si tus contactos están en países distintos al de tu empresa, el asistente puede pedir que mapees las posiciones fiscales (la clasificación de operación: interior, intracomunitaria, fuera de la UE, etc.) y, en algunos casos, los impuestos especiales. Son diálogos secundarios que aparecen solo cuando detectan ambigüedad en los datos importados.
Confirmación final
Cuando todos los errores estén resueltos, pulsas Continuar hasta la pantalla de confirmación:
Se van a copiar los siguientes datos
Lista de tipos seleccionados con su cuenta de registros válidos (clientes: N, proveedores: M, etc.). Pulsa Iniciar copia / Importar datos para arrancar.
Progreso y resultado
Durante la importación verás el progreso por tipo:
Contactos: contacto 47 de 320
Al acabar:
Importación completada
Con un resumen de cuántos contactos se crearon, cuántos se actualizaron (si ya existían), cuántos se omitieron por errores. Dos botones al pie:
Finalizar importación — vuelve al listado de contactos con los nuevos ya disponibles.
Importar más datos — vuelve al primer paso del asistente para importar otra tanda.
Solucionar errores de importación habituales
"El archivo que estás importando no es un archivo en formato CSV o Excel"
El sistema esperaba CSV/XLSX y recibió otra cosa (Word, PDF, ZIP). Re-exporta desde tu sistema de origen al formato correcto.
"Corrige los errores antes de continuar"
Hay filas con #ERROR en alguna celda. Causas habituales:
NIF inválido: dígito de control incorrecto. Comprueba el NIF y corrígelo en la celda. Si el contacto es extranjero, asegúrate de que el país fiscal y el identificador tienen un formato coherente.
Formato de correo electrónico no válido: falta el
@, falta el dominio o hay espacios dentro del email.País no reconocido: usa códigos ISO de 2 letras (
ES,FR,PT, etc.) en Código de país.Fecha en formato incorrecto: el sistema lo indica con el formato esperado (
Fechas DD/MM/YYYY).Campo obligatorio vacío: por ejemplo,
Nombre o Empresavacío.
Edita la celda directamente en la tabla del asistente o vuelve al archivo original y corrige.
"El archivo subido no contiene datos"
El archivo está vacío o solo tiene la fila de cabecera. Añade filas con datos y vuelve a subir.
"El archivo no puede contener más de N líneas de datos"
Divide el archivo en varios y súbelos en sesiones separadas.
"Se ha omitido 1 registro porque un registro anterior tuvo errores"
Mensaje informativo: en algunas situaciones el sistema omite registros posteriores cuando hay errores en cascada. Si no es lo esperado, vuelve atrás, corrige los errores y reintenta.
El NIF de un contacto que ya existe
FacturaDirecta detecta duplicados por NIF / VAT EU. Si en tu archivo viene un contacto cuyo NIF ya está en la base, el sistema lo identifica como duplicado y lo omite o actualiza según la configuración del paso de importación (no se crean dos contactos con el mismo identificador fiscal).
Recomendaciones
Empieza con una muestra: en vez de subir 5000 contactos de golpe la primera vez, prueba con 10-20 para validar que el mapeo y la lógica funcionan como esperas. Una vez OK, sube el total.
Limpia los datos de origen: las importaciones masivas fallan mucho menos si el Excel de partida está limpio (sin filas vacías intermedias, sin columnas duplicadas, con cabeceras claras).
Formatea como texto las columnas sensibles, como NIF, VAT, teléfono y código postal. Así evitas que la hoja de cálculo quite ceros iniciales o convierta valores largos a notación científica.
Elimina filas vacías antes de exportar el archivo. Una fila vacía intermedia puede generar errores de validación.
Mantén el archivo origen: guarda el Excel después de importar. Si más tarde detectas que faltó algo o se importó raro, partir del archivo es más rápido que reconstruir desde FacturaDirecta.
Recursos relacionados
Crear o editar un contacto — la creación manual de contactos uno a uno.
Trabajar con el listado de contactos — para verificar después de la importación.
Importar productos — alta y actualización masiva del catálogo de productos.
Validación AEAT y europea (VIES) de un contacto — tras importar contactos ES, lanza la validación AEAT en masa para detectar NIFs problemáticos antes de facturar (especialmente relevante con VeriFactu activo).