¿Qué es una factura provisional?
Básicamente una factura provisional es "una factura a medio hacer" pero que ya está guardada en el programa. Como aún no está terminada y no es una factura definitiva tiene varias particularidades:
No tiene número, aunque sí puede tener ya la serie a la que pertenecerá cuando se convierta en factura definitiva
No genera información para impuestos
No genera información contable
No aparece en los informes del programa
En cualquier momento puedes convertir una factura provisional en definitiva, y en el momento en que lo hagas esta obtendrá su número automáticamente (igual que cuando creas una factura definitiva directamente) y empezará a tenerse en cuenta de cara a la contabilidad, impuestos e informes en el programa.
Pero debes saber algo muy importante, una factura definitiva no puede volver a convertirse en provisional.
Una vez una factura se ha convertido en definitiva no puede borrarse, será necesario crear una factura rectificativa para poder corregir importes o impuestos indicados en la misma factura.
¿Como creo una factura provisional?
En la zona de ajustes puedes elegir cómo quieres que se comporte el programa al crear nuevas facturas.
Puedes verlo en la página de ⚙️ Ajustes (icono de engranaje en el menú superior):
Y en el menú lateral izquierdo deberás elegir la opción de "Ventas", en el apartado "Creación de facturas" donde podrás elegir una de estas dos opciones:
Crear como facturas definitivas
Crear como facturas provisionales
¿Cómo convierto facturas provisionales en definitivas?
Tienes dos formas de hacerlo según cuántas facturas necesites convertir:
Opción 1: Convertir una factura individual
Si solo necesitas convertir una factura provisional en definitiva:
Abre la factura provisional desde el listado
Dale al botón "Modificar"
Selecciona en el desplegable de guardado, "Guardar definitiva"
✅ La factura se convertirá automáticamente en definitiva y obtendrá su número correspondiente.
Opción 2: Convertir varias facturas a la vez
¿Tienes muchas facturas provisionales que pasar a definitivas? No hace falta ir una a una. Puedes convertirlas en bloque de forma súper ágil:
Ve al listado de facturas, puedes filtrar por estado "provisional" para ver solo las provisionales.
Marca las casillas de las facturas provisionales que quieres convertir (puedes seleccionar todas las que necesites)
En el menú de acciones múltiples que aparece arriba al hacer la selección, haz clic en "Convertir a definitivas"
¡Listo! Las facturas seleccionadas pasarán a definitivas automáticamente
Así gestionas grandes volúmenes de facturas sin perder tiempo. Puedes hacerlo por bloques o seleccionar todas de una vez.
💡 Importante: Una vez una factura se ha convertido en definitiva no puede volver a convertirse en provisional ni borrarse. Será necesario crear una factura rectificativa para poder corregir importes o impuestos.
¿Como puedo saber que una factura es provisional en el programa?
En el listado de documentos de venta, las facturas provisionales tienen un icono de un color distinto y si tienes visible la columna de estado verás que aparece indicado con el estado "Provisional"
Una vez dentro de la página de edición de la factura podrás identificarla tanto por el título de la página como el del propio documento.
Y por último si la imprimes o visualizas la misma en formato PDF verás que tiene una marca de agua indicando que se trata de una factura provisional.
Envío por email de la factura provisional
Además, si lo necesitas, también puedes enviar una factura provisional a tu cliente igual que haces con cualquier factura definitiva. Desde el propio documento verás la opción de enviarla por e-mail y tu cliente la recibirá con normalidad, teniendo claro que se trata de una factura provisional. Cuando la conviertas en definitiva, el envío funcionará del mismo modo, manteniendo siempre un flujo de comunicación claro y sencillo entre tú y tu cliente.
Facturas provisionales recurrentes
Las facturas recurrentes no tienen en cuenta la configuración que se fija en la zona de ajustes, esto es así porque tienes la opción de configurar individualmente cada factura recurrente para indicar si quieres que se cree como factura definitiva o provisional. Para ello tienes este campo en la edición de una factura recurrente desde donde podrás indicarlo.
