Básicamente una factura provisional es "una factura a medio hacer" pero que ya está guardada en el programa. Como aún no está terminada y no es una factura definitiva tiene varias particularidades:

En cualquier momento puedes convertir una factura provisional en definitiva, y en el momento en que lo hagas esta obtendrá su número automáticamente (igual que cuando creas una factura definitiva directamente) y empezará a tenerse en cuenta de cara a la contabilidad, impuestos e informes en el programa.

Pero debes saber algo muy importante, una factura definitiva no puede volver a convertirse en provisional.

Una vez una factura se ha convertido en definitiva no puede borrarse, será necesario crear una factura rectificativa para poder corregir importes o impuestos indicados en la misma factura.

En la zona de ajustes puedes elegir cómo quieres que se comporte el programa al crear nuevas facturas.

Puedes verlo en la página de "⚙️ Ajustes" (rueda dentada de la parte superior derecha) --> "Ajustes de la empresa":

Y en el menú lateral izquierdo deberás elegir la opción de "Ventas", en el apartado "Creación de facturas" donde podrás elegir una de estas dos opciones:

La opción que selecciones aquí únicamente definirá cómo se inicializa una factura en el momento de empezar a confeccionar la factura, pero siempre tendrás opción de guardarla como provisional o definitiva antes de guardarla por primera vez. Esto podrás elegirlo desde el propio botón de guardar que pasa a tener dos opciones cuando la factura aún no es definitiva.

La opción principal del botón (la que está visible sin necesidad de desplegar el resto de opciones) para nuevas facturas dependerá de la opción que hayas elegido en la zona de configuración indicada anteriormente, de forma que si prefieres crear directamente facturas definitivas y tienes esa opción configurada lo único que tendrás que hacer para crearlas es pulsar en la zona principal del botón donde pone "Guardar definitiva" en lugar de simplemente "Guardar" como verás cuando la factura ya esté guardada como definitiva.

Si quieres convertir una factura provisional en definitiva y no tienes que hacerle ningún otro cambio únicamente tienes que desplegar el botón "Modificar" y seleccionar la opción "Guardar definitiva"

En el listado de documentos de venta, las facturas provisionales tienen un icono de un color distinto y si tienes visible la columna de estado verás que aparece indicado con el estado "Provisional"

Una vez dentro de la página de edición de la factura podrás identificarla tanto por el título de la página como el del propio documento.

Y por último si la imprimes o visualizas la misma en formato PDF verás que tiene una marca de agua indicando que se trata de una factura provisional.

Además, si lo necesitas, también puedes enviar una factura provisional a tu cliente igual que haces con cualquier factura definitiva. Desde el propio documento verás la opción de enviarla por e-mail y tu cliente la recibirá con normalidad, teniendo claro que se trata de una factura provisional. Cuando la conviertas en definitiva, el envío funcionará del mismo modo, manteniendo siempre un flujo de comunicación claro y sencillo entre tú y tu cliente.

Las facturas recurrentes no tienen en cuenta la configuración que se fija en la zona de ajustes, esto es así porque tienes la opción de configurar individualmente cada factura recurrente para indicar si quieres que se cree como factura definitiva o provisional. Para ello tienes este campo en la edición de una factura recurrente desde donde podrás indicarlo.