Las facturas externas te permiten registrar en FacturaDirecta ventas que ya has facturado en otro sistema. Así mantienes toda tu contabilidad centralizada, con informes y modelos fiscales completos, aunque la factura original no se haya emitido desde FacturaDirecta.
¿Qué son las facturas externas?
Una factura externa es una factura que has emitido con otro software o plataforma, pero que necesitas incluir en FacturaDirecta para llevar el control contable y fiscal de tus ventas.
Ejemplos típicos de facturas externas:
Facturas emitidas desde una tienda online con su propio sistema.
Facturas hechas en otro programa de facturación.
Facturas generadas en marketplaces como Amazon o eBay.
Cualquier factura que exista fuera de FacturaDirecta pero quieras registrar en tu contabilidad.
¿Cuándo debo usar facturas externas?
Marca una factura como externa cuando se cumplan estas condiciones:
Ya has emitido la factura en otro sistema.
Necesitas que aparezca en tu contabilidad, informes y modelos fiscales dentro de FacturaDirecta.
No necesitas volver a imprimirla ni enviarla desde FacturaDirecta, porque eso ya lo hiciste desde el sistema original.
¿Cómo identificar una factura externa?
Puedes reconocerlas de dos formas:
Columna “Externa” en el listado de facturas: verás un indicador en esa columna.
Indicador en el detalle de la factura: en la parte superior de la página de visualización aparece una marca que indica que es externa.
Crear una factura externa
Requisitos importantes
Antes de crear una factura externa, ten en cuenta lo siguiente:
Debe usar una serie de tipo “Externa”.
Las facturas externas solo pueden crearse con series configuradas como externas. Si no tienes una, crea primero la serie en la configuración.
Debe tener número asignado manualmente.
El número debe ser exactamente el mismo que el usado en el sistema original. FacturaDirecta no lo calcula automáticamente.
No puede ser provisional.
Una factura externa siempre es definitiva. No se puede guardar como borrador.
No puede ser sustitutiva.
No es posible marcar una factura como externa y sustitutiva a la vez
Activar facturas externas
Esta funcionalidad viene desactivada por defecto. Para habilitarla:
Ve a Ajustes.
Entra en Ventas.
Accede a Facturas externas.
Activa la opción correspondiente.
Pasos para crear una factura externa
Crea una nueva factura externa.
Abre el desplegable del botón Nueva factura y elige Nueva factura externa.
Selecciona una serie externa.
Elige una serie marcada como tipo “Externa”.
Asigna el número manualmente.
Introduce el número tal cual aparece en la factura original.
Ejemplo: si la factura original es “EXT/2024/123”, selecciona la serie “EXT/2024” e introduce el número “123”.
Completa los datos de la factura.
Rellena los campos habituales
Cliente
Fecha de emisión
Líneas de productos o servicios
Impuestos
Totales
Guarda la factura.
Al guardar, quedará como definitiva automáticamente.
Limitaciones de las facturas externas
Las facturas externas tienen restricciones específicas:
No se pueden imprimir
FacturaDirecta no genera PDF de una factura externa. Se entiende que el PDF original ya existe en el sistema donde la emitiste.
No se pueden enviar por email
No puedes enviar una factura externa desde FacturaDirecta. Si necesitas enviarla, usa el PDF original.
No se pueden descargar
No está disponible la descarga de PDF en FacturaDirecta para este tipo de facturas.
No pueden tener metadatos de VeriFactu o TicketBAI
Las facturas externas no incluyen información de VeriFactu o TicketBAI gestionada desde FacturaDirecta, porque se asume que ese control se realizó en el sistema original.
No pueden ser sustitutivas
No se pueden marcar como sustitutivas de facturas simplificadas.
Qué sí puedes hacer con facturas externas
Aunque no generen PDF ni se envíen desde FacturaDirecta, las facturas externas:
Se contabilizan normalmente
Se incluyen en tu contabilidad igual que cualquier otra factura.
Aparecen en informes
Forman parte de informes de ventas, análisis de clientes y estadísticas.
Se incluyen en modelos fiscales
Se contabilizan para modelos como 303, 390 y otros que generes desde FacturaDirecta.
Se pueden modificar con restricciones
Puedes editar datos de la factura, pero:
No puede dejar de ser externa.
No puede convertirse en provisional.
Afectan al saldo del cliente
El saldo pendiente se actualiza igual que con cualquier factura.
Se pueden cobrar
Puedes registrar cobros asociados a facturas externas sin limitaciones.
Casos de uso comunes
Caso 1: Marketplace
Vendes en Amazon y Amazon genera las facturas. Las registras como externas en FacturaDirecta para calcular IVA y generar modelos fiscales correctamente.
Caso 2: Migración desde otro software
Te cambias a FacturaDirecta y quieres tener las facturas del ejercicio actual dentro del sistema. Las facturas anteriores a la migración las introduces como externas.
Caso 3: Facturación desde un ERP
Tu empresa factura desde un ERP propio, pero necesitas consolidar contabilidad e informes en FacturaDirecta. Registras esas facturas como externas.
Caso 4: Facturas emitidas por un tercero y declaradas por SII/VeriFactu
Este caso aplica cuando un tercero (por ejemplo, un cliente o plataforma) emite facturas en nombre de tu empresa y además las comunica a Hacienda mediante el SII o VeriFactu. En esta situación, tú solo necesitas registrarlas en FacturaDirecta para que computen en contabilidad e IVA, pero sin enviarlas a VeriFactu, ya que eso generaría una duplicidad.
Preguntas frecuentes
¿Puedo convertir una factura normal en externa?
No. Las facturas externas deben crearse como externas desde el inicio y usando una serie de tipo “Externa”.
¿Puedo quitar la marca de externa a una factura?
No. Una vez creada como externa, no puede convertirse en factura normal.
¿Las facturas externas cuentan para mi límite de facturación?
Sí. Cuentan en tus totales de facturación y pueden afectar a los límites de tu plan si los hubiera.
¿Puedo crear facturas externas desde la API?
Sí. La API pública permite crear facturas externas. Las facturas sustitutivas son las únicas que no se pueden crear por API.
Si necesito el PDF de una factura externa, ¿qué hago?
Debes obtenerlo desde el sistema original donde se emitió. FacturaDirecta no genera PDF para facturas externas.
Recomendaciones
Mantén los PDF originales.
Guarda siempre el PDF del sistema original. Si quieres, puedes adjuntarlo a la factura externa en FacturaDirecta para tenerlo localizado.
Coherencia en la numeración.
Asegúrate de que la serie y el número coinciden exactamente con la factura original. FacturaDirecta solo te avisará si detecta duplicados en el mismo ejercicio.
Introduce las facturas con regularidad.
Evita acumular muchas. Si las registras periódicamente, tendrás la contabilidad al día.
Documenta el origen.
Añade una nota interna indicando el sistema desde el que se emitió la factura. Te ayudará a futuras revisiones.