Crear una factura de venta
Una factura de venta es el documento fiscal que justifica una venta a un cliente. Una vez emitida queda registrada en tu contabilidad y, si tienes los regímenes activos (VeriFactu, TicketBAI), se envía automáticamente a la Agencia Tributaria correspondiente. A diferencia de un presupuesto o un albarán, es un documento con efectos fiscales reales.
Antes de empezar
Debes tener configurada al menos una serie para facturas. Si todavía no la tienes, el flujo de Crear una nueva serie de numeración te guía.
Para emitir contra VeriFactu y/o TicketBAI, esos regímenes deben estar activos en Ajustes (ver Activar VeriFactu).
Para emitir Facturae (XML B2B / sector público) necesitas un certificado digital de empresa instalado.
El cliente debe existir en tu lista de Contactos (o lo puedes crear sobre la marcha desde el propio formulario).
Dónde se crea
La forma habitual es desde el listado de Facturas (Ventas → Facturas, ruta /company/<id>/invoices). En el listado pulsa el botón de crear nueva. También puedes llegar desde:
El menú Crear del dashboard → Factura de venta.
La vista unificada Todas las ventas (Ventas → Todas las ventas) si trabajas desde ahí.
Para editar una factura existente, haz clic sobre ella en el listado.
Cómo está estructurado el formulario
Al abrir o crear una factura, FacturaDirecta despacha el diálogo adecuado según el tipo de documento. Para facturas (y para presupuestos, albaranes y facturas de compra) usa el mismo formulario genérico — lo que cambia son las pestañas que se muestran y la lógica fiscal por dentro.
El diálogo está dividido en tres niveles:
Cabecera del documento — toolbar superior con título, número y acciones globales.
Pestañas — una principal con el cuerpo del documento, y varias secundarias según régimen fiscal, plan contable y estado.
Pie del diálogo — botones de guardar/cerrar y el flujo de confirmaciones.
Cabecera del documento (toolbar superior)
La cabecera del diálogo muestra:
El título y número del documento (por ejemplo, Factura 2026-001) — se asigna al guardar la primera vez según la serie elegida.
Las etiquetas (tags) que tengas asociadas — visibles cuando el documento ya está guardado.
Un botón para expandir el diálogo a pantalla completa cuando necesitas más espacio.
Pestañas del formulario
Cuáles aparecen depende de tu configuración, del estado de la factura y de tu plan:
Pestaña | Cuándo aparece | Qué cubre |
(Pestaña principal con el número) | Siempre | Datos generales, otros datos, líneas, totales. |
VeriFactu | Si VeriFactu está activo o la factura ya tiene metadatos VeriFactu | Estado del envío a la AEAT, registros relacionados, detalle de importes que se envían. |
TicketBAI | Si TicketBAI está activo (País Vasco) o la factura ya tiene metadatos TicketBAI | Estado del envío y detalle del registro. |
Facturae | Siempre en facturas de venta | Datos extra para generar el XML Facturae (B2B / sector público). |
Vencimientos | Siempre | Calendario de cobros si la factura no se cobra al contado. |
Contabilidad | Si tu plan incluye contabilidad completa y la factura soporta asiento | El asiento contable generado a partir de la factura. |
Impuestos | Si tu plan incluye impuestos | Modelos y libros fiscales que recogen esta factura. |
Más información | Siempre | Comentarios internos, archivos adjuntos y registro de actividad. |
Pestaña principal: cuerpo del documento
Es la pestaña que ves al abrir el diálogo y donde introduces los datos de la factura. Se compone de varias secciones apiladas, de arriba abajo:
Datos generales — cliente, serie, número, fecha.
Otros datos del documento — operación fiscal, moneda, plantilla y banderas (toolbar resumida).
Líneas — los conceptos a facturar.
Totales — base imponible, IVA por tipo, total final.
Datos generales
En la zona superior del cuerpo del documento:
Cliente — selector con búsqueda. Si el cliente no existe, desde el mismo selector puedes crearlo: se abre el diálogo de contacto (ver Crear o editar un contacto) y al guardar vuelves al formulario con el cliente ya seleccionado.
Serie — la serie de numeración. Si tienes una sola, va seleccionada por defecto.
Número — se asigna automáticamente al guardar la factura por primera vez según la serie elegida. En borrador puede mostrar un número provisional.
Fecha — la fecha de emisión. Por defecto es hoy.
Otros datos del documento (toolbar resumida)
Inmediatamente debajo de los datos generales hay una toolbar horizontal que resume los "otros datos" de la factura, con un botón Cambiar al final para editarlos en bloque (ver siguiente sección).
Los campos que se muestran en esta toolbar para una factura de venta:
Operación — la posición fiscal de la operación (interior, intracomunitaria, exportación, recargo de equivalencia, exenta, sujeción inversa, etc.). Determina cómo se trata el IVA y en qué casilla entra en los modelos.
Moneda — solo si tu empresa tiene la multidivisa activada en Ajustes. Muestra la moneda del documento.
Tipo de cambio — solo si la moneda del documento difiere de la moneda de la empresa. Muestra la equivalencia (
1 USD = 0,92 EUR). Si la factura proviene de una automatización, el valor es Automática y un tooltip indica que se calcula automáticamente.Plantilla — solo en documentos de venta. Muestra el nombre de la plantilla visual (tema) aplicada al PDF de la factura.
Asiento manual — etiqueta visible si la factura está marcada como Contabilidad manual (no se genera el asiento automático).
Bien de inversión — etiqueta visible si la factura se marca como amortizable (
depreciable). En facturas de venta significa una venta de activo del inmovilizado.
En vista compacta (móvil) los valores se concatenan en una sola línea separados por comas en el orden: Operación, Moneda, (Proforma si aplica).
El botón Cambiar abre el diálogo de configuración del header (siguiente sección).
Cambiar otros datos: diálogo de configuración del header
Cuando pulsas Cambiar en la toolbar de otros datos, se abre un diálogo que te permite editar todo lo anterior en bloque:
Operación (posición fiscal): selector con las opciones aplicables al tipo de documento. Cambiar la posición fiscal puede cambiar el cálculo del IVA de las líneas existentes.
Moneda y Tipo de cambio — selectores activos si tu empresa tiene multidivisa.
Plantilla — selector entre las plantillas visuales configuradas en Ajustes.
Activar Contabilidad manual — si quieres editar el asiento contable a mano.
Marcar como Bien de inversión — cuando es venta de activo del inmovilizado.
Los cambios se aplican al confirmar el diálogo.
Líneas
Bajo los datos generales y la toolbar de otros datos, viene el editor de líneas donde introduces los conceptos a facturar.
Cada línea representa un concepto y, según la configuración de columnas (ver "Configurar columnas de líneas" más abajo), puede tener estos campos:
Producto — selector con búsqueda. Si pones un nombre que no existe, puedes crearlo como producto sobre la marcha (ver Crear o editar un producto / servicio).
Descripción — texto libre que se imprime en la factura.
Cantidad y Precio unitario.
Descuento — porcentaje o importe sobre la línea.
Impuesto — IVA aplicable. El cálculo respeta el modo de cálculo (por línea o por total) configurado en el diálogo de columnas.
Cuenta contable — solo si tienes la columna de contabilidad activada en la configuración de columnas.
Acciones por línea:
Reordenar arrastrando.
Eliminar una línea desde su menú contextual.
Insertar una línea nueva al final con el botón al pie de la tabla.
En vista móvil, las líneas se muestran apiladas en formato vertical (layout XS) en vez de tabla.
Configurar columnas de líneas (botón engranaje)
Junto a la tabla de líneas hay un icono de engranaje que abre el diálogo Configurar columnas. Ahí decides cómo se muestran y se calculan las líneas de esta factura. Es configuración local del documento, no de la empresa.
Opciones del diálogo:
Precios con impuestos incluidos — checkbox. Si activado, los precios unitarios que introduces ya llevan el IVA dentro y FacturaDirecta lo desglosa en los totales. Si desactivado, el IVA se añade encima del precio.
Modo de cálculo de impuestos — selector con dos opciones:
Por línea — el IVA se calcula y redondea línea a línea.
Totales — el IVA se calcula sobre el total de la base imponible. Cuál usar depende de tu costumbre contable o de lo que pida tu asesor.
Bajo el subtítulo Mostrar:
Columna de contabilidad — añade la columna de cuenta contable por línea. No se puede activar si la factura tiene contabilidad manual; en ese caso verás un tooltip explicativo.
Columna de producto — muestra u oculta la columna que vincula cada línea a un producto del catálogo.
Columnas de cantidad y precio — muestra u oculta el desglose cantidad × precio. No se puede ocultar si hay líneas con descuento o líneas con cantidad mayor que 1; los tooltips explican por qué.
Columna de descuento — muestra u oculta el descuento por línea. No se puede ocultar si hay líneas con descuento; no se puede mostrar si las columnas de cantidad y precio están ocultas.
Y al pie:
Decimales en totales de línea — selector con varias opciones (típicamente 2 o 4 decimales).
Pulsa Cerrar para confirmar los cambios.
Totales
Al pie del cuerpo del documento se muestran los totales calculados en tiempo real según las líneas introducidas:
Base imponible (o subtotal sin IVA).
IVA por tipo — desglosado por cada tipo aplicado (p. ej. 21%, 10%, 4%).
Retención IRPF y/o recargo de equivalencia si aplican.
Total final que pagará el cliente.
Los importes se actualizan al instante al editar cualquier línea o al cambiar el modo de cálculo / la posición fiscal en otros datos.
Pestaña VeriFactu
Solo visible si VeriFactu está activado en tu empresa o la factura ya tiene metadatos VeriFactu (por ejemplo, porque se envió y guardó un registro previamente). Contiene tres bloques verticales:
Metadatos del envío
Estado del envío a la AEAT y datos de control:
Estado del envío (
Pendiente,Aceptado,Rechazado, etc.).Identificadores del registro en la AEAT.
Fechas clave (programación, envío efectivo).
Última respuesta de la AEAT si hubo problemas.
Datos principales
Los campos clave que viajan en el registro VeriFactu (al margen de las líneas): clase de factura, calificación de la operación, datos fiscales del destinatario tal y como van al envío. Es el resumen de la factura desde el punto de vista de la AEAT.
Detalle de líneas
El detalle por línea tal y como se enviará o se envió, con sus importes, claves de IVA y datos exigidos por el reglamento VeriFactu.
Importante: una vez que VeriFactu ha aceptado el envío, los campos críticos de la factura quedan congelados. Las correcciones se hacen vía facturas rectificativas, no editando la original.
Pestaña TicketBAI
Solo visible si TicketBAI está activado en tu empresa (régimen del País Vasco) o la factura ya tiene metadatos TicketBAI.
Muestra el estado del envío al sistema TicketBAI de cada Hacienda foral (Álava, Bizkaia, Gipuzkoa) y, cuando aplica, el registro Batuz LROE asociado. Incluye el detalle del XML enviado y la respuesta de la Hacienda.
Pestaña Facturae
Siempre visible en facturas de venta. Sirve para generar la versión XML Facturae del documento (formato estándar para facturación B2B y para administraciones públicas).
Datos extra Facturae
Aquí defines los campos extra que pide el estándar Facturae:
Centro administrativo del receptor (especialmente importante para facturación al sector público vía FACe).
Datos de contrato asociado, si los hay.
Datos del receptor complementarios al estándar.
Detalle por línea Facturae
Algunos campos del estándar Facturae se definen por línea (códigos de artículo, descripciones extendidas, datos de entrega). Esta sub- sección los expone para las líneas que ya tengas en la factura.
Pestaña Vencimientos
Etiqueta literal: Vencimientos. Si la factura no se cobra al contado, aquí defines el calendario de cobros parciales:
Cada vencimiento tiene fecha e importe.
La suma de los importes debe coincidir con el total de la factura.
A medida que registras cobros (ver "Acciones tras emitir"), cada vencimiento se va marcando como cobrado.
Puedes generar vencimientos automáticamente según la forma de pago del cliente (mensual, a 30/60/90 días, etc.) o introducirlos a mano.
Pestaña Contabilidad
Etiqueta literal: Contabilidad. Visible solo si tu plan incluye contabilidad completa y la factura soporta asiento (no está anulada).
Muestra el asiento contable generado automáticamente a partir de las líneas y de la configuración contable de tu empresa: cuentas de venta (por línea), cuentas de IVA repercutido (por tipo), cuenta del cliente. Si la factura está marcada como Contabilidad manual, aquí editas el asiento a mano y el editor exige que cuadren los totales débito / haber antes de guardar.
Pestaña Impuestos
Etiqueta literal: Impuestos. Visible solo si tu plan incluye impuestos. Muestra en qué modelos fiscales entra esta factura (303 IVA, 390 resumen anual, libro registro de facturas emitidas, etc.) y con qué importes. Sirve para verificar el tratamiento fiscal antes de emitir y para diagnosticar discrepancias.
Pestaña Más información
Etiqueta literal: Más información. Agrupa tres sub-bloques:
Comentarios
Notas internas que tu equipo deja sobre la factura. No se imprimen en el PDF ni se envían al cliente. Útil para anotar contexto operativo ("pendiente confirmar dirección con cliente", "pagado en efectivo", etc.).
Adjuntos
Archivos asociados al documento (PDFs firmados, contratos, fotos de entrega). Los adjuntos pueden enviarse con el email al cliente y se guardan permanentemente con la factura.
Actividad
Historial de cambios sobre el documento: quién y cuándo modificó qué. Útil para auditoría interna y soporte.
Crear la factura paso a paso
Desde el listado de Facturas pulsa el botón para crear una nueva.
En datos generales, elige Cliente, Serie y revisa la Fecha.
En otros datos (toolbar resumida) pulsa Cambiar si necesitas ajustar posición fiscal, moneda, plantilla, contabilidad manual o marcar como bien de inversión.
Añade líneas: producto, descripción, cantidad, precio, IVA, descuento. Los totales se actualizan al instante. Si necesitas columnas distintas (con contabilidad, sin descuento, etc.) usa el engranaje sobre la tabla.
Si la factura es a plazos, ve a la pestaña Vencimientos y define el calendario. Si no, se considera pagadera al contado.
Si emites Facturae, completa la pestaña Facturae con los datos exigidos.
Pulsa Guardar. El número se asigna en ese momento. Si tienes VeriFactu o TicketBAI activos, el envío fiscal se programa automáticamente y la pestaña correspondiente refleja su estado.
Acciones tras emitir
Desde el detalle de una factura emitida, las acciones más comunes:
Enviar por email al cliente (con el PDF y, opcionalmente, el Facturae adjunto).
Compartir un enlace de descarga (sin email).
Descargar el PDF o el XML Facturae.
Registrar el cobro total o parcial (ver Registrar cobro o pago de un documento).
Rectificar generando una factura rectificativa (anulación parcial o total con su propia serie).
Anular mediante una rectificativa de cancelación cuando el flujo fiscal lo permite.
Estados de una factura
Los estados visibles dependen de la combinación entre estado interno (borrador, emitida, cobrada, anulada) y estado de los envíos fiscales (pendiente, aceptado, rechazado). En el listado de facturas y en la cabecera del documento se muestran como chips de colores.
Recursos relacionados
Crear un presupuesto — paso previo si el cliente aún no ha aceptado.
Crear un albarán — alternativa cuando primero entregas y luego facturas.
Crear una nueva serie de numeración — si necesitas series específicas (rectificativas, simplificadas, etc.).
Registrar cobro o pago de un documento — registrar el pago del cliente.
Activar VeriFactu — si todavía no lo has configurado.
API: Facturas de venta — referencia técnica para integraciones.