Completar los datos generales de una factura
Los datos generales identifican la factura: cliente, serie, número, fecha y configuración fiscal básica. Son los primeros campos que debes revisar antes de añadir líneas o emitir el documento.
Cabecera del documento
La cabecera del editor muestra:
El título y número del documento, por ejemplo Factura 2026-001. El número definitivo se asigna al guardar la factura por primera vez según la serie elegida.
Las etiquetas asociadas, si la factura ya está guardada.
El botón para expandir el diálogo a pantalla completa.
Datos principales
En la zona superior de la pestaña principal completa:
Cliente — selector con búsqueda. El desplegable muestra primero contactos usados recientemente. Si el cliente no existe, puedes crearlo desde el mismo selector y volver al formulario con el cliente seleccionado. Ver Crear o editar un contacto. Si el contacto seleccionado tiene notas internas, aparece el icono con el texto de ayuda El contacto tiene notas internas. Púlsalo para abrir Notas internas. Desde ahí puedes seleccionar el texto o usar Copiar en el portapapeles sin salir de la factura.
Serie — serie de numeración de la factura. Si tienes una sola, aparece seleccionada por defecto. Desde el mismo selector puedes dar de alta una serie con Añadir nueva serie. Ver Crear o editar una serie de documentos.
Número — se asigna automáticamente al guardar la factura como definitiva. En borrador puede mostrar un número provisional.
Fecha — fecha de emisión. Por defecto es la fecha actual.
Datos de facturación — la dirección fiscal que se imprime en la factura. Se rellena con la dirección preferente del cliente y puedes editarla solo para este documento.
Almacén — aparece solo si tu empresa tiene más de un almacén activo, y decide dónde se registra el movimiento de existencias cuando la factura mueve stock. Ver Gestionar líneas en documentos.
Para emitir una factura ordinaria, el contacto debe tener identificador fiscal. Como excepción, con VeriFactu activo y TicketBAI inactivo puedes emitir una factura completa F2 para un cliente extracomunitario sin identificador fiscal si informas su nombre y domicilio. En los demás casos, una factura sin cliente identificado se trata como factura simplificada.
Las facturas definitivas no pueden emitirse con fecha futura. Si necesitas preparar una factura por adelantado, guárdala como borrador y emítela como definitiva cuando llegue la fecha real de emisión.
Aviso de datos del contacto desactualizados
Si los datos de facturación copiados en el documento ya no coinciden con la ficha del cliente, la parte superior del editor muestra un aviso:
Los datos de facturación del documento difieren de los datos actuales del contacto
Pulsa Revisar cambios para abrir Actualizar datos del contacto, que compara columna a columna los Datos actuales del documento con los Datos del contacto (nombre, identificador fiscal, dirección, código postal y país). Si el contacto tiene varias direcciones, elige cuál aplicar. Pulsa Actualizar para copiar los datos nuevos al documento o Cancelar para dejarlo como está.
El aviso también aparece cuando falta la dirección en uno de los dos lados: por ejemplo, si creaste la factura con el cliente todavía sin dirección y la completaste después.
En facturas, el aviso solo se muestra mientras la factura es provisional o es la plantilla de una tarea recurrente. En presupuestos y albaranes se muestra siempre.
Barra de configuración superior
Debajo de los datos principales aparece una línea horizontal de configuración. La reconocerás por Operación y, si aplica, Plantilla. Al final de esa línea, el botón Cambiar abre el diálogo para editar esos datos.
La línea puede mostrar:
Operación — posición fiscal de la operación: interior, intracomunitaria, exportación, recargo de equivalencia, exenta, inversión del sujeto pasivo, etc. Determina cómo se calcula el IVA y en qué modelos entra la factura.
Moneda — visible si la empresa tiene el soporte multimoneda activo.
Tipo de cambio — visible cuando la moneda del documento no coincide con la moneda de la empresa. Si la factura proviene de una automatización, puede aparecer como Automática.
Plantilla — plantilla visual aplicada al PDF.
Responsable — la persona usuaria responsable de la factura. Visible si tu plan incluye roles personalizados.
Contabilidad manual — visible si la factura tiene el asiento editado a mano.
Venta de bien de inversión — visible si marcas la factura como venta de un activo amortizable.
En vista compacta, los valores se concatenan en una sola línea.
Cambiar operación, moneda, plantilla o contabilidad
Pulsa Cambiar para abrir el diálogo de configuración. Desde ahí puedes editar:
Operación. Cambiarla puede recalcular el IVA de las líneas.
Moneda y Tipo de cambio, si usas el soporte multimoneda.
Plantilla en PDF, entre las plantillas configuradas en Ajustes.
Responsable, si tu plan incluye roles personalizados. Solo puedes cambiarlo si tienes permiso total sobre facturas; en caso contrario lo ves pero no lo editas.
Cuenta contable asociada al contacto, si tu plan incluye contabilidad completa.
Venta de bien de inversión, cuando la factura documenta la venta de un activo del inmovilizado. El texto de ayuda explica el motivo: "Activa esta opción para indicar que esta venta corresponde a un bien de inversión y se declare correctamente en el modelo 390". Si además necesitas dar de baja el activo en contabilidad, consulta Venta o baja anticipada de un bien de inversión.
En las facturas sustitutivas de simplificadas, Operación y Moneda quedan bloqueadas y la opción de bien de inversión no se muestra.
El diálogo se cierra con Cerrar; los cambios se aplican en cuanto los haces.
Después revisa las líneas y los totales, porque algunas opciones fiscales pueden afectar al cálculo de impuestos.
Siguiente paso
Cuando los datos generales sean correctos, añade los conceptos de la factura. Ver Añadir líneas, descuentos e impuestos en una factura.