Las variables son datos que añades a tus documentos recurrentes y que el programa rellena por ti de forma automática.
Vamos a verlo con un ejemplo:
Si quieres mencionar la fecha de la factura en una línea de tus facturas recurrentes, puedes añadir la variable {{date}}, de este modo:
Así, cuando se genere la factura recurrente (en versión PDF) se mostrará la fecha en el texto de la línea. De este modo:
¿Dónde puedo usar variables?
Puedes usar variables en las facturas, los presupuestos, los albaranes y los gastos recurrentes.
¿Cuáles son las variables que puedo usar?
Este es el listado de variables que puedes usar:
{{docNumber}}: Número de documento
{{date}}: Fecha del documento
{{dueDate}}: Fecha de vencimiento
{{total}}: Importe total
{{totalBeforeTaxes}}: Importe total antes de impuestos
{{clientName}}: Nombre del contacto
{{clientTradeName}}: Nombre comercial del contacto
Y además están las variables avanzadas para las fechas. Añado un ejemplo en cada una de ellas (en base al día de hoy 05.04.2018):
{{date,es,DD-MM-YYYY,15,day}} : Fecha del documento más 15 días. Ej: 20.04.2018
{{date,es,LL,1,M}} : Fecha del documento más un mes. Ej: 5 de mayo de 2018.
{{date,es,DD-MM-YYYY,3,M}} : Fecha del documento más 3 meses. Ej: 05-07-2018.
{{date,es,LL,-1,M}} : Fecha del documento menos un mes. Ej: 5 de marzo de 2018.
{{date,en,LL}} : Fecha del documento formateada en inglés. Ej: April 5, 2018.
{{date,es,YYYY}} : Año de la fecha del documentos. Ej: 2018.
{{date,es,YYYY,1,Y}} : Año siguiente a la fecha del documento. Ej: 2019.
Nota: Puedes añadir otras funciones en las variables de fecha (idioma, formato y alguna operación para sumar/restar días). Si lo necesitas, y no encuentras la opción, contacta con nosotros y te informaremos de cómo hacerlo.
Te pongo algunas variables muy comunes que no se muestran en el listado de variables:
{{date,es,MMMM YYYY}} : Mes en letras y año. Ej: Abril 2018.
{{date,es,MMMM YYYY,-1,M}} : Mes anterior en letras y año. Ej: Marzo 2018.
{{date,es,MMMM YYYY,+1,M}} : Mes posterior en letras y año. Ej: Mayo 2018.
Trimestre {{date,es,Q}} : Número del trimestre. Ej. Trimestre 2.
{{date,es,Q}}T-{{date,es,YYYY}} : Número del trimestre en curso y año con guión. Ej. 2T-2018.
{{date,es,MMMM}} : Mes en curso. Ej: Abril.
¿Cómo añado una variable a un documento recurrente?
Es muy sencillo. Vamos a verlo paso a paso:
1. Accede a la edición de cualquier documento recurrente. Por ejemplo una factura.
2. En el campo Notas y en las líneas de factura, si colocas el cursor, verás este icono:
3. Haz clic en el icono y selecciona la variable que desees incorporar:
4. Añade texto delante y detrás, si es necesario.
5. Guarda y…¡listos! ya tienes tu documento recurrente con datos variables a punto para empezar a trabajar. Así de sencillo.
La variable no funciona y aparece el código en la factura
Si al generar la factura ves el código de la variable en lugar del valor (por ejemplo, ves {{date,es,MMMM}} en lugar de Febrero), comprueba lo siguiente:
1. Verifica que no hayas añadido caracteres extra: La variable debe ser exactamente {{date,es,MMMM}} sin # ni otros símbolos.
2. Comprueba que no haya espacios: Debe ser {{date,es,MMMM}} y no {{ date, es, MMMM }}.
3. Revisa las comas: Cada parámetro se separa por comas. Por ejemplo, {{date,es,MMMM}} tiene tres partes: date, es, MMMM.
4. Usa el selector de variables: En lugar de escribir la variable manualmente, haz clic en el icono de variables del campo y selecciónala del listado. Esto evita errores de sintaxis.