Configurar Facturae en un cliente
Facturae es el formato XML de factura electrónica que usan muchas administraciones públicas españolas. Si un cliente te pide factura electrónica en este formato, guarda sus datos Facturae en la ficha del contacto antes de emitir la factura.
En la ficha del cliente puedes activar o modificar los códigos DIR3: Oficina Contable, Órgano Gestor, Unidad Tramitadora y, si el organismo lo requiere, Órgano Proponente. Estos códigos son distintos del NIF del cliente: el NIF identifica fiscalmente al ayuntamiento o administración, y los códigos DIR3 identifican las unidades administrativas que reciben y tramitan la Facturae.
FacturaDirecta usa esos datos para generar el fichero Facturae —que puedes descargar— y para enviar la factura a FACe desde la propia factura. Ver Enviar una factura a FACe.
Antes de empezar
Necesitas:
Un contacto configurado como cliente.
País España en la ficha del contacto.
El NIF del organismo, para localizar sus códigos DIR3 en el catálogo de FACe. Si no lo tienes, usa los códigos que te facilite la administración pública.
Una factura definitiva cuando quieras descargar el fichero Facturae o enviarla a FACe.
Si el contacto todavía no existe, créalo primero desde Contactos. Ver Crear o editar un contacto.
Activar Facturae en el cliente
Abre Contactos en el menú principal.
Pulsa el cliente que quieres configurar.
En la página de detalle del contacto, abre el menú de puntos verticales ⋮.
Pulsa Habilitar Facturae.
FacturaDirecta activa el campo Receptor de Facturae y abre el diálogo de edición enfocado en la sección Facturae.
Si el cliente ya tiene Facturae habilitado, entra en el panel Facturae de la página de detalle y pulsa el icono de edición con tooltip Modificar. Es el mismo flujo que usarás más adelante para cambiar los códigos DIR3 si el organismo público te facilita otros datos.
Rellenar los códigos DIR3
En la sección Facturae, deja marcado Receptor de Facturae. Al activar esta casilla, FacturaDirecta muestra los campos administrativos necesarios para la factura electrónica y el buscador del catálogo de FACe.
Con el buscador (recomendado)
El campo Relación DIR3 FACe busca en el catálogo de relaciones que FACe admite, por nombre del organismo, NIF o código DIR3. Al seleccionar una relación, los tres códigos se rellenan a la vez y ya no hay que teclearlos. Si el contacto tiene NIF, la ficha propone además las relaciones de esa entidad con un botón Usar en cada una.
El detalle del buscador, del filtro por NIF y de los avisos que puede mostrar está en Relaciones DIR3 para FACe.
Junto a la casilla verás el NIF del contacto (o "El contacto no tiene NIF"), para cotejarlo con el de cada relación. Si los códigos elegidos pertenecen a una entidad con otro NIF, FacturaDirecta no deja guardar la ficha salvo que lo confirmes con Ignorar y continuar.
A mano
También puedes escribir los códigos directamente:
Código fiscal (Oficina Contable): oficina contable que registra la factura.
Código receptor (Órgano Gestor): órgano gestor receptor.
Código pagador (Unidad Tramitadora): unidad que tramita el pago o el expediente.
Código comprador (Órgano Proponente): es opcional y queda fuera de la relación DIR3, así que el buscador no lo rellena. Su ayuda lo aclara: "Opcional: solo si la administración te pide indicar un órgano proponente. No forma parte de la relación DIR3 de FACe, por eso el buscador no lo rellena."
Los códigos DIR3 no los genera FacturaDirecta. Salen del catálogo de FACe o te los facilita la administración pública. Si dudas, confirma los códigos antes de emitir la factura: un código incorrecto puede provocar el rechazo del fichero en la plataforma de destino.
Si estás configurando un ayuntamiento o una administración pública y el NIF tiene formato correcto, trata el NIF y los códigos DIR3 como datos distintos. Un fallo al guardar los datos Facturae o al generar el XML puede estar relacionado con Código fiscal (Oficina Contable), Código receptor (Órgano Gestor), Código pagador (Unidad Tramitadora) o Código comprador (Órgano Proponente). Comprueba esos campos con los datos facilitados por el organismo receptor antes de asumir que el identificador fiscal es el problema.
Cuando termines, pulsa Guardar y cerrar. A partir de ese momento, FacturaDirecta usará esos datos cuando generes el fichero Facturae de las facturas de ese cliente. Si solo estás corrigiendo códigos existentes, el cambio queda guardado en la ficha del cliente para las siguientes facturas; revisa las facturas ya emitidas antes de descargar de nuevo su XML.
Enviar la factura a FACe
Con el cliente configurado, las facturas definitivas de ese cliente muestran el panel FACe en su pestaña Facturae y la acción Enviar FACe en la cabecera y en el menú de puntos verticales ⋮. Desde ahí FacturaDirecta genera el Facturae firmado, lo registra en FACe y sigue su tramitación. Ver Enviar una factura a FACe.
Descargar el fichero Facturae
Si prefieres presentarlo tú, o el receptor usa otro punto de entrada:
Crea o abre la factura de venta del cliente.
Guarda la factura como definitiva.
En la factura, abre el menú de puntos verticales ⋮.
En Exportar, pulsa Descargar Facturae.
FacturaDirecta genera y descarga el fichero Facturae. Será .xml si lo has configurado sin firma, o .xsig si se firma digitalmente con el certificado de FacturaDirecta o con tu certificado propio. Ese es el fichero que subes a la plataforma del receptor.
Qué datos se aplican automáticamente
Cuando el cliente tiene Facturae configurado, FacturaDirecta usa sus datos en las facturas de ese cliente:
El estado Receptor de Facturae indica que ese cliente requiere el formato Facturae.
Los códigos DIR3 guardados en la ficha del contacto se incorporan al XML y son los que se usan al enviar a FACe. La pestaña Facturae de la factura los muestra en el panel FACe, bajo DIR3 del envío, indicando que vienen de la ficha del cliente.
Si la factura tiene códigos DIR3 propios, esos códigos prevalecen sobre los de la ficha del contacto para esa factura concreta. Ver Relaciones DIR3 para FACe.
Si cambias los códigos DIR3 en la ficha del cliente después de emitir una factura, revisa esa factura antes de volver a descargar su XML. Lo ya registrado en FACe no cambia.
Errores frecuentes
No aparece la acción Habilitar Facturae
La acción Habilitar Facturae solo aparece si el contacto es cliente y todavía no tiene Facturae habilitado. Si no es cliente, conviértelo antes desde la página de detalle del contacto. Ver Página de detalle del contacto.
No aparecen los campos DIR3
Los campos DIR3 aparecen cuando el contacto es cliente de España y está marcado como Receptor de Facturae. Revisa el país del contacto y el estado del campo Receptor de Facturae.
El NIF es correcto, pero la configuración Facturae falla
Si el cliente es un ayuntamiento o una administración pública y el NIF es correcto, revisa los códigos DIR3 antes de modificar el identificador fiscal. En la sección Facturae, comprueba Código fiscal (Oficina Contable), Código receptor (Órgano Gestor), Código pagador (Unidad Tramitadora) y, si procede, Código comprador (Órgano Proponente).
Estos campos deben coincidir con los códigos facilitados por la administración pública u organismo receptor. Corrige el código que no corresponda y vuelve a guardar o a descargar el fichero Facturae.
La administración rechaza el fichero
Comprueba con el organismo receptor que los códigos DIR3 son correctos. También revisa los datos fiscales del cliente, la dirección y los datos Facturae de la propia factura antes de volver a descargar el XML. Si envías desde FacturaDirecta, el panel FACe de la factura muestra el motivo exacto del rechazo. Ver Revisar y enviar una factura a FACe.
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