Otras acciones de una factura
Cuando abres una factura ya guardada, las acciones se reparten entre la cabecera del documento y el menú de puntos verticales ⋮ de esa misma cabecera. El menú solo está disponible mientras la factura se muestra en modo lectura: si pulsas Modificar, desaparece hasta que vuelvas a guardar.
En escritorio, la cabecera muestra un botón de exportación cuya acción principal es Imprimir y cuyo desplegable repite todas las descargas, un botón Enviar —que se convierte en desplegable con Enviar FACe cuando el cliente es una administración con códigos DIR3— y, en el extremo, el menú de puntos verticales ⋮. El botón Modificar aparece en la cabecera solo cuando la factura es provisional o es la plantilla de una tarea recurrente; en el resto de casos, Modificar está dentro del menú.
El menú de puntos verticales ⋮ agrupa las acciones en tres apartados: Exportar, Convertir y Acciones.
Las acciones principales tienen su propio artículo:
Cobrar una factura — registrar cobros y devoluciones.
Enviar factura por email — diálogo de envío.
Anular factura y emitir rectificativa — anular y rectificar.
Guardar una provisional como definitiva
Una factura puede ser provisional (sin número definitivo ni efectos fiscales) o definitiva (con número de serie y registrada fiscalmente, incluido el envío a TicketBAI o VeriFactu si están activos).
La elección se hace al guardar, con el botón principal de la cabecera, y solo va de provisional a definitiva:
Al crear una factura nueva, el botón ofrece Guardar definitiva y, en su desplegable, Guardar provisional.
Al editar una factura provisional, ofrece Guardar provisional y, en el desplegable, Guardar definitiva.
Al editar una factura ya definitiva, solo ofrece Guardar. No hay forma de devolverla a provisional.
Antes de consolidar una provisional aparece el aviso Guardando factura definitiva. Puedes marcar No volver a preguntar y pulsar Guardar como definitiva: el aviso deja de aparecer en las siguientes facturas de venta.
Para consolidar varias provisionales a la vez, filtra el listado, selecciona las facturas y usa Convertir definitiva en la barra de acciones masivas. Ver Seleccionar facturas y usar acciones masivas.
Imprimir y descargar
El apartado Exportar del menú —y el desplegable del botón de exportación de la cabecera— contiene las mismas opciones:
Imprimir — abre el cuadro de impresión del navegador con el PDF cargado.
Descargar PDF — descarga el PDF tal como lo recibiría el cliente, con la plantilla activa.
Descargar Facturae — descarga el fichero Facturae de la factura.
Descargar TicketBAI, Descargar TicketBAI (Sin SG), Descargar Zuzendu TicketBAI y Descargar Anulación TicketBAI — aparecen solo si la factura tiene generado el XML correspondiente.
Imprimir y descargar trabajan sobre el PDF final: si la factura es provisional, el PDF lleva la marca de provisional; si es definitiva, lleva el número formal. En las facturas externas, imprimir y descargar no están disponibles porque el PDF lo emitió otro sistema.
Para varias facturas a la vez, selecciónalas en el listado y usa la barra de acciones masivas. Ver Seleccionar facturas y usar acciones masivas.
Descargar Facturae
Descargar Facturae genera el fichero Facturae, el formato estándar español de factura electrónica. Según la configuración de firma de tu empresa, se descarga como .xml (sin firmar) o .xsig (firmado). La firma se configura en Ajustes ⚙️ → Ventas. Ver Ajustes de ventas.
La opción queda deshabilitada mientras la factura sea provisional o esté anulada. La factura también necesita los datos fiscales completos del cliente; si el receptor exige expediente, contrato u otros campos del estándar, complétalos en la pestaña Facturae. Si falta algo, FacturaDirecta indica el campo concreto.
Si la factura no tiene información Facturae en las líneas, verás el aviso:
La factura no tiene información de Facturae en las líneas de factura
Cierra el aviso, completa las líneas o la pestaña Facturae, guarda y vuelve a generar el fichero.
Si el cliente es una administración pública con códigos DIR3, no hace falta descargar el fichero: la factura ofrece Enviar FACe en la cabecera y en el apartado Acciones, y FacturaDirecta genera el Facturae firmado y lo registra en FACe. Ver Enviar una factura a FACe.
Duplicar y convertir
El apartado Convertir del menú reúne las formas de partir de esta factura para crear otro documento:
Duplicar — crea otra factura con el mismo cliente, líneas y condiciones. No quedan vinculadas.
Duplicar como... — abre un diálogo con dos destinos: Presupuesto ("Crea un presupuesto con el contenido de esta factura") y Albarán ("Crea un albarán con el contenido de esta factura").
Crear recurrente — convierte la factura en una tarea recurrente que la emitirá con la frecuencia que elijas. Ver Crear una tarea recurrente.
Crear factura rectificativa — solo en facturas definitivas que no sean ya rectificativas. Ver Anular factura y emitir rectificativa.
Tras duplicar o convertir se abre el editor del documento nuevo con los campos rellenos. Revísalo y guárdalo; si no lo guardas, no se crea nada.
Cada opción se oculta si no tienes permiso para crear el tipo de documento de destino.
Acciones sobre la factura
El apartado Acciones reúne el resto:
Modificar — vuelve al modo edición.
Enviar — abre el diálogo de envío por correo electrónico.
Enviar FACe — solo si el cliente es una administración con códigos DIR3. Ver Enviar una factura a FACe.
Enlace del portal — crea o gestiona el enlace público de la factura, con el que tu cliente puede consultarla, descargar el PDF y —si el cobro online está configurado— pagarla. Solo en facturas definitivas; en las provisionales la entrada aparece desactivada. En los planes que no incluyen el portal, la entrada sigue visible con el distintivo del plan necesario y abre las opciones de ampliación. Ver Compartir y cobrar una factura con un enlace público.
Registrar ingreso y Registrar pago — registran el cobro o la devolución. Quedan deshabilitadas mientras la factura sea nueva, provisional o esté anulada. Ver Cobrar una factura.
Anular — solo en facturas definitivas no anuladas.
Restaurar — deshace la anulación; aparece en su lugar cuando la factura está anulada.
Crear factura ahora — solo en la plantilla de una tarea recurrente: genera un documento extra fuera del calendario programado.
Borrar — borra la factura.
Contacta con nosotros — icono de la cabecera en escritorio; abre el chat de soporte con el contexto del documento que tienes abierto.
Con el portal de cliente, la factura definitiva añade además Enlace del portal.
Borrar una factura
Borrar pide confirmación:
El documento será borrado. ¿Estás seguro que quieres borrarlo?
El borrado es recuperable: la factura sale de los listados y puedes recuperarla desde el registro de actividad. Ver Recuperar un documento borrado.
No uses Borrar para corregir una factura definitiva que ya tiene efectos fiscales, cobros o envío fiscal. En esos casos usa Anular o Crear factura rectificativa. Ver Anular factura y emitir rectificativa.
Resumen de acciones según el estado
Cuándo aparece | Acciones disponibles |
Factura provisional | Modificar (también en la cabecera), Imprimir, Descargar PDF, Duplicar, Duplicar como..., Crear recurrente, Enviar, Borrar |
Factura definitiva pendiente | Todo lo anterior más Descargar Facturae, Crear factura rectificativa, Registrar ingreso, Registrar pago y Anular |
Factura cobrada | Lo mismo, más el desglose de pagos asociados desde el panel de saldo |
Factura anulada | Restaurar, Imprimir, Descargar PDF, Duplicar, Borrar |
Factura externa | Sin Imprimir, Descargar PDF ni Enviar |
Plantilla de tarea recurrente | Crear factura ahora, Modificar, Borrar |
Recursos relacionados
Trabajar con el listado de facturas — punto de entrada.
Crear una factura de venta — el alta inicial.
Seleccionar facturas y usar acciones masivas — las mismas acciones sobre varias facturas.
Cobrar una factura — registrar cobros y devoluciones.
Enviar factura por email — diálogo de envío.
Anular factura y emitir rectificativa — anular y rectificar.
Enviar una factura a FACe — presentar la factura ante una administración pública.
Recuperar un documento borrado — deshacer un borrado.