Entender los estados de una factura
La columna Estado indica en qué punto está cada factura dentro del ciclo de emisión y cobro. No se cambia con un selector manual: cambia al hacer la acción que corresponde.
Los seis estados
Estado | Cuándo aparece |
Provisional | Factura en borrador. No tiene número definitivo y no se puede enviar como definitiva. |
Pendiente | Factura emitida con saldo pendiente y vencimiento no pasado. |
Atrasado | Factura emitida con saldo pendiente y vencimiento pasado. |
Pagado | Factura completamente cobrada. |
Sobrepagado | Factura con más cobros aplicados que el total facturado. Revisa si hay pago duplicado o anticipo superior. |
Anulada | Factura anulada formalmente, con efectos fiscales. |
Cómo cambia el estado
El estado cambia al realizar la acción que lo justifica:
De Provisional a Pendiente o Pagada — marca la factura como definitiva. El estado posterior depende de si tiene cobros aplicados.
De Pendiente o Atrasado a Pagada — registra el cobro. Si incluyes la factura en una remesa bancaria, el estado pasa a Pagado automáticamente al crear la remesa. En ese caso, el cobro real se gestiona desde la remesa, no desde la factura individual (ver Generar una remesa bancaria).
De Pagada a Pendiente o Atrasado — elimina el cobro aplicado o registra una devolución si estaba sobrepagada.
A Anulada — usa la acción Anular desde la factura.
Si el estado parece incorrecto, revisa primero los cobros asociados y la fecha de vencimiento.
Convertir provisionales en definitivas en bloque
Para convertir varias facturas provisionales:
Aplica el filtro preconfigurado Facturas provisionales.
Marca las facturas que quieres convertir.
Usa la acción masiva Convertir definitiva.
Las facturas reciben número definitivo según su serie y pasan a tener efectos contables, fiscales y de informes. Una factura definitiva no puede volver a provisional.
Si necesitas corregirla después, usa anulación o rectificativa según el caso. Ver Anular factura y emitir rectificativa.