Cobrar una factura
Cobrar una factura significa registrar en FacturaDirecta el ingreso que has recibido en tu banco contra una factura emitida, de forma que la factura pase a estado Pagada y su saldo pendiente baje a cero. Hay cuatro caminos para cobrar, según de dónde venga el dinero:
Desde la propia factura — el panel de saldo de la factura tiene un botón Registrar ingreso que abre el asistente de cobro.
Desde el extracto bancario — cuando concilias un movimiento del banco contra la factura, el cobro se aplica automáticamente (ver Conciliar extracto bancario).
Desde una remesa SEPA — si emitiste una remesa de recibos domiciliados y el cliente la pagó, el cobro lo trae la propia remesa al conciliarse con el extracto (ver Generar una remesa bancaria).
Vinculando un anticipo previo — si tienes un anticipo abierto del cliente, FacturaDirecta lo propone como compensación cuando creas la factura o cuando registras el cobro (ver "Compensar con anticipos" más abajo).
Este artículo cubre el camino 1 (desde la factura) y la consulta de pagos ya aplicados.
Antes de empezar
La factura debe estar como definitiva (no provisional). Sobre una factura provisional el panel de saldo no muestra botón de cobro — primero hay que pasar a definitiva (ver Otras acciones de una factura → marcar como definitiva).
Para registrar el cobro desde la factura necesitas tener al menos un banco creado (cuenta corriente, tarjeta o caja de tesorería). Si no lo tienes, créalo desde Bancos (ver Crear o editar un banco).
El plan tiene que permitirte la gestión contable básica (la funcionalidad de cobros está incluida en todos los planes).
El panel de saldo de la factura
Al abrir una factura existente, en la cabecera (a la derecha) ves el panel de saldo con uno de estos estados:
Estado del panel | Cuándo aparece |
Importe pendiente | Tiene saldo positivo: aún hay parte por cobrar. |
Pagado de más | Los cobros aplicados superan el total facturado (caso raro — pago duplicado, anticipo aplicado de más). Aparece con texto "Los pagos superan el importe total". |
Pagada | Cero pendiente. Factura completamente cobrada. |
Estado del cobro (sin botones) | Para facturas provisionales o anuladas — solo informativo. |
En el panel también ves, según corresponda:
Total — el importe total de la factura.
Vencimientos — si la factura es a plazos, calendario de vencimientos previstos con el botón Ver para abrir el desglose en una ventana aparte (Plazos / Installments).
Pagos — si ya hay cobros aplicados, aparece "N pagos en fecha {{date}}" con el botón Ver que abre el diálogo de pagos asociados (ver "Consultar los cobros aplicados" más abajo).
Registrar un cobro nuevo
Cuando hay saldo pendiente, el panel ofrece el botón Registrar ingreso.
Al pulsarlo:
Si la factura tiene cambios sin guardar, FacturaDirecta los guarda primero (te lo pide en un diálogo de confirmación si procede).
Se abre el diálogo de movimiento con el asistente precargado para esta factura: Cuenta bancaria de liquidación, importe pendiente, fecha del día y la factura ya marcada como destino del cobro.
Editas lo que necesite cambiar:
Cuenta bancaria de liquidación — selector del banco donde entró el dinero.
Fecha — fecha valor del cobro.
Importe — si solo cobras una parte, edita aquí (deja parte como pendiente para registrar más cobros después).
Descripción — texto libre opcional para el apunte.
Pulsa Guardar y cerrar.
El cobro queda registrado contra la cuenta bancaria. La factura recalcula su estado:
Si cobras el total → estado Pagada.
Si cobras parte → sigue en Pendiente o Atrasado, con el importe pendiente reducido por lo que acabas de cobrar.
Si cobras de más → estado Sobrepagado, con el botón Registrar pago activo para devolver el exceso.
El cobro también aparece en la pestaña Movimientos del banco correspondiente (ver Registrar un movimiento bancario).
Cobrar varias facturas a la vez
El asistente que se abre con Registrar ingreso es el mismo que el editor Pagar y cobrar facturas que cubrimos en Registrar un movimiento bancario. Si en lugar de cobrar esta factura quieres cobrar varias facturas con un único movimiento bancario, puedes seleccionar todos los documentos que forman parte del cobro. Pueden ser facturas del mismo cliente o de clientes distintos.
Desde el banco: en Bancos, abre el banco → pestaña Movimientos → Registrar → Pagar y cobrar facturas. Marca todas las facturas que el movimiento cubre.
Desde la conciliación: si el movimiento ya llegó al extracto, ábrelo y usa Conciliación manual → Cobro de facturas o remesas de domiciliación existentes. Ver Conciliar un único cobro con facturas de varios clientes.
Vía remesa SEPA: para domiciliar el cobro de varias facturas a varios clientes en una operación bancaria, genera una remesa de recibos domiciliados (ver Generar una remesa bancaria).
Si la suma de las facturas coincide con el cobro recibido, no registres un Anticipo de cliente ni un ajuste de diferencias.
Consultar los cobros aplicados
Cuando la factura ya tiene cobros, el panel de saldo muestra "N pagos en fecha {{date}}" con un botón Ver.
Al pulsarlo se abre el diálogo Pagos asociados al documento con una tabla:
Columna | Significado |
Documento | Descripción del apunte de cobro (el texto que pusiste o el que generó la conciliación). |
Fecha | Fecha valor del cobro. |
Importe asociado | Importe del cobro aplicado a esta factura. |
Cada fila tiene un botón que abre el apunte contable completo (transacción del banco) en una nueva ventana, para que veas en qué cuenta entró el dinero, qué texto se registró y, si el cobro vino vía conciliación con extracto, contra qué línea del extracto se concilió.
Eliminar un cobro aplicado
Si marcaste una factura como cobrada por error, elimina el movimiento de cobro asociado. Puedes llegar a él por dos caminos:
Desde la factura — abre el botón Ver del panel de pagos, entra en el cobro asociado y usa el menú de puntos verticales ⋮ → Borrar en el movimiento.
Desde Bancos — abre el banco donde registraste el cobro, entra en Movimientos, localiza el apunte y bórralo desde la acción de la fila o de selección.
Al borrar el cobro, FacturaDirecta recalcula el saldo de la factura: volverá a Pendiente si la fecha de vencimiento no ha pasado, o a Atrasado si ya venció.
Si cobras de más: registrar devolución
Cuando el panel muestra Pagado de más, significa que los cobros aplicados a la factura superan su total. Casos típicos:
Cobraste dos veces el mismo recibo por error (pago duplicado).
Aplicaste un anticipo del cliente mayor que la factura.
El cliente te pagó de más por confusión.
El panel ofrece el botón Registrar pago (en facturas de venta, esta acción registra una devolución de cobro — salida de dinero hacia el cliente). El asistente que se abre es el mismo flujo de transacción pero como salida:
Cuenta bancaria de liquidación — de dónde sale el dinero.
Importe — la cantidad a devolver.
Fecha — cuándo se hizo la devolución.
Al guardar, el saldo de la factura queda equilibrado y vuelve a Pagada.
Si la factura es a plazos
Cuando la factura tiene vencimientos a plazos (por ejemplo, 30 / 60 / 90 días), el panel de saldo muestra los vencimientos calculados con el botón Ver. Al pulsarlo se abre el desglose de plazos: fecha de cada vencimiento e importe esperado.
El flujo de cobro no cambia: registras un ingreso por el importe del primer plazo y la factura sigue como Pendiente o Atrasado con el saldo restante (los plazos posteriores). Cada nuevo cobro reduce el pendiente hasta que la factura queda Pagada.
Compensar con anticipos del cliente
Si el cliente tiene anticipos abiertos (pagos a cuenta sin factura registrados previamente — ver Registrar un movimiento bancario → Anticipo de cliente), al crear la factura o al registrar un cobro sobre ella, FacturaDirecta puede proponerte compensar el saldo a favor del cliente:
{{Nombre del cliente}} tiene un saldo a favor
Dos opciones:
Compensar saldo — aplica el saldo del anticipo a la factura. El anticipo se cierra (total o parcialmente, según importe) y la factura queda total o parcialmente cobrada sin que entre dinero nuevo al banco.
Continuar con el cobro — registra el cobro normal contra el banco, sin tocar el anticipo.
Es útil cuando el cliente te había hecho un pago a cuenta antes de que existiera la factura formal. El flujo completo está en Registrar y compensar anticipos.
Compensar una factura de venta con una factura de compra
Si tienes una factura de venta y una factura de compra del mismo contacto y quieres compensarlas sin movimiento real de dinero, registra un movimiento de Pagar y cobrar facturas desde el banco:
Abre Bancos, entra en la cuenta de tesorería y ve a Movimientos.
Pulsa Registrar → Pagar y cobrar facturas.
Filtra por el contacto y selecciona la factura positiva de venta y la factura negativa de compra.
Comprueba que el importe a liquidar queda a cero y guarda.
Ambos documentos quedan saldados entre sí. Usa este camino solo cuando la compensación sea contablemente correcta; si hay dinero real entrando o saliendo, registra el cobro o pago normal.
Recibo o justificante de cobro
FacturaDirecta no genera un recibo informativo separado para entregar al cliente. Si te piden un comprobante del pago, las opciones habituales son:
Enviar de nuevo la factura en PDF con el importe pendiente visible en la plantilla; si está pagada, el pendiente aparece a cero.
Compartir el justificante de transferencia o recibo generado por tu banco.
El importe pendiente se puede activar en la plantilla del documento, en Ajustes → Plantillas → Textos → Detalles → Totales.
Estados del cobro
Resumen rápido de cómo evoluciona la factura:
Pendiente — saldo > 0, vencimiento no llegado. Por defecto al emitir.
Atrasado — saldo > 0, vencimiento pasado. La factura entra en la lista de cobro urgente.
Pagado — saldo = 0. Cobros aplicados igualan el total.
Sobrepagado — cobros > total. Aparece el botón Registrar pago para devolver el exceso.
Las transiciones son automáticas — el estado se recalcula cada vez que registras un cobro o cuando llega la fecha de vencimiento sin haber cobrado.
Recursos relacionados
Trabajar con el listado de facturas — desde donde abres una factura para cobrarla.
Crear una factura — antes de cobrar, hay que tener la factura emitida y como definitiva.
Otras acciones de una factura — marcar como definitiva y resto del menú de puntos verticales ⋮.
Generar una remesa bancaria — para cobrar varias facturas a la vez vía SEPA.
Conciliar extracto bancario — el otro camino para que un movimiento del banco se asocie a la factura.
Registrar un movimiento bancario — para registrar anticipos del cliente sin factura asociada.