Qué puede hacer un asistente de IA con tus datos
Un asistente de IA conectado a FacturaDirecta consulta los datos de tus empresas para responder a tus preguntas. Con permiso de escritura, también crea y modifica documentos por ti. Lo que puede hacer en cada empresa depende de los permisos que le diste al conectarlo y de tu rol en esa empresa.
Si todavía no lo has conectado, sigue Conectar FacturaDirecta con Claude, ChatGPT y otros asistentes de IA.
Qué permite cada permiso
Los permisos se eligen por empresa en el diálogo de permisos de la conexión. Cada recurso tiene el nivel Sin acceso, Lectura o Escritura, que incluye la lectura.
Permiso | Con Lectura, consulta | Con Escritura, además |
Facturas | Facturas de venta, con su PDF, su Facturae y sus versiones | Crea y modifica facturas, registra cobros, las envía por e-mail y crea sustitutivas de facturas simplificadas |
Facturas recurrentes | Facturas recurrentes, con un PDF de muestra. Necesita también Facturas | Las crea y las modifica |
Presupuestos | Presupuestos y facturas proforma, con su PDF | Los crea, los modifica y los envía por e-mail |
Pedidos | Pedidos de cliente, con su PDF | Los crea, los modifica y los envía por e-mail |
Albaranes | Albaranes, con su PDF | Los crea, los modifica y los envía por e-mail |
Órdenes de compra | Órdenes de compra a proveedores, con su PDF | Las crea, las modifica y las envía por e-mail |
Gastos | Facturas de compra y tickets de gasto | Los crea, los modifica y registra sus pagos |
Nóminas | Nóminas | Las crea, las modifica y registra sus pagos |
Escáner de compras | Documentos pendientes de procesar, con una propuesta de gasto, ticket o nómina para cada uno | Sube ficheros y borra documentos |
Clientes, Proveedores y Empleados | Contactos de cada tipo, con búsqueda por nombre, NIF o e-mail | Los crea y los modifica |
Productos | Productos y servicios, con su stock y sus movimientos | Los crea, los modifica y ajusta su stock |
Bancos | Bancos y cuentas de tesorería, con su saldo contable, el saldo según la entidad, el estado del enlace y los extractos | — |
Conciliación bancaria | — | Concilia movimientos del extracto y deshace conciliaciones |
Métodos de pago | Métodos de pago de la empresa y de cada contacto | Los crea y los modifica |
Configuración de empresa | Datos y forma de trabajar de la empresa, series de numeración, impuestos de venta y de compra, plantillas y campos personalizados | Crea, modifica y borra campos personalizados |
Contabilidad | Resumen de resultados (ingresos, gastos y beneficio). Con el Módulo Contabilidad, también el libro diario, pérdidas y ganancias, balance de situación y sumas y saldos | — |
Impuestos | Modelos de la Agencia Tributaria que la empresa ha generado y guardado, con su PDF y su fichero de presentación | — |
Registro de actividad | Altas, modificaciones, borrados, envíos, accesos y tareas automáticas, con quién y cuándo | — |
En los documentos, el asistente también consulta los adjuntos y cambia las etiquetas. En los gastos puede además adjuntar un documento del Escáner de compras.
La consulta analítica (sumas, clasificaciones como los mejores clientes o los productos más vendidos, y comparativas entre periodos) usa los permisos de lo que consulta: Facturas, Gastos, los contactos o Contabilidad.
Además, el asistente puede:
buscar por texto contactos, productos, facturas, presupuestos, albaranes, pedidos, órdenes de compra, gastos, nóminas y facturas recurrentes en los recursos que puede consultar, y abrir un resultado con su enlace a FacturaDirecta;
decirte con qué usuario está conectado y a qué empresas tiene acceso;
con permiso de Escritura en Escáner de compras, subir un fichero para que FacturaDirecta extraiga sus datos.
Subir documentos al Escáner de compras
El asistente sube facturas de proveedor, tickets y nóminas en PDF, en imagen (JPEG, PNG, HEIC, WebP o TIFF) o en XML, de hasta 10 MB. Necesita un enlace público y directo al fichero, como el de un portal de proveedores o un enlace de descarga. No sirven los enlaces privados de Google Drive, Dropbox o OneDrive ni las páginas que piden iniciar sesión.
Un fichero que adjuntas en la conversación no tiene enlace público. En ese caso, súbelo tú al Escáner de compras desde FacturaDirecta o envíalo al buzón de gastos.
Cómo se protegen los cambios
Las acciones que consultan y las que cambian datos van por separado. Si solo das permiso de Lectura, el asistente no puede cambiar nada.
Antes de crear, modificar, enviar o borrar algo, el asistente tiene indicado mostrarte un resumen de lo que va a hacer, con la empresa, y pedirte confirmación.
El asistente tiene indicado crear los documentos como borrador salvo que pidas lo contrario.
Emitir o anular una factura con VeriFactu o TicketBAI activo la registra y la envía a Hacienda al momento, y no se puede deshacer. Por eso el asistente solo la emite si se lo pides para esa factura.
Las nóminas contienen datos personales de los empleados. El asistente tiene indicado mostrarlas solo si se las pides.
El número de cuenta de bancos y métodos de pago aparece oculto en parte, salvo que actives Ver IBAN completo en los permisos de la empresa.
El asistente no borra facturas, presupuestos, gastos ni otros documentos registrados, y no genera ni presenta modelos de impuestos: solo consulta los que ya has guardado.
Qué recibe FacturaDirecta
El servidor de FacturaDirecta recibe las peticiones que hace el asistente, no la conversación. Lo que escribes y las respuestas los trata el proveedor del asistente, como Anthropic en Claude u OpenAI en ChatGPT, según sus propias condiciones.
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