Escáner de compras
El Escáner de compras centraliza los documentos de compra que subes a FacturaDirecta antes de registrarlos como gasto. Ahí puedes revisar facturas de proveedor, tickets, recibos y nóminas que llegan por distintas vías:
Fotos hechas desde la app móvil.
Archivos subidos desde tu ordenador.
Emails reenviados al Buzón de gastos por correo electrónico.
Archivos detectados en una carpeta de Carga de gastos desde Google Drive.
Subir un archivo no registra todavía el gasto. El documento queda pendiente en el escáner. Para que afecte a tus compras, contabilidad e impuestos, tienes que abrirlo, elegir el tipo de documento, revisar los datos y guardar el documento resultante.
Dónde está
Abre Escáner Compras desde el menú principal. Si no lo ves en la barra superior, ábrelo desde Más → Escáner Compras.
La página se titula Escáner y muestra el listado de documentos pendientes de procesar.
También puedes llegar al escáner desde:
El aviso Ir al escáner de compras que aparece en el listado de Compras cuando tienes documentos pendientes.
El botón + de Inicio, cuando subes un archivo desde la sección Escáner de compras.
Qué muestra el listado
El listado muestra los documentos pendientes de convertir. Las columnas principales son:
Columna | Qué indica |
Fecha y hora | Cuándo se subió o llegó el documento. |
Origen | Por dónde entró: Email, GoogleDrive o Foto/Documento. |
Detalle | Resumen del documento pendiente. |
Puedes abrir cualquier fila para revisar el archivo. En el diálogo de procesamiento verás el formulario a la izquierda y la vista previa del documento a la derecha.
Si tu rol no tiene permisos para procesar documentos del escáner, FacturaDirecta muestra el aviso:
Tu rol de usuario no tiene permisos para procesar tareas pendientes. Solo puedes visualizar los documentos.
Formas de subir documentos
Desde tu ordenador
En la página Escáner, pulsa Subir documento o arrastra los archivos sobre la zona de carga. También puedes usar la tarjeta Desde tu ordenador, que muestra el mismo botón Subir documento.
Mientras se cargan los archivos, FacturaDirecta muestra:
Procesando documentos...
Después de la carga, los documentos aparecen en el listado del escáner. Ábrelos uno a uno para convertirlos en factura de compra, gasto o nómina.
Desde tu móvil
La tarjeta Desde tu móvil enlaza a las apps de FacturaDirecta para Android e iPhone. Desde la app puedes fotografiar justificantes y facturas para enviarlos al escáner.
Cuando el documento llega desde la cámara, el diálogo muestra el origen Cámara.
Desde correo electrónico
Si tienes activado el Buzón de gastos por correo electrónico, puedes reenviar facturas de compra, tickets o nóminas a la dirección exclusiva de tu empresa. FacturaDirecta procesa los adjuntos y los deja en el escáner como documentos pendientes.
La tarjeta Desde correo electrónico muestra el botón Configurar, que abre Ajustes para activar o consultar el buzón.
Ver configuración completa en Buzón de gastos por correo electrónico.
Desde Google Drive
Si tienes enlazada una carpeta de Google Drive, FacturaDirecta carga los archivos nuevos de esa carpeta y los deja en el escáner.
La tarjeta Desde Google Drive muestra el botón Configurar, que abre Ajustes para enlazar o revisar la carpeta.
Ver configuración completa en Carga de gastos desde Google Drive.
Procesar un documento pendiente
Al abrir un documento del listado, FacturaDirecta pregunta:
¿Qué tipo de documento es?
Elige una de estas opciones:
Opción | Cuándo usarla |
Factura de compra | Factura completa con datos fiscales del proveedor. |
Gasto o tíquet | Gastos simples, recibos o tíquets sin datos fiscales completos. |
Nómina | Nóminas de empleados. Solo aparece si tu usuario tiene permisos de nóminas. |
Borrar documento | Eliminar el documento sin convertirlo a gasto. |
Si FacturaDirecta detecta automáticamente el tipo de documento, marca la opción correspondiente con la etiqueta Detectado. Revísalo antes de continuar: puedes elegir otra opción si la detección no coincide con el documento real.
Escaneo automático
Cuando el documento tiene vista previa y tu plan incluye escaneos disponibles, aparece la opción Escaneo automático.
Si está activada, FacturaDirecta intenta extraer proveedor, importes, fechas y líneas del documento.
Si la desactivas, puedes crear el documento de forma manual a partir del archivo adjunto.
Si se agotan los escaneos incluidos en tu plan, FacturaDirecta muestra un aviso con los escaneos restantes o el mensaje:
Ya no te quedan escaneos de prueba disponibles, actualiza tu plan para tener escaneos ilimitados
Seleccionar o crear el proveedor
Después de elegir Factura de compra o Gasto o tíquet, el escáner intenta relacionar el documento con un proveedor.
Si encuentra varios proveedores posibles
FacturaDirecta muestra:
Se han encontrado varios proveedores para este documento
Puedes:
Seleccionar el proveedor correcto y pulsar Continuar con el contacto seleccionado.
Pulsar Ver contacto para revisar la ficha antes de elegirlo.
Pulsar Crear contacto si ninguno encaja.
Pulsar Continuar sin contacto si quieres crear el documento sin asociar proveedor.
Si no encuentra proveedor
FacturaDirecta muestra:
No se ha encontrado ningún contacto para este documento, ¿qué quieres hacer?
Puedes elegir:
Continuar sin proveedor — crea el documento sin asociar un proveedor.
Crear proveedor — registra un nuevo proveedor con los datos detectados.
Si el documento es una nómina, las opciones equivalentes son Continuar sin empleado y Crear empleado.
Facturas electrónicas Facturae
Si el archivo subido es una factura electrónica en formato Facturae, el escáner la trata como Factura de compra. El diálogo muestra la opción Factura de compra con la descripción:
Factura electrónica (formato facturae)
En este caso no se ofrecen Gasto o tíquet ni Nómina, porque el Facturae ya contiene una factura electrónica completa.
Borrar un documento sin procesar
Si el archivo no corresponde a ningún gasto que quieras registrar, pulsa Borrar documento. FacturaDirecta pide confirmación:
Se borrará el documento sin convertir a un documento de gasto. ¿Seguro que quieres borrarlo?
Confirma con Borrar. El documento desaparece del listado y no se convierte en factura, gasto ni nómina.
Qué pasa después de guardar
Cuando confirmas el procesamiento, FacturaDirecta abre el editor del documento resultante:
Registrar una factura de compra, si elegiste Factura de compra.
Gasto o tíquet, si elegiste Gasto o tíquet.
Crear una nómina, si elegiste Nómina.
Revisa los datos extraídos antes de guardar: proveedor o empleado, fechas, número de documento, importes, impuestos y adjuntos. El archivo original queda vinculado al documento como justificante.
Consejos
Sube un archivo por factura o ticket siempre que puedas. Facilita la revisión y evita mezclar importes.
Revisa especialmente la fecha, el proveedor y los impuestos antes de guardar.
Si recibes muchas facturas por email, activa el Buzón de gastos por correo electrónico.
Si tu equipo trabaja con una carpeta compartida, usa Carga de gastos desde Google Drive.
El escáner es una cola de revisión. Hasta que guardas el documento, no aparece en tus balances ni en tus modelos de impuestos.
Recursos relacionados
Trabajar con el listado de Compras — para ver las facturas y gastos ya registrados.