Todos podemos cometer un error a la hora de generar un documento, o puede que queramos modificarlo cuando ya se ha emitido, o que nuestro cliente haya cambiado de opinión (o nosotros)… y si este ya se ha creado y enviado, tendremos que utilizar los documentos rectificativos.
Los documentos rectificativos o de abono están unidos al documento de origen y no pueden crearse por separado.
¿Qué hace una factura rectificativa?
Una factura rectificativa tiene siempre importe en negativo. Puede anular la factura original al completo, o abonar solo una parte de ella. En ningún caso el importe de la rectificativa es positivo: si lo fuera, generaría un segundo saldo pendiente de cobro y duplicaría el importe en lugar de corregirlo.
Ante cualquier error en una factura definitiva ya enviada —ya sea el importe, un dato fiscal o un dato formal como el número de cuenta bancaria—, el proceso correcto depende de si la factura original ya está cobrada o no:
Si la factura original no está cobrada:
Crea una factura rectificativa con importe en negativo.
Compensa la rectificativa con la factura original: ambas quedan saldadas entre sí.
Emite una nueva factura con todos los datos correctos, que quedará pendiente de cobro.
Si la factura original ya está cobrada:
Crea una factura rectificativa con importe en negativo (sin compensar con la original, ya que tiene un cobro registrado).
Emite una nueva factura con todos los datos correctos.
Compensa la rectificativa con la nueva factura desde Bancos > Movimientos > Registrar > Cobrar y pagar facturas: ambas quedan saldadas entre sí y ninguna queda pendiente.
Si solo quieres abonar una parte de la factura (por ejemplo, una devolución parcial), crea la rectificativa con el importe parcial en negativo. En este caso no hace falta emitir una nueva factura, ya que el resto de la original sigue siendo válido.
Cómo crear una factura rectificativa
1. Desde el menú superior ve al módulo de las "Facturas", si no lo ves, puedes buscarlo en el botón "Más"
2. Busca en el listado (utiliza los filtros si es necesario) y entra en la factura que quieres rectificar, pues sólo es posible crear un documento rectificativo desde el documento de origen (ya que estarán unidos).
3. En el menú superior pulsa sobre los tres puntos verticales y luego sobre “Crear factura rectificativa”.
4. Se te abrirá una nueva página de edición que ya será la factura rectificativa. El programa la genera con los mismos datos que la original y los importes en negativo. Si quieres anular la factura al completo, guárdala tal cual. Si solo quieres abonar una parte, edita las líneas para que reflejen únicamente el importe que se abona (siempre en negativo) antes de pulsar "Guardar y cerrar".
Compensar el saldo con la factura original
Importante: Si ya tienes un cobro en la factura original, no compenses el saldo. Si lo haces, la factura se quedará con dos cobros —el que ya tenía más la compensación— y terminará sobrepagada. En este caso, simplemente crea la factura rectificativa sin seleccionar la opción de compensación.
Si la factura original no está cobrada, puedes compensar el saldo de la factura original con el saldo de la factura rectificativa, para que no te queden pendientes de pago y cobro. Solo tienes que seleccionarlo antes de guardar la factura rectificativa (una vez guardada ya no te saldrá ese apartado).
Si la factura original ya estaba cobrada: gestionar la rectificativa pendiente
Cuando la factura original ya está cobrada, la rectificativa quedará pendiente de pagar al cliente. Para gestionarla, entra en la rectificativa y pulsa "Registrar pago". El programa te ofrecerá dos opciones:
Continuar con la devolución: selecciona el banco y la rectificativa quedará marcada como pagada. Úsala cuando vayas a devolver el dinero al cliente.
Compensar como anticipo de cliente: la rectificativa queda marcada como pagada y el importe se registra como anticipo del cliente. El programa lo aplicará automáticamente cuando marques como cobrada una factura futura de ese mismo cliente.
Si ya has emitido la nueva factura correcta y quieres saldar ambas sin pasar dinero por el banco, puedes compensar la rectificativa con la nueva factura desde Bancos > Movimientos > Registrar > Cobrar y pagar facturas, seleccionando la factura positiva y la negativa. Ambas quedarán saldadas entre sí.