Guía completa de permisos y niveles de acceso
Esta guía es tu referencia completa para entender los 38 permisos disponibles en FacturaDirecta, organizados en 6 categorías. Aquí encontrarás qué hace cada permiso, qué niveles de acceso ofrece, y cuándo usarlo.
Usa esta guía cuando crees roles personalizados para saber exactamente qué permisos necesitas activar.
Niveles de acceso
Antes de ver los permisos, es importante entender los niveles de acceso disponibles:
Nivel | Descripción | El usuario puede... |
Sin acceso | El permiso no está activado | ❌ No ver ni acceder a esa sección |
Limitado | Acceso restringido (solo disponible en Reportes y Actividad) | 👁️ Ver información resumida o filtrada |
Lectura | Solo consulta, sin modificaciones | 📖 Ver, buscar, exportar (pero no crear/editar/eliminar) |
Completo | Control total sobre esa sección | ✅ Ver, crear, editar, eliminar, exportar |
Las 6 categorías de permisos
Los 38 permisos están organizados en 6 categorías funcionales. Cada categoría agrupa permisos relacionados para facilitar su gestión:
👥 Usuarios (3 permisos): Control de la cuenta, usuarios y configuración
👤 Contactos (5 permisos): Gestión de clientes, proveedores, empleados y productos
📤 Ventas (7 permisos): Documentos de venta y cobros
📥 Compras (7 permisos): Documentos de compra, nóminas y pagos
💰 Finanzas (5 permisos): Bancos, conciliación y medios de pago
📊 Contabilidad (5 permisos): Asientos contables, reportes y VeriFactu
Categoría: Usuarios
Permisos relacionados con la gestión de la cuenta, usuarios y configuración general de la empresa.
1. Gestión de suscripción
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver y modificar el plan contratado
Gestionar pagos y facturación
Ver historial de suscripción
Actualizar o cancelar suscripción
Cuándo dar acceso completo: Solo a propietarios o responsables financieros de confianza.
Cuándo dar acceso de lectura: A usuarios que necesiten consultar el plan pero no modificarlo.
2. Gestión de usuarios
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Invitar y eliminar usuarios
Asignar roles a usuarios
Ver lista de usuarios activos
Gestionar roles personalizados (crear/editar/eliminar roles)
Cuándo dar acceso completo: Solo a administradores que deban gestionar el equipo.
Cuándo dar acceso de lectura: A usuarios que solo necesiten consultar quién tiene acceso.
3. Configuración de la empresa 🔒
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Datos de la empresa (nombre, CIF, dirección, etc.)
Configuración fiscal (IVA, retenciones, TicketBAI, VeriFactu)
Numeración de documentos y series
Configuración de correo electrónico
Temas y plantillas de documentos
Integraciones (API, Shopify, Zapier, etc.)
Cuándo dar acceso completo: A administradores y responsables de configuración.
Cuándo dar acceso de lectura: Es obligatorio en todos los roles. Permite ver datos básicos de la empresa.
🔒 Permiso obligatorio: Todos los roles personalizados deben incluir al menos Configuración de la empresa (Lectura). Este permiso viene bloqueado al crear roles porque es necesario para el funcionamiento básico de la aplicación.
Categoría: Contactos
Permisos relacionados con la gestión de clientes, proveedores, empleados y el catálogo de productos.
4. Todos los contactos
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Acceso a la vista global de todos los contactos (clientes + proveedores + empleados)
Nota: Este permiso es redundante si ya tienes acceso específico a clientes, proveedores o empleados individualmente.
5. Clientes
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar clientes
Gestionar datos fiscales de clientes
Gestionar datos de contacto y direcciones
Cuándo dar acceso completo: A equipos de ventas que crean y gestionan clientes.
Cuándo dar acceso de lectura: A usuarios que necesiten consultar datos de clientes pero no modificarlos (por ejemplo, para crear documentos).
6. Proveedores
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar proveedores
Gestionar datos fiscales de proveedores
Gestionar datos de contacto y direcciones
Cuándo dar acceso completo: A departamentos de compras que gestionan proveedores.
Cuándo dar acceso de lectura: A usuarios que necesiten consultar proveedores para crear gastos.
7. Empleados
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar empleados
Gestionar datos fiscales de empleados
Gestionar datos de nómina
Cuándo dar acceso completo: A recursos humanos o administración.
Cuándo dar acceso de lectura: A usuarios que necesiten consultar empleados para crear nóminas.
8. Productos
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar productos del catálogo
Gestionar precios, impuestos y descripciones
Gestionar referencias y códigos de producto
Cuándo dar acceso completo: A ventas, compras o administración que gestionen el catálogo.
Cuándo dar acceso de lectura: A usuarios que solo usan productos para crear documentos.
Categoría: Ventas
Permisos relacionados con documentos de venta y gestión de cobros.
9. Facturas
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar facturas de venta
Generar PDFs y enviar facturas por email
Gestionar numeración y series
Acceso a configuración de ventas (borradores, firma digital, etc.)
10. Facturas recurrentes
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar plantillas de facturas recurrentes
Configurar periodicidad y automatización
11. Presupuestos
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar presupuestos
Convertir presupuestos en facturas
Generar PDFs y enviar presupuestos
12. Presupuestos recurrentes
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar plantillas de presupuestos recurrentes
13. Albaranes
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar albaranes
Convertir albaranes en facturas
Generar PDFs y enviar albaranes
14. Albaranes recurrentes
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar plantillas de albaranes recurrentes
15. Cobros de facturas ⚡
Niveles disponibles: Solo Completo
Qué controla:
Registrar cobros de facturas
Ver historial de cobros
Gestionar cobros parciales
Nota: Este permiso solo permite acceso completo, no hay nivel de lectura.
Categoría: Compras
Permisos relacionados con documentos de compra, nóminas, pagos y tareas.
16. Gastos (Facturas de compra)
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar gastos
Subir PDFs de facturas de proveedores
Escanear documentos automáticamente
Acceso a configuración de gastos (borradores, scanner)
17. Gastos recurrentes
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar plantillas de gastos recurrentes
18. Nóminas
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar nóminas
Gestionar conceptos de nómina
19. Nóminas recurrentes
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar plantillas de nóminas recurrentes
20. Pagos de gastos ⚡
Niveles disponibles: Solo Completo
Qué controla:
Registrar pagos de gastos
Ver historial de pagos
Gestionar pagos parciales
Nota: Este permiso solo permite acceso completo, no hay nivel de lectura.
21. Pagos de nóminas ⚡
Niveles disponibles: Solo Completo
Qué controla:
Registrar pagos de nóminas
Ver historial de pagos de nóminas
Nota: Este permiso solo permite acceso completo, no hay nivel de lectura.
22. Tareas
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar tareas pendientes
Gestionar seguimiento de gastos escaneados
Marcar tareas como completadas
Categoría: Finanzas
Permisos relacionados con bancos, conciliación bancaria y medios de pago.
23. Bancos
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar cuentas bancarias
Ver movimientos bancarios
Gestionar extractos bancarios
24. Conciliación bancaria ⚡
Niveles disponibles: Solo Completo
Qué controla:
Realizar conciliación bancaria
Asociar movimientos bancarios con documentos
Revisar y confirmar conciliaciones
Nota: Este permiso solo permite acceso completo, no hay nivel de lectura.
25. Pagos y cobros
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver todos los pagos y cobros de la empresa
Gestionar remesas bancarias
Ver historial de movimientos financieros
26. Impuestos
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver y configurar tipos impositivos (IVA, IRPF, etc.)
Gestionar retenciones
Configurar impuestos por defecto
Acceso a configuración fiscal en ajustes
27. Medios de pago
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar medios de pago
Configurar integraciones con pasarelas de pago
Acceso a configuración de medios de pago en ajustes
Categoría: Contabilidad
Permisos relacionados con asientos contables, reportes financieros y VeriFactu.
28. Contabilidad
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar asientos contables
Ver libro mayor y diario
Gestionar plan contable
Acceso a configuración de contabilidad en ajustes
29. Contabilidad recurrente
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Ver, crear, editar y eliminar asientos contables recurrentes
Configurar automatización de asientos
30. Reportes financieros
Niveles disponibles: Limitado, Completo
Qué controla:
Limitado: Acceso a reportes básicos (resumen de ventas/compras)
Completo: Acceso a todos los reportes (balance, PyG, libros oficiales, etc.)
Nota: Este es uno de los dos únicos permisos con nivel "Limitado".
31. Registro de actividad
Niveles disponibles: Limitado, Completo
Qué controla:
Limitado: Ver solo la actividad de sus propios documentos
Completo: Ver toda la actividad de todos los usuarios
Nota: Este es uno de los dos únicos permisos con nivel "Limitado".
32. VeriFactu
Niveles disponibles: Lectura, Completo
Qué controla:
Lectura: Ver registros VeriFactu, consultar estado
Completo: Crear eventos VeriFactu, configurar VeriFactu en ajustes
Nota: El acceso de lectura es útil para dar a inspectores de Hacienda.
Tabla de referencia rápida
Usa esta tabla para localizar rápidamente un permiso y sus niveles disponibles:
Categoría | Permiso | Limitado | Lectura | Completo |
Usuarios | Usuarios | Usuarios | Usuarios | Usuarios |
Usuarios | Gestión de suscripción | - | ✅ | ✅ |
Usuarios | Gestión de usuarios | - | ✅ | ✅ |
Usuarios | Configuración de la empresa 🔒 | - | ✅ (obligatorio) | ✅ |
Contactos | Contactos | Contactos | Contactos | Contactos |
Contactos | Todos los contactos | - | ✅ | ✅ |
Contactos | Clientes | - | ✅ | ✅ |
Contactos | Proveedores | - | ✅ | ✅ |
Contactos | Empleados | - | ✅ | ✅ |
Contactos | Productos | - | ✅ | ✅ |
Ventas (7 permisos) | Ventas (7 permisos) | Ventas (7 permisos) | Ventas (7 permisos) | Ventas (7 permisos) |
Ventas | Facturas / Recurrentes / Presupuestos / Recurrentes / Albaranes / Recurrentes | - | ✅ | ✅ |
Ventas | Cobros de facturas ⚡ | - | - | ✅ |
Compras (7 permisos) | Compras (7 permisos) | Compras (7 permisos) | Compras (7 permisos) | Compras (7 permisos) |
Compras | Gastos / Recurrentes / Nóminas / Recurrentes / Tareas | - | ✅ | ✅ |
Compras | Pagos de gastos / nóminas ⚡ | - | - | ✅ |
Finanzas | Finanzas | Finanzas | Finanzas | Finanzas |
Finanzas | Bancos / Pagos y cobros / Impuestos / Medios de pago | - | ✅ | ✅ |
Finanzas | Conciliación bancaria ⚡ | - | - | ✅ |
Contabilidad | Contabilidad | Contabilidad | Contabilidad | Contabilidad |
Contabilidad | Contabilidad / Recurrente / VeriFactu | - | ✅ | ✅ |
Contabilidad | Reportes / Actividad | ✅ | - | ✅ |
Leyenda:
✅ = Nivel disponible
- = Nivel no disponible
⚡ = Solo acceso completo (sin lectura)
🔒 = Obligatorio en todos los roles
Permisos especiales y consideraciones
Permisos solo completo (sin lectura)
Estos 4 permisos solo permiten acceso completo, no hay nivel de lectura:
Cobros de facturas
Pagos de gastos
Pagos de nóminas
Conciliación bancaria
La razón es que la lectura de los pagos/cobros viene ya fijada con la visibilidad de las facturas, gastos, nóminas o bancos. Estos permisos proporcionar un nivel superior para crear o modificar los pagos/cobros/etc.
Permisos con nivel limitado
Solo 2 permisos ofrecen nivel "Limitado":
Informes: Acceso solo a un grupo reducido de informes (que vienen marcados por la visibilidad de los otros apartados: facturas, compras, nóminas, etc.)
Actividad: Ver solo su propia actividad de usuario
Permiso obligatorio
Solo 1 permiso es obligatorio en todos los roles personalizados:
Configuración de la empresa (
companySettings) en modo Lectura como mínimo
Preguntas frecuentes
¿Qué significa "permiso de lectura" exactamente?
Lectura significa que el usuario puede:
Ver listas de documentos/contactos
Abrir y consultar detalles
Buscar y filtrar
Exportar a Excel/PDF
Pero NO puede:
Crear nuevos registros
Editar registros existentes
Eliminar registros
Cambiar configuración
¿Si doy acceso a facturas, necesita también acceso a clientes?
No es obligatorio técnicamente, pero es muy recomendable:
Para crear facturas, necesita poder seleccionar clientes (requiere al menos lectura)
Si solo das acceso a facturas, el usuario verá los clientes en las facturas pero no podrá acceder a la sección de clientes
Lo mismo aplica para gastos y proveedores.
¿Puedo dar acceso a cobros sin dar acceso a facturas?
Técnicamente sí, pero no tiene mucho sentido:
Los cobros están vinculados a facturas
Sin acceso a facturas, el usuario no podrá ver qué facturas está cobrando
Lo habitual es dar facturas + cobros juntos.
¿El propietario de la cuenta está sujeto a estos permisos?
No. El propietario siempre tiene acceso completo a todo, independientemente del rol asignado. Los permisos solo afectan a los demás usuarios.
Próximos pasos
Ya conoces todos los permisos disponibles en detalle. Ahora puedes:
Crear roles personalizados: Usa esta guía como referencia al crear y gestionar roles personalizados
Ver ejemplos prácticos: Inspírate con Casos de uso: Ejemplos de roles personalizados que muestran combinaciones comunes
Consultar roles nativos: Revisa Roles nativos: Permisos predefinidos para ver qué permisos tienen los roles predefinidos
Repasar conceptos: Vuelve a ¿Qué son los roles de usuario? si necesitas repasar los fundamentos
¿Necesitas ayuda para decidir qué permisos activar? Contacta con nuestro equipo de soporte desde el chat de la aplicación.