Cómo crear y gestionar roles personalizados
Los roles personalizados te permiten crear configuraciones de permisos exactamente adaptadas a las necesidades de tu empresa. Si ninguno de los roles nativos se ajusta a lo que necesitas, puedes crear tus propios roles con el nombre y los permisos que quieras.
Esta guía te enseña paso a paso cómo crear, editar y eliminar roles personalizados en FacturaDirecta.
Requisitos previos
Para gestionar roles personalizados necesitas:
Permiso de gestión de usuarios (completo): Solo usuarios con este permiso pueden crear, editar o eliminar roles
Acceso a la configuración: Debes poder acceder al menú de Configuración de tu empresa
Si no ves la opción de "Roles" en el menú de Configuración, contacta con el propietario de la cuenta para que te otorgue los permisos necesarios.
📌 Límite importante: Puedes crear hasta 10 roles personalizados por empresa. Si necesitas más, considera si puedes reutilizar roles existentes o combinar permisos.
Cómo crear un rol personalizado
Sigue estos pasos para crear tu primer rol personalizado:
Paso 1: Accede a la gestión de roles
Haz clic en Ajustes (⚙️ icono de engranaje en el menú superior)
Selecciona Usuarios
Haz clic en la sección Roles
Asegúrate de estar en la pestaña Roles personalizados
Paso 2: Inicia la creación del rol
En la lista de roles personalizados, haz clic en el botón Añadir rol personalizado
Se abrirá un diálogo de edición en blanco
Paso 3: Configura la información básica
En el diálogo de edición, completa:
Nombre del rol: Escribe un nombre descriptivo (por ejemplo: "Comercial", "Administrativo", "Contable externo")
El nombre es obligatorio
Debe ser único (no puedes tener dos roles con el mismo nombre)
Usa nombres claros que identifiquen la función
Descripción (opcional): Añade una breve descripción que explique para qué se usa este rol
Por ejemplo: "Personal de ventas con acceso solo a clientes y facturas"
Ayuda a recordar el propósito del rol cuando hay varios
Paso 4: Selecciona los permisos
Esta es la parte más importante. Los permisos están organizados en 6 categorías:
Usuarios: Suscripción, usuarios y configuración de la empresa
Contactos: Clientes, proveedores, empleados y productos
Ventas: Facturas, presupuestos, albaranes y cobros
Compras: Gastos, nóminas, pagos y tareas
Finanzas: Bancos, conciliación y medios de pago
Contabilidad: Asientos, reportes y VeriFactu
Para cada permiso que quieras activar:
Haz clic en la categoría para expandirla (se muestran como acordeones)
Marca la casilla del permiso que quieres incluir
Selecciona el nivel de acceso en el desplegable:
Lectura: El usuario puede ver pero no modificar
Completo: El usuario puede ver, crear, editar y eliminar
Limitado: Solo disponible para Reportes y Actividad
🔒 Permiso obligatorio: Todos los roles deben incluir al menos Configuración de la empresa (Lectura). Este permiso viene preseleccionado y bloqueado porque es necesario para el funcionamiento básico.
Paso 5: Revisa y guarda
Revisa que has marcado todos los permisos necesarios
Verifica que has elegido el nivel de acceso correcto para cada uno
Comprueba que el nombre del rol es descriptivo
Haz clic en Guardar
Si hay algún error en la configuración (por ejemplo, nombre duplicado o falta de permisos), verás un mensaje de error explicando qué debes corregir.
Paso 6: El rol está listo para usar
Una vez guardado, el rol aparecerá en la lista de roles personalizados. Ahora puedes:
Asignarlo a usuarios nuevos o existentes
Editarlo si necesitas ajustar permisos
Ver cuántos usuarios lo tienen asignado
Cómo editar un rol personalizado
Puedes modificar los permisos de un rol personalizado en cualquier momento:
Ve a Ajustes > Usuarios > Roles
En la pestaña Roles personalizados, localiza el rol que quieres editar
Haz clic sobre la fila del rol (o en el botón de edición si está visible)
Se abrirá el diálogo de edición con la configuración actual
Modifica el nombre, descripción o permisos según necesites
Haz clic en Guardar
⚡ Los cambios se aplican inmediatamente: Todos los usuarios que tengan asignado este rol verán reflejados los cambios en sus permisos al recargar la página o en su próxima sesión.
Cómo eliminar un rol personalizado
Si ya no necesitas un rol personalizado, puedes eliminarlo:
Ve a Ajustes > Usuarios > Roles
En la lista de roles personalizados, localiza el rol que quieres eliminar
Haz clic en el botón de eliminar (icono de papelera) en la fila del rol
Confirma la eliminación en el diálogo que aparece
⚠️ Importante antes de eliminar: No puedes eliminar un rol que esté asignado a usuarios activos. Primero debes reasignar esos usuarios a otro rol, y luego podrás eliminar el rol personalizado.
Cómo asignar un rol personalizado a un usuario
Una vez creado el rol, asignarlo es muy sencillo:
Ve a Ajustes > Usuarios
Haz clic en el usuario que quieres modificar (o crea uno nuevo)
En el campo Rol, despliega el selector
Verás tanto los roles nativos como tus roles personalizados
Selecciona el rol personalizado que corresponda
Haz clic en Guardar
El usuario tendrá acceso inmediatamente con los permisos configurados en el rol personalizado.
Validaciones y restricciones
Al crear o editar roles personalizados, FacturaDirecta valida que cumplas estas reglas:
Validaciones de nombre
❌ El nombre es obligatorio: No puedes guardar un rol sin nombre
❌ El nombre debe ser único: No pueden existir dos roles personalizados con el mismo nombre (la comparación ignora mayúsculas/minúsculas)
Validaciones de permisos
❌ Configuración de la empresa obligatoria: Todos los roles deben tener al menos acceso de lectura a "Configuración de la empresa"
❌ Al menos un permiso adicional: Además de la configuración de la empresa, debes activar al menos otro permiso (no tiene sentido un rol que solo pueda ver la configuración)
Límites del sistema
❌ Máximo 10 roles personalizados: No puedes crear más de 10 roles personalizados por empresa
❌ No se puede eliminar si está en uso: Para eliminar un rol, primero debes reasignar todos los usuarios que lo tengan
Si intentas guardar un rol que no cumple estas reglas, verás un mensaje de error descriptivo que te indica qué debes corregir.
Consejos y buenas prácticas
Nombres descriptivos
Usa nombres que identifiquen claramente la función:
✅ "Comercial", "Administrativo", "Contable externo"
❌ "Rol 1", "Prueba", "Temporal"
Principio de mínimo privilegio
Solo otorga los permisos que el usuario realmente necesita para hacer su trabajo. Es más seguro dar permisos de lectura y ampliarlos después si es necesario, que dar acceso completo desde el inicio.
Usa descripciones
Aunque la descripción es opcional, añadir una breve explicación del propósito del rol te ayudará en el futuro a recordar para qué se creó, especialmente si tienes varios roles similares.
Revisa permisos relacionados
Algunos permisos están relacionados. Por ejemplo:
Si das acceso a facturas, probablemente también necesites dar acceso a clientes
Si das acceso a gastos, probablemente también necesites dar acceso a proveedores
Si das acceso a cobros/pagos, considera si necesitas también acceso a bancos
Prueba antes de asignar masivamente
Cuando crees un rol nuevo, asígnalo primero a un usuario de prueba (o a ti mismo) y verifica que tiene exactamente los permisos que esperabas. Una vez confirmado, puedes asignarlo al resto de usuarios.
Documenta roles complejos
Si creas roles con configuraciones específicas para cumplir requisitos especiales de tu empresa, mantén documentación interna sobre el propósito y los permisos incluidos.
Ejemplos rápidos de permisos comunes
Rol "Comercial" básico
✅ Clientes (completo)
✅ Productos (completo)
✅ Facturas (completo)
✅ Presupuestos (completo)
✅ Albaranes (completo)
✅ Configuración de la empresa (lectura)
Rol "Administrativo"
✅ Clientes (completo)
✅ Proveedores (completo)
✅ Facturas (completo)
✅ Gastos (completo)
✅ Cobros de facturas (completo)
✅ Pagos de gastos (completo)
✅ Configuración de la empresa (lectura)
❌ Sin acceso a bancos ni contabilidad
Rol "Supervisor"
✅ Todas las secciones en modo lectura
✅ Reportes (completo)
✅ Actividad (completo)
❌ No puede crear ni modificar documentos
Para más ejemplos detallados, consulta Casos de uso: Ejemplos de roles personalizados.
Preguntas frecuentes
¿Puedo copiar un rol existente para crear uno nuevo?
Actualmente no hay función de copia directa, pero puedes:
Abrir el rol que quieres copiar para ver sus permisos
Crear un nuevo rol
Configurar manualmente los mismos permisos
Guardar con un nombre diferente
¿Los usuarios ven qué permisos tienen?
Los usuarios no ven explícitamente una lista de sus permisos, pero experimentarán las limitaciones de forma natural: solo verán en el menú las secciones a las que tienen acceso, y solo verán botones de edición/eliminación si tienen permisos completos.
¿Puedo convertir un rol nativo en personalizado?
No directamente, pero puedes crear un rol personalizado nuevo con los mismos permisos que un rol nativo y luego reasignar los usuarios al nuevo rol.
¿Qué pasa si elimino un permiso de un rol que ya está asignado?
Los usuarios que tengan ese rol perderán inmediatamente ese permiso. Ya no podrán acceder a esa sección hasta que les asignes un rol con el permiso adecuado.
¿Puedo crear roles diferentes por sucursal o delegación?
Los roles son globales a nivel de empresa. Si necesitas diferentes configuraciones por sucursal, tendrías que:
Crear roles personalizados específicos (por ejemplo: "Comercial Sucursal A", "Comercial Sucursal B")
O usar empresas separadas en FacturaDirecta
¿El propietario necesita un rol personalizado?
No es necesario. El propietario de la cuenta siempre tiene acceso completo a todo independientemente del rol que tenga asignado. Sin embargo, por claridad, es recomendable asignarle el rol "Administrador".
Próximos pasos
Ya sabes cómo crear y gestionar roles personalizados. Ahora puedes:
Profundizar en permisos: Lee la Guía completa de permisos y niveles de acceso para entender cada uno de los 38 permisos disponibles
Ver ejemplos prácticos: Consulta Casos de uso: Ejemplos de roles personalizados con configuraciones listas para copiar
Consultar roles nativos: Revisa Roles nativos: Permisos predefinidos para comparar con tus roles personalizados
Repasar conceptos: Vuelve a ¿Qué son los roles de usuario? si necesitas repasar los fundamentos
¿Necesitas ayuda para configurar roles para tu empresa? Contacta con nuestro equipo de soporte desde el chat de la aplicación.