¿Buscas cómo usar el Escáner de compras? Este artículo solo cubre la configuración de la fecha de registro. Para instrucciones completas sobre cómo acceder al Escáner, subir documentos y procesarlos, consulta: Escáner de compras: cómo escanear y registrar tus gastos.
¿Qué es el escaneo de documentos?
FacturaDirecta incluye un Escáner de compras con OCR que extrae automáticamente los datos de tus facturas de proveedores. Para saber cómo usarlo, consulta Escáner de compras: cómo escanear y registrar tus gastos.
Ajustes de compras: Escaneo de documentos
Configura qué fecha se asigna automáticamente cuando escaneas y conviertes facturas de proveedores: la fecha de la factura o la fecha actual.
Este artículo explica cómo configurar la fecha de registro que se asigna por defecto a los documentos escaneados.
¿Por qué es importante la fecha de registro?
La fecha de registro determina:
En qué trimestre fiscal se contabiliza la factura
Cuándo se incluye en declaraciones de IVA (modelo 303)
El orden cronológico en tu contabilidad
Diferencia entre fechas:
Fecha de factura: Cuando el proveedor emitió la factura
Fecha de registro: Cuando tú la registras en tu contabilidad
Opciones disponibles
Opción 1: Fecha automática de la factura (recomendado)
Cómo funciona:
El OCR intenta leer la fecha de la factura del documento
Si la encuentra, la usa como fecha de registro
Si no puede leerla, deja el campo vacío para que lo rellenes manualmente
Ventajas:
✅ Mayor precisión contable
✅ Respeta la fecha real de la factura
✅ Mejor control fiscal
Cuándo usarla:
Quieres contabilidad precisa
Las fechas de factura son importantes para ti
Registras facturas con cierto retraso
Ejemplo:
Escaneas hoy (15 de enero) una factura del proveedor con fecha 28 de diciembre:
Se registra con fecha 28 de diciembre
Se contabiliza en el trimestre anterior
Refleja correctamente cuándo ocurrió el gasto
Opción 2: Fecha de conversión (fecha actual)
Cómo funciona:
Siempre usa la fecha del día en que escaneas/conviertes
Ignora la fecha que aparezca en la factura física
Ventajas:
✅ Más rápido (no necesitas revisar fechas)
✅ Útil para registro masivo
✅ Todas las facturas del día tienen la misma fecha
Cuándo usarla:
Procesas muchas facturas a la vez
Prefieres velocidad sobre precisión de fecha
Las fechas exactas no son críticas para ti
Ejemplo:
Escaneas hoy (15 de enero) una factura del proveedor con fecha 28 de diciembre:
Se registra con fecha 15 de enero
Se contabiliza en el trimestre actual
Más simple pero menos preciso
Casos prácticos
Caso 1: Factura antigua escaneada hoy
Situación: Encuentras una factura de noviembre que no habías registrado. Hoy es enero.
Con fecha automática:
Se registra con fecha de noviembre
✅ Contabilidad correcta del trimestre pasado
⚠️ Puede complicar declaraciones ya presentadas
Con fecha de conversión:
Se registra con fecha de enero
✅ No afecta a trimestres pasados
❌ No refleja la realidad del gasto
Caso 2: Procesamiento masivo diario
Situación: Cada día escaneas 20 facturas recibidas esa semana.
Con fecha automática:
Cada factura con su fecha real
✅ Mayor precisión
⚠️ Más trabajo de revisión
Con fecha de conversión:
Todas con fecha de hoy
✅ Procesamiento más rápido
❌ Menos preciso
Caso 3: Factura sin fecha legible
Situación: El OCR no puede leer la fecha de la factura.
Con fecha automática:
Campo vacío
Debes rellenarlo manualmente
Mayor control
Con fecha de conversión:
Usa fecha de hoy automáticamente
Más rápido
Puede no ser la correcta
Cómo cambiar esta configuración
1. Ve a ⚙️ Ajustes
2. Selecciona Compras
3. Haz clic en Escaneo de documentos
4. Selecciona tu opción preferida:
- ⚪ Fecha leída automáticamente de la factura o vacía si no se puede leer
- ⚪ Fecha del día en el que se hace la conversión
5. Guarda los cambios
Consideraciones fiscales
Impacto en modelo 303 (IVA)
Fecha automática:
IVA deducible en el trimestre de la fecha de factura
Puede afectar a declaraciones ya presentadas si registras facturas antiguas
Fecha de conversión:
IVA deducible en el trimestre actual
No afecta a trimestres pasados
Consejo del asesor fiscal
Consulta con tu gestor sobre:
Qué método prefiere para tu caso específico
Cómo manejar facturas de trimestres anteriores
Implicaciones en declaraciones complementarias
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar la fecha manualmente?
Sí. Esta configuración es solo el valor por defecto. Siempre puedes editar la fecha manualmente antes de convertir a factura.
¿Afecta solo al escaneo o también a facturas manuales?
Solo afecta a documentos escaneados que se convierten automáticamente. Las facturas que creas manualmente no se ven afectadas.
¿Qué pasa si el OCR no lee bien la fecha?
Con "fecha automática", el campo queda vacío y debes rellenarlo. Con "fecha de conversión", usa la fecha de hoy aunque el OCR no la lea.
¿Puedo tener configuraciones diferentes para ventas y compras?
Esta configuración es solo para compras (gastos escaneados). Las ventas no tienen escaneo automático de este tipo.