Cómo funcionan la fecha de factura y la fecha de registro en FacturaDirecta
Cuando registras una factura de compra en FacturaDirecta, verás dos fechas diferentes:
Fecha de factura: la fecha real que aparece en el documento del proveedor.
Fecha de registro: la fecha en la que introduces esa factura en el programa.
Ambas fechas son correctas y tienen funciones distintas.
La clave es que los impuestos y los informes contables se calculan siempre según la fecha de registro, y te explicamos por qué.
¿Por qué los impuestos usan la fecha de registro?
En el día a día de cualquier autónomo o pyme es habitual que:
Lleguen facturas atrasadas.
Encuentres una factura extraviada semanas después.
Cierres un trimestre y después recibas o localices gastos que pertenecían a ese período.
La normativa del IVA permite deducir las facturas de gasto dentro de los 4 años siguientes, siempre que estén registradas en el ejercicio en el que las contabilizas.
Por eso, si encuentras una factura de un trimestre ya cerrado, no tienes que modificar su fecha ni reabrir declaraciones:
👉 basta con registrarla hoy, con su fecha real en la factura.
De esta forma:
La fecha de la factura se mantiene tal cual viene del proveedor (como exige la ley).
La fecha de registro determina en qué trimestre se deduce el IVA.
Garantizamos que no tengas que "inventarte" fechas en documentos reales, algo que no permitiría Hacienda.
Así, si hoy registras una factura con fecha de junio, su IVA se deduce en el trimestre actual, no en el segundo trimestre.
¿Por qué el programa no permite cambiar la fecha si ya hay impuestos presentados?
Si intentas alterar una factura con una fecha anterior a un modelo de IVA ya generado, verás un aviso del tipo:
“No se pueden realizar cambios de importe, impuestos o fecha en este documento porque ya existen modelos de impuestos generados con fecha posterior”.
Eso ocurre porque cambiar la fecha implicaría modificar un período fiscal ya cerrado.
La solución correcta es:
➡️ Mantener la fecha de factura real.
➡️ Registrar la factura con fecha de registro de hoy.
Con eso, la factura entra en el trimestre en curso y su IVA se deduce correctamente.
¿Por qué al subir una factura aparece la fecha de hoy?
Antes de revisar una factura recién subida, FacturaDirecta muestra por defecto la fecha de registro de hoy.
Es completamente normal: el sistema asume que la factura se está registrando ahora mismo.
En cuanto la edites, verás:
La fecha de factura extraída del documento (si usas OCR).
La fecha de registro del día en que la estás añadiendo.
Preguntas frecuentes
1. “Tengo facturas de agosto que no puse en su momento… ¿qué fecha pongo ahora?”
Pon:
Fecha de factura: la real, la que aparece en el documento.
Fecha de registro: hoy (o el día en que la estás entrando).
FacturaDirecta tendrá en cuenta la fecha de registro para los impuestos.
2. “Si quiero agregar facturas del mes de septiembre, pero el trimestre ya está cerrado… ¿qué fecha usa el sistema para el IVA?”
Siempre:
➡️ Fecha de registro.
Aunque la factura sea de un trimestre anterior, si la registras hoy, se deducirá en el trimestre actual.
3. “He entrado una factura de junio con la fecha correcta, pero el sistema me da un aviso y no me deja cambiar la fecha. ¿Qué debo hacer?”
Ese aviso aparece porque ya hay modelos de IVA generados después de esa fecha.
La forma correcta de registrarla es:
Fecha de factura: la de junio (real).
Fecha de registro: hoy.
No debes intentar modificar la fecha de registro para colocarla en un trimestre anterior.
4. “He registrado una factura atrasada y no aparece al filtrar por el segundo trimestre. ¿Es normal?”
Sí. Al usar la fecha de registro de hoy, la factura pertenece al trimestre actual, no al trimestre de su fecha original.
Por eso no aparece en filtros del segundo trimestre.
Y sí:
👉 Sí se incluirá correctamente en el modelo de impuestos del trimestre actual.
5. “Al subir una factura, antes de editarla me aparece la fecha de hoy. ¿Antes no era así?”
Es correcto: FacturaDirecta muestra inicialmente la fecha de registro (hoy) porque es la que determina el asiento contable y la deducción del IVA.
Al revisar la factura podrás confirmar o editar la fecha de factura real.