Para emitir facturas válidas en España, los datos fiscales de tu cliente (NIF y nombre) tienen que coincidir con los que constan en la Agencia Tributaria. Si no, la factura puede ser rechazada (especialmente con VeriFactu activo, donde el envío a la AEAT exige que el cliente esté identificado).

FacturaDirecta verifica los identificadores fiscales contra dos servicios oficiales:

Las dos validaciones pasan automáticamente al introducir o editar el identificador fiscal de un contacto. Este artículo explica qué estados puede dar la validación, qué avisos muestra FacturaDirecta y cómo resolverlos.

La validación se dispara:

La validación se aplica cuando el contacto tiene España como país y NIF español como tipo de identificador fiscal. La AEAT trata de forma distinta a las empresas y a las personas físicas:

En las empresas también pueden aparecer estos avisos:

El aviso aparece en la sección de datos básicos del contacto, debajo del campo de identificador fiscal, en modo lectura.

Cuando FacturaDirecta indica que el NIF no es válido o que parece un NIF ficticio, revisa primero el identificador escrito. En los NIF, DNI y NIE españoles hay una letra o carácter de control: si un número está cambiado, falta un dígito o la letra final no corresponde, el formato no pasa la validación.

Errores habituales:

Si el identificador pertenece a un cliente o proveedor, confirma el dato con esa persona o empresa antes de emitir documentos. No uses NIF reales de terceros para pruebas.

Si el contacto es un ayuntamiento o una administración pública, y el NIF tiene formato correcto pero el guardado de los datos Facturae o la generación del XML sigue fallando, revisa los códigos DIR3 del contacto. Los códigos DIR3 no son el NIF. Ver Configurar Facturae en un cliente.

En contactos españoles, el control Identificador fiscal combina País, Tipo de identificador fiscal y el valor del documento. No es un campo de texto libre aislado. Para empresas españolas, selecciona o confirma País = España, Tipo de identificador fiscal = NIF español e introduce el NIF de la empresa.

El mismo tipo NIF español cubre el DNI o NIE de personas físicas. Aunque todavía se use la palabra "CIF" en conversación, legalmente el identificador fiscal de las empresas españolas también se trata como NIF. Ver Crear o editar un contacto para el detalle del control y sus opciones por país.

Cuando la AEAT devuelve una razón social para una empresa y el nombre guardado tiene diferencias, el aviso puede ofrecer el botón Corregir. Al pulsarlo se abre este diálogo:

Corrección del NIF

Hemos detectado una diferencia en el nombre del contacto. ¿Qué deseas hacer?

En este caso, el diálogo muestra una comparativa lado a lado:

Bajo el título Selecciona una opción, puedes asignar el nombre de la AEAT al contacto o marcar como válido el nombre actual. Pulsa Corregir para aplicar la elección o Cancelar para volver atrás.

Esta comparativa y la asignación del nombre sugerido solo se aplican cuando la AEAT devuelve un nombre para una empresa. En una persona física, el servicio valida el NIF junto con el nombre y los apellidos, pero no muestra un nombre oficial sugerido. Si aparece el aviso El NIF y/o nombre no coinciden con los datos de la AEAT, revisa el NIF y completa el nombre con al menos un apellido correcto. Guarda el contacto para repetir la validación.

VIES es el servicio oficial de la Unión Europea para validar números de IVA intracomunitarios. La consulta se deriva al servicio responsable de cada país. Por eso, la disponibilidad y la respuesta pueden depender del servicio nacional consultado en ese momento.

La validación se aplica cuando eliges NIF-IVA intracomunitario como tipo de identificador fiscal. FacturaDirecta comprueba si el número está activo en el país de origen. El resultado aparece debajo del campo:

La comprobación se inicia al salir del campo. Mientras espera la respuesta, FacturaDirecta muestra un indicador de carga. Si el servicio no está disponible, puedes pulsar Validar el número de IVA Europeo para repetirla.

Cuando VIES no puede completar la consulta, FacturaDirecta deja el NIF-IVA sin validar. Puedes guardar el contacto y generar el documento; este resultado no bloquea esas acciones.

Revisa el identificador antes de emitir. Si el número es incorrecto pero quedó sin validar por una falta de respuesta, puede producirse un error posterior al generar o enviar el registro fiscal de una factura a VeriFactu o TicketBAI/Batuz.

Cuando VIES confirma que el número no es válido, revisa estos puntos:

Puedes contrastarlo en la herramienta oficial de VIES de la Comisión Europea. Corrige el contacto antes de emitir documentos sujetos a VeriFactu o TicketBAI/Batuz. Al generar el registro fiscal, estos sistemas pueden detener el proceso con este mensaje, precedido por el nombre del sistema:

El NIF intracomunitario del contacto no ha sido validado correctamente. Por favor, valida el Número de IVA Europeo antes de generar el registro de factura.

En un contacto intracomunitario, el VAT EU incluye siempre el prefijo ISO de dos letras del país. Cada país define después una estructura propia. En la tabla:

Introduce el número sin espacios, aunque el formato oficial del país los muestre.

Para contactos españoles introducidos con prefijo ES, el PDF de una factura nacional muestra solo la parte nacional del NIF. Para el resto de países de la UE, el prefijo se mantiene en el PDF.

En el listado de Contactos del menú principal, cuando tu empresa tiene VeriFactu activo en Ajustes, aparece una columna extra NIF válido AEAT con valores Sí / No que refleja el estado oficial AEAT del NIF del contacto.

Esta columna es la base de un filtro útil:

Si VeriFactu no está activo, la columna no aparece — la identificación AEAT es opcional fuera del régimen VeriFactu.

Cuando completas el asistente VeriFactu (cubierto en Activar VeriFactu), uno de sus pasos es precisamente la revisión de contactos no identificados:

Clientes no identificados

La Agencia Tributaria no puede identificar a algunos clientes. Corrige su NIF y/o nombre para completar la validación.

El paso lista los clientes problemáticos directamente; pulsa cada uno para abrir su ficha y corregir desde el banner ContactWarnings, igual que descrito arriba.

Si todos están limpios, el asistente confirma:

Todos tus clientes están identificados y listos para VeriFactu. Puedes continuar.

Es un buen momento para hacer la limpieza masiva de la agenda antes de activar VeriFactu, así no hay sorpresas con facturas rechazadas más adelante.

Cuando estás creando un documento de venta y los datos del contacto que has seleccionado difieren de la versión más reciente verificada por la AEAT, FacturaDirecta muestra un alert dentro del propio documento:

Los datos del contacto están desactualizados — con botón Revisar cambios.

Al pulsar se abre un diálogo de comparativa campo a campo entre lo que tienes guardado y lo que la AEAT devuelve:

Para cada diferencia: dos columnas etiquetadas Datos actuales y Datos del contacto (los nuevos). Botones Cancelar (mantén los datos actuales) o Actualizar (aplica los datos AEAT al contacto).

Es una segunda línea de defensa cuando un cliente cambia razón social o domicilio fiscal sin avisarte: FacturaDirecta lo detecta al ir a emitir y te da la oportunidad de actualizar antes de generar la factura.

Si quitas un NIF español o lo sustituyes por un identificador que la AEAT no valida, FacturaDirecta elimina el resultado de la comprobación anterior. Así el contacto deja de mostrar avisos de NIF o nombre que ya no corresponden.

Si el contacto está en un país fuera de la UE (USA, México, etc.), no tiene ni NIF ES ni VAT EU. FacturaDirecta no valida estos identificadores contra ningún servicio (no hay equivalente universal). En estos casos, el campo se considera identificación libre y solo se valida formato si tiene patrón conocido.

Para facturar a estos contactos, la posición fiscal del documento se trata como exportación / fuera de la UE, sin necesidad de validación previa.

Si el contacto es un particular sin actividad económica, su NIF puede ser un DNI o NIE. La AEAT comprueba el identificador junto con el nombre y los apellidos. Debes informar al menos un apellido, y este debe ser correcto para que la similitud pueda dar un resultado válido. Escribir solo el nombre de pila puede provocar el aviso El NIF y/o nombre no coinciden con los datos de la AEAT.

La AEAT no devuelve una sugerencia de nombre para una persona física. Si el aviso persiste, revisa el DNI o NIE y completa el nombre y los apellidos con los datos fiscales correctos. Introduce el NIE en el mismo campo NIF; no hay un campo separado para NIE.

En el formulario, el apartado Perfil de cliente del panel Datos básicos permite marcarlo como Particular o Prof./Empresa cuando aplica. Esta opción cambia el tratamiento fiscal, pero no la validación del identificador.

Una falta de respuesta de la AEAT o de VIES no confirma que el identificador sea incorrecto. Guarda el contacto y repite la comprobación antes de emitir.

En VIES, este caso aparece como No válido. Servicio de validación no disponible en fecha, pero significa que el NIF-IVA está sin validar. Es un resultado distinto de No válido. Validado en fecha, que sí indica que VIES ha confirmado la invalidación. La falta de respuesta no bloquea la generación del documento, pero conviene revisar el identificador para evitar errores posteriores en VeriFactu o TicketBAI/Batuz.