Una factura es un documento mercantil que incluye toda la información relativa a una operación de compraventa.
Las facturas tienen validez fiscal, lo que significa que deben cumplir una serie de condiciones legales. Antes de hablar de cómo hacer una factura, repasemos qué debe contener para ser legalmente válida.
¿Qué debe incluir una factura?
Una factura debe incorporar la información necesaria para que el documento sea legalmente válido. Es decir:
Título “Factura” de modo que no haya confusión posible con otro tipo de documento.
Fecha de factura.
Número correlativo de la factura.
Información básica del emisor de la factura: nombre y apellidos, razón social, NIF y domicilio.
Información básica del receptor de la factura: nombre y apellidos, razón social, NIF y domicilio. El NIF (o identificador fiscal equivalente) del destinatario es un requisito imprescindible para que la factura sea considerada ordinaria. Si falta este dato, la factura se considerará simplificada. Puedes consultar más información en Hacer una factura simplificada.
Los conceptos (productos, servicios u operaciones) que incluye la factura.
Importe de los conceptos: precio por unidad y por línea de factura.
Impuestos y retenciones aplicables.
La base imponible y el total de la factura.
¿Cómo hacer una factura con FacturaDirecta?
Para hacer una factura en FacturaDirecta sigue esto pasos:
1. Ve al módulo de "Facturas" si no está en las pestañas principales de la parte superior del programa dale al botón "Más"
2. Dale al botón “Nueva Factura”.
3. Rellena la factura seleccionando el contacto (o creando uno de nuevo), la fecha, la serie (si la usas), la fecha de vencimiento y lo que quieres facturar con sus precios y sus impuestos. Cuando lo tengas todo ya puedes guardarla desde el botón que tienes en la parte superior de la factura.
¿Cómo seleccionar el cliente en la factura?
Al crear una nueva factura, el campo "Contacto" muestra por defecto solo los clientes que has usado más recientemente. Si no ves el cliente que buscas, escribe parte de su nombre directamente en el campo y el sistema filtrará automáticamente todos tus contactos que coincidan con esa búsqueda. Todos tus clientes están ahí, simplemente no se muestran todos a la vez en el desplegable inicial.
⚠️ Importante: Para que la factura se emita como factura ordinaria, el contacto seleccionado debe tener un identificador fiscal (NIF/CIF/NIE) registrado en su ficha. Si el contacto no tiene NIF, o si dejas el campo de contacto vacío, el sistema generará automáticamente una factura simplificada. Si esto ocurre y no era tu intención, edita la ficha del contacto para añadir su NIF antes de emitir la factura.
Puedes guardarla de dos formas:
a) Como factura definitiva. En este caso el programa ya le dará el número que toque según la serie indicada.
b) Como factura provisional. En ese caso, el programa no da ningún número, y meramente te la guarda para que mas tarde puedas revisarla o añadir/quitar datos para finalmente guardarla como definitiva.
¿Puedo hacer una factura definitiva con fecha futura?
No, no es posible crear facturas definitivas con una fecha futura. Esto está prohibido por la normativa del sistema VeriFactu, que exige que la fecha de la factura corresponda siempre a la fecha real de emisión.
Si necesitas preparar una factura con antelación, puedes guardarla como provisional, pero al convertirla en definitiva deberá tener fecha actual o una fecha anterior válida.
Ten en cuenta que, si intentas poner una fecha anterior, puede que no sea posible si afecta al orden correlativo de la numeración o si VeriFactu no acepta la operación. Por eso, las facturas definitivas deben emitirse siempre con una fecha real y coherente con la serie y la normativa vigente.