Cuando emites una factura electrónica Facturae (formato XML estándar español, usado típicamente con clientes que requieren factura electrónica firmada — administraciones públicas, grandes empresas con sistemas SII), el XML lleva una sección con los datos del Registro Mercantil de tu sociedad. Esta página configura una sola vez esos datos para que se incluyan automáticamente en cada Facturae que generes.

Esta tarjeta solo aparece para sociedades (empresas con personalidad jurídica: SL, SA, SLU, SAU, etc.). Los autónomos no la ven — los autónomos no están inscritos en el Registro Mercantil y la información no aplica.

Si tu empresa es autónomo, esta sub-sección está oculta del menú de Ajustes. No necesitas hacer nada.

Ajustes → Datos de empresa → Datos para Factura Electrónica. Es la segunda tarjeta de la sección, justo debajo de Datos de tu empresa. Al pulsar Modificar se abre el editor.

El usuario que entra debe tener permisos sobre la configuración general de la empresa.

Algunos receptores de Facturae (especialmente administraciones públicas y grandes empresas que validan el XML estrictamente) exigen que la factura electrónica incluya los datos registrales del emisor. Si tu Facturae llega sin estos datos, el receptor puede rechazarlo. La AEAT los recomienda incluir como buena práctica.

Si todos tus clientes son particulares o pymes que reciben PDF en lugar de Facturae, no es estrictamente necesario rellenar estos datos — pero sí los rellenas y luego empiezas a usar Facturae, ya están listos.

Todos los campos son opcionales y de texto libre (máximo 20 caracteres cada uno). Si no rellenas nada, el bloque entero del Registro Mercantil no se incluye en el XML. Si rellenas al menos uno, el bloque aparece con los campos que hayas cumplimentado.

El número del libro de inscripción en el Registro Mercantil. Ejemplo: 2, 25.

La localidad del Registro Mercantil donde está inscrita la sociedad. Ejemplo: Madrid, Barcelona. Es típicamente la provincia o ciudad de la sede social.

El número de folio dentro del libro. Ejemplo: 1234.

La sección del Registro Mercantil. En España, las sociedades ordinarias van en la sección 8. Cooperativas, fondos, asociaciones tienen secciones distintas.

El número de hoja registral asignado a tu sociedad. Ejemplo: M-12345.

El número de tomo del libro. Ejemplo: 45678.

Campo libre para cualquier información adicional que tu cliente o el receptor de la Facturae requiera incluir (por ejemplo, otras inscripciones registrales específicas del sector).

Toda esta información está en la escritura de constitución de tu sociedad o en la nota simple del Registro Mercantil. Si no la tienes a mano, tu gestoría debería poder facilitártela en unos minutos.

También se puede consultar online en algunas comunidades autónomas en la web del Colegio de Registradores o pidiendo una nota simple desde la sede electrónica del Registro Mercantil. La nota simple suele tener un coste pequeño y llega firmada con los datos oficiales.

Al pulsar Guardar y cerrar, los cambios se aplican inmediatamente:

Los siete campos son de texto libre con máximo de 20 caracteres — no hay validación de formato. Pero la AEAT y los receptores Facturae sí validan: si rellenas datos inconsistentes o erróneos, el receptor puede rechazar el XML. Si no estás seguro de algún dato, déjalo en blanco antes que poner uno incorrecto.

Si tu sociedad acaba de constituirse y aún no tiene asignado un número de inscripción en el Registro Mercantil (el trámite tarda semanas), puedes:

El formulario es el mismo. La Sección del Registro Mercantil es la que cambia según la forma jurídica. Consulta con tu gestoría qué sección concreta corresponde a tu tipo de entidad.

Si tu actividad jurídica es de una forma que no se inscribe en el Registro Mercantil (algunas asociaciones, comunidades de bienes, etc.), deja los campos vacíos. La Facturae se generará sin ese bloque y el receptor lo aceptará si su validación lo permite.