Crear una nómina
Una nómina en FacturaDirecta es el documento mensual que emites a cada empleado con las percepciones (lo que cobra), las deducciones (IRPF, Seg. Soc. trabajador) y la aportación de la empresa a la Seg. Social. Genera automáticamente la información fiscal para el Modelo 190 y, cuando se paga, refleja el movimiento contable correspondiente.
Este artículo cubre el alta paso a paso. Para el resto de acciones, ver Otras acciones de una nómina y Pagar una nómina.
Aunque contablemente la nómina representa un gasto laboral para la empresa, no la registres como un Gasto genérico de Compras. Usa siempre el módulo de nóminas para que FacturaDirecta pueda separar devengos, deducciones, aportación de la empresa y datos del Modelo 190.
Antes de empezar
El empleado tiene que existir como contacto con faceta empleado (ver Crear o editar un contacto). Si no existe, el formulario te ofrece crearlo desde el propio selector.
Conviene tener configurada la cuenta contable de remuneraciones pendientes (típicamente
465...) en tu empresa — el sistema la propone por defecto y solo necesitas ajustarla si tu plan contable es no estándar.
Cómo se lanza la creación
Hay dos caminos:
Desde el listado de nóminas: abre el apartado
Nóminasen el menú principal. Si no lo ves en la barra superior, entra desde Más → Nóminas.
Después pulsa Nueva nómina en la parte superior del listado.
Desde una tarea recurrente: si ya tienes configurada una recurrencia de nóminas (típico: la nómina mensual del empleado se genera sola cada mes), la tarea genera la nómina automáticamente. Ver Crear una tarea recurrente.
Cabecera: empleado, fecha y método de pago
El editor de la nómina se abre con los campos comunes en la parte superior:
Empleado — selector de contactos con faceta empleado. Si el empleado tiene notas internas, aparece el texto de ayuda El empleado tiene notas internas para que las consultes antes de seguir.
Método de pago — el método con el que vas a pagar la nómina al empleado. Selector de los métodos de pago de tu empresa (típicamente transferencia bancaria). Detalle en Generar una remesa bancaria → remesa de transferencias.
Fecha — fecha de la nómina (suele ser el último día del mes). Si pones una fecha futura, aparece el aviso La fecha es futura.
Vencimiento — fecha en la que el pago debe estar hecho. Por defecto se calcula a partir de la fecha y los días de vencimiento configurados en el método de pago del empleado.
Si la fecha de la nómina es anterior al inicio de la contabilidad configurado en tu empresa, aparece un campo adicional Saldo pendiente al inicio de la contabilidad para declarar cuánto quedaba sin pagar de esa nómina al iniciar la contabilidad en el sistema.
Configuración del tipo de nómina
Sobre la tabla de líneas, el apartado de configuración muestra dos campos en modo lectura y un botón Cambiar que abre un diálogo con toda la configuración:
Cuenta contable de remuneraciones pendientes — la cuenta donde se anota la deuda con el empleado hasta que se paga. Solo visible si tu plan incluye contabilidad completa. Por defecto, una cuenta del grupo 465 (remuneraciones pendientes de pago). El selector ofrece las cuentas habituales (las que empiezan por
465).Tipo de nómina — tres opciones (radio):
Empleado por cuenta ajena en general — el caso típico. Se rellena automáticamente con Clave A del Modelo 190.
Consejeros y administradores — administradores y miembros de consejos. Se rellena automáticamente con Clave E.
Otros — para perceptores fuera de los dos anteriores (profesionales, premios, etc.). Te deja elegir la clave manualmente.
Modelo 190: clave y subclave de percepción
El Modelo 190 es la declaración informativa anual de retenciones de IRPF que la empresa presenta a Hacienda. Cada nómina tiene que llevar la clave de percepción correcta para que cuadre con el modelo:
Clave percepción — selector. Por defecto se autoselecciona según el tipo de nómina elegido. Si necesitas otra clave, el selector la enseña con su descripción oficial (
A — Empleados por cuenta ajena en general,B — Pensionistas..., etc.).Subclave percepción — solo aparece para claves que tienen subclaves obligatorias. El selector muestra las subclaves disponibles para la clave elegida con su descripción. Mensaje por defecto: Selecciona la subclave de percepción.
Si eliges Consejeros y administradores, FacturaDirecta cambia la clave del Modelo 190 a E — Rendimientos del trabajo: Consejeros y administradores. Después debes revisar la Subclave percepción y elegir la que corresponda a tu caso antes de cerrar el año fiscal. Las subclaves disponibles para la clave E incluyen, entre otras, consejero o administrador en régimen general asimilado o en RETA. Si tienes dudas, confirma la subclave con tu asesor.
Al cerrar el diálogo con Cerrar, los cambios quedan aplicados a la nómina.
Las siete categorías de líneas
Bajo la cabecera está la tabla de líneas de la nómina, agrupadas en siete categorías por orden de aparición en el recibo. En la vista más simple, los grupos principales que debes revisar son Devengos, Deducciones y Aportación de la empresa. La separación replica la estructura del modelo oficial de recibo de salario (TC1 / nómina).
En las líneas de deducción, como IRPF o Seguridad Social, el porcentaje (Tipo o "%") no se escribe directamente. Introduce la Base y el Importe de la línea —la cuota que se descuenta o se aporta— y FacturaDirecta calcula el porcentaje automáticamente con esos dos valores. Si quieres cambiar el porcentaje de una nómina, ajusta la base o el importe de la línea correspondiente.
FacturaDirecta registra esos importes y calcula el porcentaje resultante, pero no hace el cálculo laboral de qué porcentaje de IRPF o cotización corresponde aplicar. Confirma esos datos con tu asesoría, convenio o responsable laboral antes de guardar la nómina.
Las categorías son:
I. Devengos (lo que cobra el empleado)
1. Percepciones salariales
Salario base — la cantidad fija del convenio o contrato.
Plus convenio — pluses recurrentes (antigüedad, peligrosidad).
Complementos salariales — otros conceptos variables o fijos por encima del salario base.
Salario en especie — beneficios no monetarios (vehículo de empresa, seguro médico, formación).
Prorrateo paga extra Junio y Prorrateo paga extra Navidad — si las pagas extras se prorratean mensualmente (en lugar de pagarse en Junio y Diciembre).
Descripción de la categoría:
Salario base, plus convenio, complementos, salario en especie, ...
2. Percepciones no salariales
Indemnizaciones — por desplazamiento, vestuario, etc.
Prestaciones e indemnizaciones de Seg. Social.
Suplidos — gastos avanzados por el empleado que la empresa le reembolsa (taxis, parking).
Otras percepciones no salariales.
Descripción:
Indemnizaciones, suplidos, indemnizaciones Seg.Soc, otras percepciones, ...
II. Deducciones (lo que se descuenta del bruto)
3. Cotización Seg. Soc. Trabajador
Contingencias comunes — la cuota principal.
Otras cotizaciones (desempleo, formación profesional).
4. Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF)
Retenciones IRPF percepciones dinerarias — IRPF sobre lo que se cobra en dinero.
Retenciones IRPF percepciones en especie — IRPF sobre el salario en especie.
Retenciones IRPF percepciones en especie repercutidas — cuando el empleado paga su parte.
Descripción:
Retenciones a cuenta del IRPF
5. Otras deducciones o retenciones
Anticipos — descuento por anticipos previos al empleado.
Deducciones por productos en especie — descuento del valor del salario en especie.
Otras deducciones.
Descripción:
Anticipos, productos en especie o embargos
Para registrar un embargo salarial, añade un concepto dentro de Otras deducciones o retenciones e indica el importe embargado. Si tu empresa usa contabilidad completa, revisa la cuenta contable de la línea. En muchos casos se usa una cuenta de retenciones con la Administración, pero debes confirmarlo con tu asesoría.
III. Aportación empresa
6. Cotización Seg. Soc. Empresa
Aportaciones de la empresa a la Seg. Social — la cuota patronal por el empleado. No descuenta del salario neto del empleado pero es un coste contable de la empresa.
Descripción:
Aportaciones Cotización Seg.Soc. Empresa
Añadir líneas
Cada categoría tiene un botón Añadir concepto que abre el selector de líneas dentro de esa categoría. Al elegir un concepto, se añade una línea a la nómina con su valor por defecto. Después editas el importe directamente en la tabla.
Las líneas se editan en una de dos vistas:
Vista escritorio: edición inline en la propia tabla (columnas: Concepto, Cuenta contable si tu plan tiene contabilidad completa, Base, Tipo, Importe).
Vista móvil: cada línea se expande para editarse en un diálogo separado con un formulario vertical (más cómodo en pantalla pequeña).
En Devengos se introduce normalmente el Importe de cada concepto. En Deducciones y Aportación de la empresa, las líneas con porcentaje muestran:
Base — importe sobre el que se calcula la deducción o aportación.
Tipo — porcentaje calculado automáticamente; no se edita a mano.
Importe — cuota o importe final de la deducción/aportación.
Algunos conceptos calculan el porcentaje automáticamente a partir de la base y el importe. Si necesitas ajustar el porcentaje, no edites el campo Tipo: modifica la Base o el Importe de la línea y el programa recalcula el porcentaje al instante.
Totales
Al pie de la tabla, la sección de totales muestra:
Devengos totales (suma de todas las percepciones salariales y no salariales).
Deducciones totales (Seg. Soc. trabajador + IRPF + otras).
Total a percibir — lo que cobra el empleado en mano (Devengos − Deducciones).
Aportación de la empresa — la cuota patronal de Seg. Social. No descuenta del Total a percibir pero suma al coste laboral real de la empresa.
Notas y campos personalizados
Bajo las líneas:
Notas — texto libre multilínea para anotaciones sobre la nómina (incidencias del mes, vacaciones, etc.). Visibles internamente pero no en el PDF que recibe el empleado.
Campos personalizados — si tu empresa ha definido campos personalizados para nóminas, aparecen aquí con sus valores.
Nóminas recurrentes
Si todos los meses registras la misma nómina para un empleado, puedes automatizarla con una tarea recurrente de tipo Nómina. Así FacturaDirecta genera el documento cada mes y tú solo lo revisas o lo pagas según tu flujo.
El caso habitual es crear una tarea mensual con ejecución el último día del mes o el día en que sueles preparar las nóminas. Consulta Crear una tarea recurrente.
Guardar la nómina
Al pie del diálogo, dos botones:
Cancelar / Cerrar — descarta la nómina sin guardar (o cierra si no hay cambios).
Guardar y cerrar — graba la nómina. Si el empleado tiene ya una nómina con misma fecha, FacturaDirecta puede avisar para evitar duplicados.
Al guardar:
La nómina entra al listado en estado Pendiente (no se paga automáticamente).
Se calculan los datos del Modelo 190 asociados.
Si tu empresa tiene contabilidad completa, se genera el asiento contable correspondiente (puedes consultarlo y modificarlo en la pestaña Contabilidad).
Pestaña Más información
Etiqueta literal: Más información. Agrupa tres sub-bloques:
Comentarios
Notas internas que tu equipo deja sobre la nómina. No se imprimen en el PDF que recibe el empleado ni se envían a Hacienda. Útil para anotar incidencias del mes ("vacaciones del 10 al 20", "incapacidad temporal hasta el 15", etc.).
Para añadir, editar o borrar comentarios, ver Añadir comentarios internos a un documento.
Adjuntos
Archivos asociados a la nómina (justificante de transferencia, recibo firmado por el empleado, partes de baja, etc.). Los adjuntos se guardan permanentemente con la nómina.
Para el flujo completo de añadir y eliminar adjuntos, ver Añadir y eliminar adjuntos en un documento.
Actividad
Historial de cambios sobre la nómina: quién y cuándo modificó qué. Útil para auditoría interna y soporte.
Recursos relacionados
Trabajar con el listado de nóminas — el catálogo de nóminas emitidas.
Pagar una nómina — registrar el pago al empleado.
Otras acciones de una nómina — descargar PDF, hacer recurrente, info fiscal.
Crear o editar un contacto — para dar de alta al empleado antes de su primera nómina.
Crear una tarea recurrente — para automatizar la nómina mensual.
Generar una remesa bancaria — para pagar varias nóminas a la vez vía SEPA.