Crear una tarea recurrente
Una tarea recurrente es un documento (factura, presupuesto, albarán, factura de compra, ticket, nómina o transacción) que FacturaDirecta genera automáticamente y de forma periódica según las reglas que tú defines: cada lunes, el día 1 de cada mes, todos los trimestres, hasta una fecha o tras X ocurrencias.
Casos típicos:
Cuota mensual de un cliente con contrato de servicios.
Renovación anual de una licencia.
Mantenimiento trimestral facturado el día 1 del trimestre.
Nómina mensual del mismo empleado.
Transferencia periódica a un proveedor.
Una vez configurada, se ejecuta sola en la fecha programada y crea el documento real. Puedes elegir si el documento generado va ya definitivo (listo para enviar) o provisional (borrador que revisas antes).
Antes de empezar
Necesitas un plan que incluya automatización. Los planes sin automatización muestran un aviso en la página del listado.
Necesitas permisos de creación sobre el tipo de documento que vayas a automatizar (facturas, compras, nóminas, etc.).
Recomendado: configurar los correos para el informe diario de tareas recurrentes en Ajustes; así recibes cada día un email con lo que se ha generado automáticamente. Si no lo configuras, la pantalla del listado te avisa:
No tienes configurado ningún correo electrónico para recibir el informe diario de tareas recurrentes.
Dónde se crea
Gestión → Tareas recurrentes (ruta /company/<id>/automation). El título de la página es Tareas recurrentes. En la cabecera del listado pulsa el botón principal Nueva tarea recurrente.
Elige el tipo de documento a automatizar
Al pulsar Nueva tarea recurrente se abre el diálogo Crear con la lista de tipos de documento que puedes automatizar (los visibles dependen de tus permisos):
Factura (de venta).
Presupuesto.
Albarán.
Factura de compra.
Ticket (factura simplificada).
Nómina.
Transacción (movimiento bancario).
Al elegir uno, se abre el diálogo del tipo correspondiente (factura abre Crear una factura de venta, nómina abre Crear una nómina, etc.) pero en modo automatización: todos los campos habituales del documento se rellenan como una plantilla, y se añade una sección extra para configurar la periodicidad.
El diálogo del documento (cliente, líneas, totales, impuestos) se documenta en su artículo correspondiente. Aquí cubrimos solo lo específico de la automatización.
Configurar la periodicidad
Cuando estás creando un documento en modo automatización, aparece una sección extra (al inicio del formulario, con un icono distintivo) con los campos de la recurrencia. Los campos son:
Estado
Activada — la tarea recurrente está en marcha y generará documentos en sus fechas programadas.
Desactivada — la tarea queda guardada pero no genera nada. Útil cuando quieres pausar temporalmente sin perder la configuración.
Puedes alternar entre activada y desactivada en cualquier momento desde el listado.
Fecha de inicio
Fecha de inicio: el primer día en que se debe generar el documento. La hora también se guarda — por defecto la hora configurada en la empresa, pero ajustable.
Texto que verás resumiendo el estado: Empieza el fecha.
Frecuencia (regla de recurrencia)
La frecuencia se construye con tres conceptos:
Cada cuánto se repite — diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente.
Intervalo — cada cuántas unidades de esa frecuencia. Por ejemplo, "cada 2 semanas", "cada 3 meses".
En qué días se ejecuta cuando aplique:
Semanal: marcar uno o más días de la semana (lunes, martes, …, domingo).
Mensual: dos modos:
El día N del mes (1, 2, … 28, o Último para el último día del mes — útil para nóminas o cuotas a fin de mes).
El N-ésimo día-de-la-semana del mes (ej. "el segundo martes de cada mes", o "el último viernes").
Anual: día específico del año.
Etiqueta de la sección compacta: cada unidad.
Cuándo termina
Tres opciones:
Nunca — la tarea se repite indefinidamente hasta que la desactives o elimines.
Después de N ocurrencias — se acaba sola tras generar N documentos.
En una fecha concreta — se acaba cuando llega la Fecha de fin.
El texto descriptivo varía: "Empieza el X y finaliza nunca" / "… después de N ocurrencias" / "… el Y".
Próxima ejecución
La sección muestra automáticamente cuándo se generará el siguiente documento, calculado a partir de la fecha de inicio + la regla de recurrencia + las ocurrencias que ya hayan ido pasando.
Configuración específica de facturas y facturas de compra
Para tareas recurrentes que generen facturas o facturas de compra aparece una opción extra muy importante:
Provisional — las facturas se crean como borradores (estado borrador). Útil cuando quieres revisarlas antes de emitirlas. El tooltip dice:
Las facturas se crearán como provisionales (borradores) para que puedas revisarlas antes de enviarlas.
Definitiva — las facturas se emiten directamente, listas para enviar. Tooltip:
Las facturas se crearán como definitivas y listas para enviar inmediatamente.
Si tienes activo VeriFactu o TicketBAI, una factura definitiva se envía a la AEAT automáticamente en el momento que se genera. Cuídate de tener todos los datos correctos antes de elegir este modo.
Envío automático
Para los tipos que se envían por email al cliente (factura, presupuesto, albarán, ticket), hay una opción para envío automático: el documento generado se envía por email al contacto sin intervención humana. Si está desactivado, queda guardado y lo envías a mano.
El remitente del email (campo "Remitente") es el correo desde el que se envía. Por defecto el de la empresa, configurable.
Variables en el documento generado
Los campos de texto del documento (concepto, descripción, notas, adjuntos…) soportan variables que se sustituyen en cada ejecución por el valor correspondiente al momento de generación.
Por ejemplo, si en el concepto pones "Cuota de servicio {{date}}", al generar la factura del 1 de marzo escribirá "Cuota de servicio 01/03/2026" automáticamente.
Las variables se insertan con el botón Variables (con un icono de "añadir a lista") que aparece junto a los campos soportados. Detalle completo en Variables en documentos recurrentes.
Guardar la tarea recurrente
Al guardar, la tarea queda registrada en el listado de Tareas recurrentes. Si la dejaste Activada, comenzará a generar documentos en la fecha de inicio. Si la dejaste Desactivada, puedes editarla y activarla más tarde.
Convertir un documento existente en recurrente
Si ya tienes una factura (o presupuesto, etc.) que se repite y quieres no rehacerla a mano cada vez, hay una alternativa a crear desde cero:
Abre el documento original.
En el menú Más acciones (tres puntos "..." en la cabecera del diálogo), elige Convertir en recurrente.
Se abre la sección de periodicidad para definir cuándo se debe repetir.
Guarda.
El documento original sigue existiendo; la tarea recurrente hereda sus líneas, contacto, impuestos y demás datos como plantilla.
Editar una tarea recurrente
Para editar una tarea ya creada:
Ve al listado Tareas recurrentes.
Pulsa sobre la fila correspondiente.
Se abre el mismo diálogo del documento con la sección de periodicidad. Cambia lo que necesites y guarda.
Los cambios se aplican a las futuras ejecuciones. Los documentos ya generados por la tarea quedan como están.
Ejecuciones y trazabilidad
Cuando una tarea recurrente se ejecuta:
Se crea un documento real (factura, nómina, etc.) con los datos de la plantilla y las variables sustituidas.
El documento aparece en su listado normal (Facturas, Nóminas, etc.) con un indicador de "Generado por tarea recurrente".
El campo Próxima fecha de la tarea recurrente se actualiza al siguiente vencimiento.
Si tienes correos del informe diario configurados, recibes un resumen por email con lo generado ese día.
Recursos relacionados
Trabajar con el listado de tareas recurrentes — filtros, columnas, exportación, gestión masiva.
Variables en documentos recurrentes — sintaxis completa de las variables
{{...}}.Crear una factura de venta — el diálogo de factura, base de la tarea recurrente cuando el tipo es factura.
Crear una nómina — el diálogo de nómina, base para tareas recurrentes de nómina.
Registrar una factura de compra — el diálogo de compra, base para tareas recurrentes de compra.