Trabajar con el listado de tareas recurrentes
El listado de Tareas recurrentes es el centro de control de la automatización de tu empresa: ves todas las tareas configuradas, cuándo se ejecuta la siguiente, su estado, el contacto destinatario, el importe estimado y si están enviando emails automáticamente.
Dónde está
Abre Tareas recurrentes en el menú principal. Si no la ves en la barra superior, ábrela desde Más → Tareas recurrentes.
Filas por página
Por defecto, el listado muestra 100 tareas recurrentes por página. Si tienes un volumen alto y quieres ver más registros a la vez, usa el selector Filas por página situado en la parte inferior del listado.
Puedes elegir 25, 50, 100, 200 o 500 filas por página. El máximo es 500 filas. Al cambiar este valor, el listado se actualiza y vuelve a la primera página.
Si tienes más de 500 tareas recurrentes, combina las filas por página con filtros para acotar los resultados.
Empezar desde cero (estado vacío)
Si todavía no tienes tareas recurrentes, la página muestra una ilustración con texto introductorio:
Automatiza la generación de facturas periódicas y otros documentos con tareas recurrentes
Define la frecuencia, el contenido y el destinatario de cada tarea para que se genere justo cuando lo necesitas.
Pulsa el botón Nueva tarea recurrente para crear la primera. El flujo completo del alta se cubre en Crear una tarea recurrente.
Avisos de plan e informe diario
En la parte superior del listado pueden aparecer hasta dos avisos:
Aviso de plan — si tu plan no incluye automatización. Indica que las tareas recurrentes no se van a ejecutar y orienta a contactar / cambiar de plan.
Informe diario no configurado — si tienes automatización pero no has configurado correos para el informe diario:
No tienes configurado ningún correo electrónico para recibir el informe diario de tareas recurrentes.
Con un enlace Configurar en Ajustes que abre la configuración avanzada de la empresa.
El informe diario es un email que recibes cada día con el detalle de qué tareas se ejecutaron, qué documentos se generaron, y si hubo errores. Configurarlo es muy recomendable para detectar si una tarea ha dejado de funcionar.
Botón principal: Nueva tarea recurrente
En la cabecera del listado, el botón principal Nueva tarea recurrente abre el diálogo "Crear" donde eliges el tipo de documento a automatizar (factura, presupuesto, albarán, factura de compra, ticket, nómina o asiento). Detalle del flujo en Crear una tarea recurrente.
Filtros preconfigurados
Sobre la tabla hay tres vistas rápidas:
Todos los documentos — vista por defecto, muestra todas las tareas recurrentes sin filtrar.
Tareas activadas — solo las tareas en marcha (las que realmente van a generar documentos).
Tareas desactivadas — solo las pausadas.
Además, la barra de filtros deja a mano tres campos habituales: Tipo de documento, Estado y Contacto. Pulsa cualquiera para acotar el listado por ese dato. También puedes añadir otros filtros desde Añadir filtro.
Cada filtro activo aparece como una pastilla en la barra superior. Para quitar uno, pulsa la X de su pastilla. Para volver al listado completo, usa Limpiar filtros.
Tu última selección de filtros se recuerda al volver a la pantalla.
Columnas disponibles
El listado tiene muchas columnas; puedes mostrar / ocultar las que necesites desde el menú de columnas del listado. Abre el menú de tres puntos de la esquina superior derecha del listado y selecciona Administrar columnas.
En el panel que se abre, marca las columnas que quieres ver y aplica los cambios. El orden visible por defecto es: Tipo de documento, Estado, Modo factura, Periodicidad, Próxima fecha, Detalle, Total antes de impuestos, Total, Moneda.
Las columnas Tipo de documento, Estado y Próxima fecha son básicas para entender la tarea y siempre están visibles; no se pueden desmarcar desde el selector de columnas.
Lista completa de columnas:
Columna | Significado |
Estado | Chip verde Activada o rojo Desactivada. |
Tipo de documento | Factura, presupuesto, albarán, factura de compra, ticket, nómina o asiento. |
Modo factura | Solo aparece para facturas (de venta y de compra). Chip Provisional (warning) o Definitiva (success), indicando si la factura se generará como borrador o como definitiva. |
Periodicidad | Descripción legible de la regla de recurrencia ("Cada mes el día 1", "Cada lunes", "Cada 3 meses", etc.). |
Próxima fecha | Día previsto para la próxima generación. Ordenado ascendente por defecto. Aunque internamente exista una hora de planificación, no es configurable: la tarea se procesa durante el día indicado y el documento puede crearse más tarde según la carga del sistema. |
Detalle | Resumen del documento que se generará (concepto principal). |
Cliente | Contacto destinatario del documento. |
NIF, Población, Código postal, Provincia, País | Datos del contacto, útiles para filtrar. |
Correo electrónico, Cc, Cco | Correos a los que se enviará el documento al generarse (si Envío automático está activo). |
Subtotal y Total | Importes estimados de la siguiente generación. |
Moneda | Moneda del documento. |
Notas | Notas visibles del documento. |
Notas internas | Notas internas (no se imprimen). |
Serie | La serie de numeración a usar al generar. |
Envío automático | Sí / No — indica si la tarea envía el documento por email al ejecutarse. |
Remitente | Email desde el que se envía (si Envío automático está activo). |
Etiquetas | Etiquetas asociadas a la tarea. |
Adjuntos | Número de adjuntos (icono + contador). |
Ordenar y filtrar
Ordenar: pulsa la cabecera de cualquier columna. Por defecto, el listado se ordena por Próxima fecha ascendente — la primera fila es la que se va a ejecutar antes.
Filtrar: además de las vistas rápidas, puedes filtrar por cualquier columna. Especialmente útil:
Filtrar por Contacto para ver las recurrencias de un cliente o proveedor concreto.
Filtrar por Estado para distinguir tareas activadas y desactivadas.
Filtrar por Periodicidad o Tipo de documento para revisar todas las recurrencias mensuales o todas las facturas automáticas, por ejemplo.
Búsqueda rápida: escribe una palabra o parte de un dato para buscar en varios campos a la vez, como contacto, número, detalle o importe.
Selección múltiple
El listado soporta selección de múltiples páginas (puedes acumular selecciones entre páginas paginadas). Esto permite acciones masivas como activar / desactivar varias tareas a la vez desde la barra de acciones que aparece al seleccionar.
Seleccionar todas las tareas de un filtro
Si quieres actuar sobre muchas tareas:
Aplica primero los filtros necesarios, por ejemplo por Tipo de documento para ver solo facturas recurrentes, presupuestos recurrentes o albaranes recurrentes.
Marca el checkbox de cabecera para seleccionar las filas visibles.
Si hay más resultados en otras páginas, usa la opción superior para seleccionar todos los documentos del resultado filtrado.
Actualizar precios en bloque
Cuando cambian tus tarifas, puedes actualizar precios de varias tareas recurrentes desde el listado sin editar una por una:
Filtra el listado por el tipo de documento que quieras actualizar (facturas, presupuestos, albaranes, etc.).
Selecciona las tareas recurrentes afectadas.
En la barra de acciones masivas, pulsa Actualizar precios.
Elige una de las tres opciones de actualización.
Opciones disponibles:
Actualizar por producto — primero cambia el precio en la ficha del producto. Después, esta opción actualiza solo las líneas de las tareas recurrentes que usan ese producto. El resto de líneas mantiene su precio.
Actualizar por porcentaje — sube o baja todos los precios de las líneas seleccionadas aplicando un porcentaje. Usa un valor negativo si quieres reducir precios. Las líneas con importe cero no se actualizan.
Actualizar por importe — suma o resta una cantidad fija a los precios de las líneas seleccionadas. Usa un valor negativo para reducirlos. Las líneas con importe cero no se actualizan.
Al confirmar, FacturaDirecta muestra un resumen con:
Total de documentos a actualizar.
Total actualizados correctamente.
Total sin cambios.
Total no actualizados por errores.
Si seleccionas muchos documentos, el proceso puede tardar. En ese caso, FacturaDirecta te permite seguir trabajando y te envía un email al finalizar con el resultado y, si hay errores, el detalle de cada uno.
Exportar el listado
Como el resto de listados de la aplicación, puedes exportar las filas filtradas a CSV o Excel. La exportación respeta los filtros y columnas visibles actuales.
Abrir / editar una tarea
Al pulsar sobre una fila se abre el documento en modo edición con la sección de periodicidad. Modificas y guardas igual que con cualquier documento; los cambios se aplican a futuras ejecuciones.
Recursos relacionados
Crear una tarea recurrente — el flujo completo de alta y configuración de la periodicidad.
Variables en documentos recurrentes — cómo usar
{{...}}para insertar fechas, contactos o importes dinámicos.Crear una factura de venta — la base cuando el tipo de tarea es factura de venta.
Crear una nómina — la base cuando el tipo es nómina.