Anular factura y emitir rectificativa
Una factura emitida con efectos fiscales no se puede borrar sin más, porque ya forma parte de la contabilidad y, si tienes TicketBAI o VeriFactu, también del registro fiscal. Para deshacer una factura hay dos vías formales en FacturaDirecta:
Anular la factura — la marcas como nula. El estado pasa a Anulada, su saldo deja de contar, pero la factura sigue existiendo en el registro (mantiene su número, su fecha, sus datos). Es lo que harías cuando una factura nunca llegó a surtir efecto comercial (cliente nunca pagó, operación cancelada antes de cobrar, error de emisión muy temprano).
Emitir una factura rectificativa — emites una nueva factura que corrige o anula los efectos de la original. Es la vía formal cuando ya enviaste la factura al cliente y necesitas cambiar algo: importe, IVA, datos fiscales del cliente, desglose. La rectificativa puede ser positiva (añadir) o negativa (restar / anular).
La diferencia fundamental: anular marca como nula la factura original; rectificativa la deja como está y emite una segunda factura que ajusta los efectos.
Antes de empezar
Para anular, la factura debe estar definitiva y no estar ya anulada. Si está provisional aún (estado Provisional), no necesitas anularla — simplemente bórrala desde el menú.
Necesitas permisos sobre Facturas para anular o emitir rectificativas.
Si tu empresa usa TicketBAI o VeriFactu, la anulación dispara el envío fiscal correspondiente a la AEAT / hacienda foral. Es irreversible una vez confirmada. El diálogo de confirmación es más estricto en esos casos.
Anular una factura
Pasos:
Abre la factura desde Ventas → Facturas.
Pulsa el menú "..." de la cabecera del diálogo.
Elige Anular.
FacturaDirecta pide confirmación:
La factura se anulará y este cambio será irreversible. ¿Confirmas que deseas anular la factura?
Si tu empresa tiene TicketBAI o VeriFactu activos, el título del diálogo incluye el sistema fiscal afectado (TicketBAI, Batuz o VeriFactu) y el botón principal queda explícitamente como Confirmar la anulación de la factura para evitar pulsaciones accidentales.
Tras confirmar:
El estado de la factura pasa a Anulada.
El importe pendiente ya no cuenta en el saldo total pendiente de la empresa (la factura deja de aparecer como Pendiente / Atrasado).
Si la factura tenía cobros aplicados, siguen registrados contra ella. Si quieres devolver el cobro al cliente, regístralo después como devolución (ver Cobrar una factura → registrar devolución).
En TicketBAI / VeriFactu, se programa el envío de la anulación a la AEAT / hacienda foral. El estado del envío lo ves en la columna Estado VeriFactu del listado y en el Registro de actividad.
En el registro de actividad aparece una entrada Documento: anulación.
Deshacer una anulación
Si anulaste por error, en la misma factura anulada el menú "..." te ofrece la opción inversa para deshacer la anulación. Al confirmarla:
El estado vuelve a Pendiente o Pagada según el saldo recalculado.
En TicketBAI / VeriFactu se programa una anulación revertida (envío adicional a la AEAT / hacienda foral retirando la anulación previa). En el registro de actividad aparece una entrada Documento: anulación revertida.
Importante: deshacer la anulación es una herramienta de emergencia para errores recientes. Si la anulación ya ha sido recibida y procesada por la AEAT, deshacerla puede generar incidencias administrativas — consúltalo con tu asesor o con soporte antes de revertir.
Emitir una factura rectificativa
Cuando la factura ya ha sido enviada al cliente y hay un error real (importe, IVA, datos), la vía formal es emitir una factura rectificativa. La rectificativa es una factura nueva que referencia la factura original y ajusta los efectos fiscales.
Dos formas de lanzarla:
Desde el listado de Facturas
En Ventas → Facturas, botón principal Nueva factura → Nueva factura rectificativa. Abre el editor de factura con:
El campo Factura que se rectifica preparado para que elijas la factura original (o varias, si una rectificativa cubre varias).
Los demás campos vacíos (cliente, líneas, etc.). Los pones manualmente según el ajuste.
Desde una factura abierta
Más cómodo cuando estás revisando la factura que necesita corrección. En la factura abierta:
Menú "..." → busca la acción equivalente a "Emitir rectificativa" (en el dispatcher se llama
correctedInvoice).FacturaDirecta crea una rectificativa con la factura original ya pre-cargada como rectificada, y el resto de campos listos para que rellenes.
Qué pones en la rectificativa
La rectificativa funciona como una factura más, con dos particularidades:
Importes negativos: si rectificas a la baja (anular total o devolver parte), introduces los importes en negativo. Si rectificas al alza (cobrar de más), positivos.
Numeración con serie propia: las rectificativas usan típicamente una serie de numeración distinta (por ejemplo, serie R en lugar de A) que se configura en Ajustes → Numeración y series.
Detalle del motivo: en las notas o en la descripción del concepto explicas el motivo de la rectificación (error en NIF, cambio de tipo de IVA, descuento aplicado posteriormente, etc.).
Una vez emitida, la rectificativa entra en el listado como una factura normal. Las dos facturas (original y rectificativa) se quedan en el sistema; entre las dos cuadra el efecto fiscal final.
Factura sustitutiva de simplificadas
Hay un tercer caso distinto de la anulación y la rectificativa: la factura sustitutiva de simplificadas. Es cuando emitiste varios tickets (facturas simplificadas) y un cliente con NIF te pide la factura formal que las sustituya.
Desde el listado de facturas, Nueva factura → Nueva factura sustitutiva de simplificadas. El editor te permite seleccionar las facturas simplificadas que va a sustituir, y la nueva factura las anula formalmente al emitirse. El cliente recibe una sola factura completa con los datos fiscales correctos.
No se cubre en este artículo el flujo completo (los detalles están en Crear una factura → variantes); pero conviene tener clara la diferencia:
Anular: marcas la factura como nula sin emitir otra. Solo si nadie la usaba.
Rectificativa: emites una segunda factura que ajusta los efectos de la original (que sigue vigente).
Sustitutiva: emites una factura formal que reemplaza varias simplificadas anteriores.
Casos especiales
Anular una factura con cobros aplicados
Si la factura ya tiene cobros, anularla no devuelve el dinero al cliente. Los apuntes de cobro siguen en tu contabilidad. Tienes dos opciones:
Devolver el dinero y registrar la devolución como Registrar pago desde el panel de saldo de la factura (ver Cobrar una factura → registrar devolución).
Emitir una factura rectificativa negativa y dejar el importe como anticipo o como deuda con el cliente para compensar en facturas futuras. Más común si seguís haciendo negocio.
Anular una factura en mes ya cerrado
Si la factura está en un mes contable ya cerrado y declarado a Hacienda (modelos 303, 390, etc. ya presentados), no la anules. La vía formal es emitir una rectificativa con fecha actual que ajuste los efectos en el mes en curso. Anular modifica los importes del mes original, que ya está declarado.
Factura con TicketBAI o VeriFactu ya aceptados
Si el envío fiscal de la factura ya está aceptado por la AEAT / hacienda foral, el flujo de anulación dispara el envío adicional de la anulación. Esto deja constancia oficial de la anulación en la administración. Puedes verificar el resultado en la columna Estado VeriFactu del listado o en el Registro de actividad (entradas VeriFactu: … o TicketBAI: …).
Recursos relacionados
Trabajar con el listado de facturas — para localizar la factura a anular o rectificar.
Cobrar una factura — para registrar la devolución cuando anulas una factura cobrada.
Otras acciones de una factura — para el resto de acciones del menú "...".
Activar VeriFactu — para entender los envíos fiscales asociados a la anulación.
Registro de actividad — donde se ve el historial de anulaciones y rectificativas.