Trabajar con el listado de Compras
La sección Compras es el listado central de todo lo que pagas: facturas que recibes de tus proveedores, tickets de gastos pequeños, y cualquier documento de compra que registres a mano o captures por escáner. Distingue claramente dos tipos: factura de compra (con IVA deducible) y gasto rápido / ticket (sin factura formal, no deducible de IVA).
Dónde está
Abre Compras/Gastos en el menú principal. Si no la ves en la barra superior, ábrela desde Más → Compras/Gastos. El título de la página es Compras.
Filas por página
Por defecto, el listado muestra 100 compras o gastos por página. Si tienes un volumen alto y quieres ver más registros a la vez, usa el selector Filas por página situado en la parte inferior del listado.
Puedes elegir 25, 50, 100, 200 o 500 filas por página. El máximo es 500 filas. Al cambiar este valor, el listado se actualiza y vuelve a la primera página.
Si tienes más de 500 compras o gastos, combina las filas por página con filtros para acotar los resultados.
Empezar desde cero (estado vacío)
Si todavía no has registrado ninguna compra, la página muestra la ilustración de gastos con dos textos:
Controla tus gastos y recupera todo el IVA deducible sin complicaciones
Utiliza el escaneo de documentos y sube tus gastos fácilmente desde el móvil o importándolos desde tu correo electrónico.
El enlace escaneo de documentos abre el buzón del escáner donde llegan los documentos pendientes de procesar.
A partir de ahí, usa el botón principal Registrar para crear la primera compra.
Botón principal: Registrar
En la cabecera (escritorio) está el botón Registrar, que abre un selector con el título:
Registra un gasto
Cuatro opciones, cada una para un caso distinto:
Factura de compra — "Registra una factura emitida a tu nombre, válida para deducir IVA y justificar gastos de bienes o servicios." Es el caso típico: tu proveedor te envió una factura formal con NIF, base, IVA y total. Detalle del flujo de alta en Registrar una factura de compra.
Gasto — "Gasto registrado con un ticket o recibo sin factura oficial, no deducible de IVA." Para gastos pequeños con ticket simple (café, gasolinera, parking) donde no necesitas la factura formal. Se registra con un formulario reducido; ver Registrar un gasto o tíquet de compra.
Importar compras y gastos — "Importa múltiples compras o tickets desde un archivo Excel o CSV." Útil al migrar desde otro sistema o cargar histórico.
Subir documentos de compra o tickets — "Sube tus facturas de compra o tickets en PDF o en imagen y se enviarán directamente al escáner de documentos." Sube uno o varios ficheros (PDF, foto del ticket, imagen escaneada) al Escáner de compras. Allí el sistema OCR los procesa para proponer una factura de compra prerrellenada que tú revisas y confirmas antes de pasar al listado.
En móvil, el botón principal se desplaza para no robar espacio al listado.
Aviso de tareas pendientes en el buzón
Si tienes documentos pendientes de procesar en el buzón (documentos subidos por escáner que esperan tu revisión), sobre el listado aparece un aviso azul:
Tienes {{N}} documentos pendientes de procesar.
Junto al aviso, pulsa Ir al escáner de compras para abrir el Escáner de compras y revisarlos uno a uno, confirmando las facturas extraídas.
Consultas habituales del listado
En la parte superior izquierda del listado tienes un selector de consultas habituales. FacturaDirecta incluye estas consultas predefinidas:
Atrasado — facturas pendientes con vencimiento pasado.
Facturas pendientes — pendientes de pagar (estado Pendiente).
Facturas provisionales — borrador no consolidado (estado Provisional).
Pagado últimos 30 días — documentos con pagos registrados en el último mes.
Si añades filtros propios, el selector pasa a mostrar Filtro personalizado.... También puedes guardar consultas habituales propias para volver a ellas más rápido.
Los filtros aplicados se recuerdan al volver a la pantalla.
Los seis estados
Los estados de una factura de compra son los mismos que los de una factura de venta:
Estado | Cuándo aparece |
Provisional | Borrador no consolidado. No afecta a contabilidad ni IVA. |
Pendiente | Factura registrada con saldo aún por pagar. |
Atrasado | Pendiente con vencimiento pasado. |
Pagado | Pago completo (saldo = 0). |
Sobrepagado | Pagos > total facturado (caso raro; ver Pagar una factura de compra). |
Anulada | Factura anulada formalmente. |
Las transiciones son automáticas a partir de los pagos que registras.
Personalizar columnas
Para decidir qué información se muestra en el listado, abre el menú de puntos verticales ⋮ de la parte superior derecha y elige Administrar columnas. En el panel de columnas puedes activar u ocultar campos y después aplicar la vista. Si te equivocas, usa Restablecer columnas para volver a la configuración inicial.
La columna Fecha registro no se puede ocultar: es la fecha que FacturaDirecta usa para contabilidad, impuestos y para el filtro de periodo del listado.
Columnas disponibles
Por defecto verás estas columnas, en este orden:
Columna | Significado |
Tipo | Distingue Factura y Gasto (ticket) con icono. Fijada por defecto a la izquierda. |
Fecha registro | Fecha en la que registraste y contabilizaste la compra en FacturaDirecta. Es la que se usa para impuestos e informes. |
Estado | Provisional / Pendiente / Atrasado / Pagado / Sobrepagado / Anulada. Fijada por defecto a la izquierda. |
Número de referencia | El número que el proveedor te dio (no es la numeración propia tuya). |
Resumen | Vista compacta (proveedor + concepto + importe). |
Importe pendiente | Lo que falta por pagar. |
Subtotal | Base imponible. |
Total | Total con impuestos. |
Moneda | Divisa de la factura. |
Y, ocultas por defecto, también puedes activar:
Columna | Significado |
Fecha original | Fecha real de la factura del proveedor, aunque la hayas registrado otro día. |
Proveedor | El contacto proveedor con su nombre legible. Fijada por defecto a la izquierda. |
Nombre proveedor, Apellidos proveedor, Mostrar como proveedor | Variantes del nombre. |
Población, Provincia, País, Código postal | Dirección fiscal del proveedor. |
NIF, Tipo de identificación fiscal | Identificador fiscal. |
Fecha de pago | Cuándo se aplicó el último pago (vacía si está pendiente). |
Último vencimiento | El plazo más lejano. |
Método de pago | El método aplicado en la factura. |
Etiquetas | Etiquetas (tags) asignadas. |
Clasificación contable | La cuenta contable del gasto (Recode). |
Adjuntos | Número de adjuntos (típicamente, la propia factura escaneada). |
Pagado últimos 30 días | Importe pagado en el último mes, útil para análisis. |
Notas | Texto libre asociado. |
TicketBAI envío alta pendiente / TicketBAI envío anulación pendiente | Solo si tu empresa tiene TicketBAI activo. |
Si tu empresa ha definido campos personalizados para facturas de compra. |
Puedes mostrar / ocultar columnas desde el menú de columnas y exportar a CSV / Excel desde la barra de acciones del grid.
Ordenar, buscar y filtrar
Ordenar por cualquier columna pulsando su cabecera. Por defecto, las facturas más recientes arriba (orden por fecha descendente, con desempate por número de referencia).
Búsqueda rápida: campo superior con búsqueda extendida en proveedor, número, NIF, notas y otros campos de texto.
Filtros fijados: el listado deja visibles filtros como Tipo de documento, Proveedor y Estado para que puedas cambiar esos criterios sin abrir el panel avanzado.
Añadir filtro: pulsa Añadir filtro para incorporar otro campo filtrable, por ejemplo Fecha original, NIF, Clasificación contable, Adjuntos, Notas o Método de pago.
Limpiar filtros: cuando hay filtros activos, aparece Limpiar filtros para eliminarlos todos a la vez.
Filtros persistentes: los filtros aplicados se guardan entre navegaciones.
Filtrar por fecha de registro o por fecha original
El selector de fechas de la parte superior del listado filtra por fecha de registro: el período en el que la compra entra en tus impuestos e informes. Si registras hoy una factura de proveedor con fecha de un trimestre anterior, aparecerá en el período de registro, no en el de la fecha original.
Para buscar compras por la fecha real del documento del proveedor, añade el filtro de columna Fecha original. Este filtro es útil para localizar facturas atrasadas o revisar documentos de un mes concreto según la fecha impresa por el proveedor. Ver Registrar una factura de compra.
Importar facturas de compra
Desde la barra de acciones del listado puedes lanzar la importación masiva (acción importBills del grid). El flujo acepta CSV o Excel y mapea columnas a campos. Es la misma herramienta que la opción Importar compras y gastos del botón Registrar — ver Importar datos (sección Ajustes).
Abrir una factura o un ticket
Al pulsar sobre una fila se abre el diálogo del documento en modo lectura. El editor cambia ligeramente según el tipo:
Factura de compra: el editor completo, con pestañas para contabilidad, libro registro (si tienes funcionalidad de impuestos) y más información.
Gasto / ticket: editor reducido en una sola tarjeta con los campos esenciales (proveedor, fecha, importe, concepto). Botón Vista completa para expandir al editor entero si necesitas acceder a más detalle.
Desde el menú de puntos verticales ⋮ de la cabecera puedes ejecutar las acciones del documento. Cada grupo de acciones tiene su propio artículo:
Pagar una factura de compra — registrar pago, devolución del proveedor, ver pagos asociados.
Anular factura de compra y registrar rectificativa — anular o registrar la rectificativa que te envía el proveedor.
Otras acciones de una factura de compra — duplicar, convertir entre factura y ticket, gestionar adjuntos y PDF original, marcar borrador/definitiva, contabilidad, libro registro, info fiscal, recurring.
Selección múltiple y acciones masivas
El listado soporta selección de filas vía checkbox. Al seleccionar al menos una compra aparece una barra de acciones masivas arriba con operaciones como borrar, exportar selección o generar remesa (para pagar varias facturas a la vez vía SEPA).
Si tu plan incluye contabilidad completa, también puedes usar Reclasificar para cambiar la cuenta contable de varias compras a la vez.
La acción abre un diálogo donde eliges la nueva cuenta contable. Funciona en compras que tienen una única cuenta de gasto. Si una factura reparte el gasto entre varias cuentas, ábrela y revisa la pestaña Contabilidad manualmente.
Recursos relacionados
Registrar una factura de compra — alta paso a paso del formulario completo.
Registrar un gasto o tíquet de compra — alta manual de tickets, recibos y gastos rápidos.
Pagar una factura de compra — pagar, devoluciones, ver pagos.
Generar una remesa bancaria — para pagar varias facturas vía transferencia SEPA.
Importar datos — para la importación masiva de facturas.
Escáner de compras — para revisar documentos subidos desde ordenador, móvil, email o Google Drive antes de registrarlos.