Trabajar con el listado de Compras
La sección Compras es el listado central de todo lo que pagas: facturas que recibes de tus proveedores, tickets de gastos pequeños, y cualquier documento de compra que registres a mano o captures por escáner. Distingue claramente dos tipos: factura de compra (con IVA deducible) y gasto rápido / ticket (sin factura formal, no deducible de IVA).
Dónde está
Compras → Compras (ruta /company/<id>/expenses). El título de la página es Compras.
Empezar desde cero (estado vacío)
Si todavía no has registrado ninguna compra, la página muestra la ilustración de gastos con dos textos:
Controla tus gastos y recupera todo el IVA deducible sin complicaciones
Utiliza el escaneo de documentos y sube tus gastos fácilmente desde el móvil o importándolos desde tu correo electrónico.
El enlace escaneo de documentos te lleva al buzón de tareas (/tasks) donde llegan los documentos pendientes de procesar.
A partir de ahí, usa el botón principal Registrar para crear la primera compra.
Botón principal: Registrar
En la cabecera (escritorio) está el botón Registrar, que abre un selector con el título:
Registra un gasto
Cuatro opciones, cada una para un caso distinto:
Factura de compra — "Registra una factura emitida a tu nombre, válida para deducir IVA y justificar gastos de bienes o servicios." Es el caso típico: tu proveedor te envió una factura formal con NIF, base, IVA y total. Detalle del flujo de alta en Registrar una factura de compra.
Gasto — "Gasto registrado con un ticket o recibo sin factura oficial, no deducible de IVA." Para gastos pequeños con ticket simple (café, gasolinera, parking) donde no necesitas la factura formal. Se registra con un formulario reducido (solo importe, fecha y concepto).
Importar compras y gastos — "Importa múltiples compras o tickets desde un archivo Excel o CSV." Útil al migrar desde otro sistema o cargar histórico.
Subir documentos de compra o tickets — "Sube tus facturas de compra o tickets en PDF o en imagen y se enviarán directamente al escáner de documentos." Sube uno o varios ficheros (PDF, foto del ticket, imagen escaneada) al buzón de tareas. Allí el sistema OCR los procesa para proponer una factura de compra prerrellenada que tú revisas y confirmas antes de pasar al listado.
En móvil, el botón principal se desplaza para no robar espacio al listado.
Aviso de tareas pendientes en el buzón
Si tienes documentos pendientes de procesar en el buzón (documentos subidos por escáner que esperan tu revisión), sobre el listado aparece un aviso azul:
Tienes {{N}} documentos pendientes de procesar.
Junto al aviso, el botón Ir al escáner de compras te lleva directamente al buzón (/tasks) para revisarlos y confirmar las facturas extraídas.
Filtros preconfigurados
Sobre la tabla hay cuatro filtros preconfigurados:
Atrasado — facturas pendientes con vencimiento pasado.
Facturas pendientes — pendientes de pagar (estado Pendiente).
Facturas provisionales — borrador no consolidado (estado Provisional).
Pagado últimos 30 días — pagado en el último mes.
Encima puedes superponer filtros por columna desde la cabecera. Los filtros aplicados se recuerdan al volver a la pantalla.
Los seis estados
Los estados de una factura de compra son los mismos que los de una factura de venta:
Estado | Cuándo aparece |
Provisional | Borrador no consolidado. No afecta a contabilidad ni IVA. |
Pendiente | Factura registrada con saldo aún por pagar. |
Atrasado | Pendiente con vencimiento pasado. |
Pagado | Pago completo (saldo = 0). |
Sobrepagado | Pagos > total facturado (caso raro; ver Pagar una factura de compra). |
Anulada | Factura anulada formalmente. |
Las transiciones son automáticas a partir de los pagos que registras.
Columnas disponibles
Por defecto verás estas columnas, en este orden:
Columna | Significado |
Tipo | Distingue Factura y Gasto (ticket) con icono. Fijada por defecto a la izquierda. |
Fecha registro | Fecha de la factura tal como la registraste. |
Estado | Provisional / Pendiente / Atrasado / Pagado / Sobrepagado / Anulada. Fijada por defecto a la izquierda. |
Número de referencia | El número que el proveedor te dio (no es la numeración propia tuya). |
Resumen | Vista compacta (proveedor + concepto + importe). |
Importe pendiente | Lo que falta por pagar. |
Subtotal | Base imponible. |
Total | Total con impuestos. |
Moneda | Divisa de la factura. |
Y, ocultas por defecto, también puedes activar:
Columna | Significado |
Fecha original | Si lo registras en una fecha distinta a la de la factura original. |
Proveedor | El contacto proveedor con su nombre legible. Fijada por defecto a la izquierda. |
Nombre proveedor, Apellidos proveedor, Mostrar como proveedor | Variantes del nombre. |
Población, Provincia, País, Código postal | Dirección fiscal del proveedor. |
NIF, Tipo de identificación fiscal | Identificador fiscal. |
Fecha de pago | Cuándo se aplicó el último pago (vacía si está pendiente). |
Último vencimiento | El plazo más lejano. |
Método de pago | El método aplicado en la factura. |
Etiquetas | Etiquetas (tags) asignadas. |
Clasificación contable | La cuenta contable del gasto (Recode). |
Adjuntos | Número de adjuntos (típicamente, la propia factura escaneada). |
Pagado últimos 30 días | Importe pagado en el último mes, útil para análisis. |
Notas | Texto libre asociado. |
TicketBAI envío alta pendiente / TicketBAI envío anulación pendiente | Solo si tu empresa tiene TicketBAI activo. |
Campos personalizados | Si tu empresa ha definido custom fields para facturas de compra. |
Puedes mostrar / ocultar columnas desde el menú de columnas y exportar a CSV / Excel desde la barra de acciones del grid.
Ordenar y filtrar
Ordenar por cualquier columna pulsando su cabecera. Por defecto, las facturas más recientes arriba (orden por fecha descendente, con desempate por número de referencia).
Filtrar por columna desde el icono de filtro.
Búsqueda rápida: campo arriba con búsqueda extendida (busca en proveedor, número, NIF, notas, etc. a la vez).
Filtros persistentes: los filtros aplicados se guardan entre navegaciones.
Importar facturas de compra
Desde la barra de acciones del listado puedes lanzar la importación masiva (acción importBills del grid). El flujo acepta CSV o Excel y mapea columnas a campos. Es la misma herramienta que la opción Importar compras y gastos del botón Registrar — ver Importar datos (sección Ajustes).
Abrir una factura o un ticket
Al pulsar sobre una fila se abre el diálogo del documento en modo lectura. El editor cambia ligeramente según el tipo:
Factura de compra: el editor completo, con pestañas para contabilidad, libro registro (si tienes funcionalidad de impuestos) y más información.
Gasto / ticket: editor reducido en una sola tarjeta con los campos esenciales (proveedor, fecha, importe, concepto). Botón Vista completa para expandir al editor entero si necesitas acceder a más detalle.
Desde el menú "..." de la cabecera puedes ejecutar las acciones del documento. Cada bloque de acciones tiene su propio artículo:
Pagar una factura de compra — registrar pago, devolución del proveedor, ver pagos asociados.
Anular factura de compra y emitir rectificativa.
Otras acciones de una factura de compra — duplicar, convertir entre factura y ticket, descargar, marcar borrador/definitiva, contabilidad, libro registro, info fiscal, recurring.
Selección múltiple y acciones masivas
El listado soporta selección de filas vía checkbox. Al seleccionar al menos una compra aparece una barra de acciones masivas arriba con operaciones como borrar, exportar selección o generar remesa (para pagar varias facturas a la vez vía SEPA).
Recursos relacionados
Registrar una factura de compra — alta paso a paso (ya cubre el formulario completo).
Pagar una factura de compra — pagar, devoluciones, ver pagos.
Anular factura de compra y emitir rectificativa.
Generar una remesa bancaria — para pagar varias facturas vía transferencia SEPA.
Importar datos — para la importación masiva de facturas.