Acciones de un albarán
Una vez creado el albarán (ver Crear un albarán), las acciones del día a día se reparten entre dos lugares:
el selector de estado de la cabecera del documento;
el menú de puntos verticales ⋮ del albarán abierto.
La acción más característica del albarán es Facturar. Puedes aplicarla a un solo albarán o a varios albaranes seleccionados en el listado.
Cambiar el estado del albarán
El estado del albarán se cambia desde el propio documento. Pulsa Modificar, abre el selector de estado de la cabecera y elige uno de estos cuatro valores:
Pendiente — estado por defecto al crear o enviar. Úsalo mientras la entrega aún no se ha realizado o está pendiente de confirmación.
Entregado — registra la fecha de entrega. La fecha queda visible en la columna Fecha entrega del listado. Úsalo cuando el cliente ya ha recibido el producto o servicio.
Cerrado — retira el albarán del flujo activo. Útil para albaranes completados que no se van a facturar (por ejemplo, muestras gratuitas) o para archivar el documento. Un albarán también aparece como cerrado en el listado cuando ya se ha facturado.
Rechazado — indica que el cliente no acepta la entrega o que el pedido se cancela antes de entregarse. Registra la fecha de rechazo.
El cambio se guarda en cuanto pulsas Guardar. Si necesitas revertir el estado, vuelve a abrir el albarán y cambia el selector.
Flujo habitual:
Pendiente al crear el albarán.
Entregado cuando se completa la entrega.
Crear factura cuando llega el momento de facturar.
Si la entrega se cancela o no debe continuar, marca el albarán como Rechazado. Si se completó pero no se va a facturar, márcalo como Cerrado.
Facturar varios albaranes a la vez
Este flujo sirve para convertir varias entregas en una o varias facturas. Es habitual si entregas mercancía o servicios durante el mes y facturas al final del período.
Desde Albaranes de venta:
Filtra por Pendientes o Entregados y por el cliente que te interese.
Selecciona los albaranes que quieres facturar.
En la barra de acciones masivas, pulsa Facturar.
En el diálogo Crear facturas, elige Fecha, Serie de factura y si quieres Crear factura definitiva o Crear factura borrador.
Pulsa Aceptar.
FacturaDirecta crea las facturas agrupando los albaranes por cliente y moneda. Si seleccionas albaranes de varios clientes o de varias monedas, se crea una factura por cada combinación.
Reglas y matices de la agrupación
Solo se pueden facturar albaranes Pendientes o Entregados. En Cerrados y Rechazados, la acción Facturar no está disponible desde el listado.
La agrupación se hace por cliente y moneda. No se mezclan clientes ni monedas en una misma factura.
Las líneas se copian tal cual. Si dos albaranes tienen el mismo concepto, aparecerán dos líneas en la factura.
La factura conserva la referencia al albarán de origen. Para que esa referencia se muestre en el PDF, la plantilla debe tener activa la opción Incluir líneas con información de procedencia del documento.
Tras facturar, los albaranes incluidos aparecen como Cerrados en el listado porque ya tienen una factura relacionada.
Facturar un solo albarán
Si quieres facturar un albarán concreto, abre el albarán y entra en el menú de puntos verticales ⋮.
Dentro de la sección Convertir, pulsa Crear factura.
FacturaDirecta crea una factura nueva con las líneas del albarán. La factura queda vinculada al albarán de origen. Cuando guardes la factura, el albarán aparecerá como Cerrado en el listado.
Si el total del albarán es negativo, la factura generada se marca como rectificativa y usa una serie rectificativa disponible. Revisa la serie antes de guardar la factura.
En la factura generada puedes consultar el albarán de origen desde la referencia de documentos enlazados.
Duplicar a otro documento
En la sección Convertir del menú de puntos verticales ⋮ tienes estas opciones:
Duplicar — crea otro albarán con los mismos datos.
Duplicar como presupuesto — crea un presupuesto a partir del contenido del albarán.
Crear recurrente — crea una tarea recurrente basada en el albarán.
Crear factura — crea una factura vinculada al albarán.
Duplicar y Duplicar como presupuesto copian el contenido, pero no vinculan el documento nuevo con el albarán original. Crear factura sí mantiene esa relación.
Enviar al cliente por email
Para enviar el albarán al cliente, abre el albarán y pulsa Enviar. También puedes usar Enviar desde el menú de tres puntos verticales.
Se abre el mismo diálogo de envío que usas con facturas y presupuestos:
destinatarios sugeridos a partir del contacto cliente;
asunto y contenido precargados desde la plantilla de email para albaranes;
PDF del albarán adjunto;
vista previa del PDF a la derecha en escritorio.
El flujo completo del diálogo está cubierto en Enviar factura por email.
Descargar PDF o imprimir
En la sección Exportar del menú de puntos verticales ⋮ tienes estas opciones:
Imprimir — abre el cuadro de impresión del navegador.
Descargar PDF — descarga el PDF del albarán con la plantilla activa.
Si necesitas descargar o imprimir varios albaranes, selecciónalos en el listado y usa la barra de acciones masivas.
Borrar un albarán
Borrar — elimina el albarán si ya no lo necesitas. Úsalo para documentos creados por error o que no quieres conservar. Si el albarán ya forma parte del seguimiento de entregas, suele ser más prudente cambiarlo a Cerrado o Rechazado para mantener la trazabilidad.
Comentarios, adjuntos y actividad
En la pestaña Más información del editor encuentras:
Comentarios — notas internas sobre la entrega.
Adjuntos — fotos de la entrega, copia firmada del albarán u otros documentos relacionados.
Actividad — historial cronológico de creación, envíos, cambios de estado y facturación. Ver Registro de actividad.
Resumen de acciones disponibles
En el albarán abierto, el menú de puntos verticales ⋮ mantiene las mismas acciones aunque cambie el estado del albarán. Las opciones se agrupan así:
Sección | Acciones |
Exportar | Imprimir, Descargar PDF |
Convertir | Duplicar, Duplicar como presupuesto, Crear recurrente, Crear factura |
Acciones | Modificar, Enviar, Borrar |
En el listado también puedes seleccionar varios albaranes para descargar, imprimir, enviar por email, exportar o borrar en bloque.
En el listado, la barra de acciones masivas muestra Facturar solo si los albaranes seleccionados están en estado Pendiente o Entregado.
Qué acciones no tienen los albaranes
Los albaranes no tienen algunas acciones propias de las facturas:
Cobrar — se cobra la factura creada a partir del albarán.
Anular y Emitir rectificativa — no se aplican al albarán.
Generar Facturae — Facturae es para facturas.
Marcar como borrador o Marcar como definitiva — el albarán no usa estados de borrador o definitivo. Sus estados son Pendiente, Entregado, Cerrado y Rechazado.
Si necesitas una factura provisional, crea la factura desde el albarán y guárdala como borrador desde el diálogo Crear facturas.
Recursos relacionados
Trabajar con el listado de albaranes de venta — el punto de entrada.
Crear un albarán — el formulario de alta.
Trabajar con el listado de facturas — donde aparece la factura tras la conversión o agrupación.
Trabajar con el listado de presupuestos — el documento previo en la cadena.
Enviar factura por email — el detalle del diálogo de envío.
Crear una tarea recurrente — para automatizar la emisión.