Acciones de un presupuesto
Una vez creado el presupuesto (ver Crear un presupuesto), las acciones del día a día las ejecutas desde el menú "..." de la cabecera del diálogo y desde el selector de estado del propio documento. Cubren cambiar el estado comercial del presupuesto, convertirlo en factura o en albarán, enviarlo al cliente, descargarlo y duplicarlo.
Cambiar el estado del presupuesto
El estado del presupuesto se cambia desde el propio documento en modo edición, no desde el listado masivo ni desde el menú "...". En la cabecera del presupuesto encuentras un selector de estado con los cuatro valores posibles:
Pendiente — el estado por defecto al crear o tras enviar.
Aceptado — al marcarlo, FacturaDirecta registra la fecha de aceptación automáticamente (con el día de hoy si no la editas). Esta fecha queda visible en la columna Fecha aceptación del listado.
Rechazado — registra la fecha de rechazo del mismo modo.
Cerrado — para retirar el presupuesto del flujo activo sin marcarlo como rechazado. Útil cuando el presupuesto está caducado, se ha convertido en factura, o ya no aplica por cualquier motivo.
El cambio se guarda en cuanto pulsas Guardar y cerrar. Si necesitas revertir el estado (por ejemplo, marcaste por error como rechazado y era aceptado), simplemente vuelve a abrir el documento y cambia el selector — las fechas asociadas se recalculan según el nuevo estado.
Convertir en factura
Es la acción más usada sobre un presupuesto aceptado. Desde el menú "..." del presupiesto abierto:
Facturar (acción
convertToInvoice) — crea una factura nueva con todas las líneas, cliente, condiciones y plantilla copiadas del presupuesto, vinculada al presupuesto original.
La diferencia con Duplicar como otra factura es que la conversión vincula los dos documentos entre sí (puedes ver cuál presupuesto generó cada factura, y desde el presupuesto a qué factura se convirtió). El duplicado solo copia datos sin mantener referencia.
Al guardar la factura nueva, lo habitual es que el presupuesto quede en estado Cerrado (cambia tú el estado si quieres mantener la traza explícita).
Convertir en albarán
Crear albarán (acción
convertToDeliveryNote) — crea un albarán nuevo con los datos del presupuesto. Útil cuando el flujo de tu negocio es: el cliente acepta el presupuesto, le entregas la mercancía / servicio (queda registrado en albarán), y luego facturas (puedes agrupar varios albaranes en una sola factura — ver Acciones de un albarán).
Duplicar a otro documento
El submenú Duplicar como... del menú "..." te permite copiar los datos del presupuesto a otro tipo de documento sin vincular:
Duplicar como otro presupuesto (acción
copy) — crea un presupuesto similar (útil para enviar el mismo presupuesto a varios clientes con pequeños ajustes).Duplicar como albarán (acción
duplicateToDeliveryNote).Duplicar como factura — vía el submenú Duplicar como....
A diferencia de Facturar y Crear albarán, Duplicar como… no vincula los dos documentos — son independientes.
Enviar al cliente por email
Para enviar el presupuesto al cliente por email, en el menú "..." → Enviar. Abre el mismo diálogo de envío que usas con las facturas:
Destinatarios sugeridos a partir del contacto cliente.
Asunto y contenido precargados desde la plantilla de email para presupuestos.
Adjunto del PDF del presupuesto.
Preview del PDF a la derecha en escritorio.
El flujo completo del diálogo está cubierto en Enviar factura por email (el diálogo es el mismo; solo cambia el tipo de documento y la plantilla precargada). Tras enviar:
Correo enviado correctamente
Y el contador Envíos del presupuesto se incrementa. Cada envío queda registrado en el Registro de actividad.
Descargar PDF o imprimir
Descargar (acción
download) — descarga el PDF del presupuesto con la plantilla activa de la empresa.Imprimir (acción
print) — abre el cuadro de impresión del navegador con el PDF cargado.
Marcar como borrador o como definitivo
Los presupuestos también soportan los dos estados de consolidación (provisional / definitivo), aunque con menos implicaciones fiscales que las facturas. Las acciones del menú "...":
Marcar como definitivo — sobre un presupuesto provisional, le asigna su número de serie definitivo. Suele suceder automáticamente la primera vez que envías o conviertes.
Marcar como borrador — sobre un presupuesto definitivo, lo revierte a borrador para reeditar el número o la serie. Operación excepcional.
Hacer recurrente
Hacer recurrente — convierte el presupuesto abierto en una tarea recurrente que lo emitirá automáticamente según la frecuencia que elijas. Útil para clientes a los que envías presupuestos similares con cadencia regular. Ver Crear una tarea recurrente.
Ayuda contextual
Ayuda — abre la ventana de chat de soporte con el contexto del presupuesto que tienes abierto.
Comentarios, adjuntos y actividad
En la pestaña Más información del editor encuentras:
Comentarios — notas internas que tu equipo puede añadir sobre el presupuesto (recordatorios de seguimiento, condiciones pactadas verbalmente).
Adjuntos — ficheros relacionados (especificación técnica, fotos de obra, contratos firmados).
Actividad — historial cronológico (creación, envíos al cliente, cambios de estado). Ver Registro de actividad.
Resumen del menú "..."
Una vista combinada de qué encuentras en el menú según el estado del presupuesto:
Cuándo aparece | Acciones disponibles |
Presupuesto pendiente | Facturar, Crear albarán, Enviar, Descargar, Duplicar como..., Imprimir, Hacer recurrente, Marcar como borrador, Ayuda |
Presupuesto aceptado | Igual que pendiente, ya con la Fecha aceptación marcada |
Presupuesto rechazado | Descargar, Duplicar como..., Hacer recurrente, Ayuda (algunas acciones se ocultan cuando el documento ya no está activo) |
Presupuesto cerrado | Igual que rechazado |
Diferencias con las facturas
Algunas acciones de facturas no están en presupuestos:
Cobrar — los presupuestos no se cobran (la cobranza pasa al convertirlos en factura).
Anular y Emitir rectificativa — no aplica al presupuesto (no tiene efectos fiscales). El equivalente es marcar como Rechazado o Cerrado.
Generar Facturae — Facturae es para facturas formales.
Y a la inversa, las acciones de cambio de estado (aceptado / rechazado / cerrado) y de conversión a factura / albarán son específicas del presupuesto.
Recursos relacionados
Trabajar con el listado de presupuestos — el punto de entrada.
Crear un presupuesto — el formulario de alta.
Trabajar con el listado de facturas — donde aparece la factura tras la conversión.
Trabajar con el listado de albaranes de venta — donde aparece el albarán.
Enviar factura por email — el detalle del diálogo de envío (el mismo aquí).
Crear una tarea recurrente — para automatizar la emisión de presupuestos.