Programar el envío de informes por correo
Programa una consulta o un informe para recibirlo por correo cada semana o cada mes. FacturaDirecta lo calcula el día del envío con tus permisos y te manda un PDF o un fichero de Excel.
Programar un envío
Abre el informe, aplica los filtros y pulsa Ver informe. Con el resultado delante, abre Guardar y elige Programar envío. En móvil, esta opción está en el menú de puntos verticales ⋮ de la cabecera, bajo Guardar.
En Recibir la consulta por correo o Recibir el informe por correo configura:
Nombre: se usa en el correo y en el fichero. El diálogo propone el título del informe y su periodo, o el nombre de la consulta.
Cada cuánto: Cada mes, el día 1 o Cada semana, los lunes.
Periodo del informe: El mes anterior, El mes en curso, El trimestre anterior, El trimestre en curso, El año anterior, El año en curso o Los últimos 365 días. Es relativo al día de cada envío.
Formato: PDF o Excel (XLSX).
Los envíos mensuales proponen el mes anterior. Los semanales proponen el mes en curso. Los libros y listados largos proponen Excel; los demás informes, PDF.
Dos informes aplican el periodo de forma distinta:
Balance de situación: usa el último día del periodo. Con El mes anterior, cada correo muestra el balance al cierre de ese mes.
Previsión de tesorería: no pide periodo y calcula la previsión desde el día del envío.
Pulsa Programar. El mensaje confirma cuándo llegará el primer envío. La consulta queda guardada en Mis consultas con el mismo nombre y el informe muestra una zona resaltada con los datos del envío.
Qué llega por correo
El correo llega a la dirección de tu usuario. Incluye el informe adjunto si ocupa menos de 5 MB. Si supera ese tamaño, muestra Descargar el informe con un enlace que caduca a las 72 horas.
Un PDF con más de 10.000 filas se sustituye por Excel, porque no cabe en el formato elegido. El correo indica el cambio.
El resultado se calcula con tus permisos el día del envío. Si tu rol o el plan de la empresa dejan de permitir ese informe, el envío queda En pausa por el permiso hasta que vuelva a estar disponible.
Cada creación, modificación, pausa, reanudación, borrado y envío queda en la Actividad de la empresa, incluidos los envíos de prueba.
Relación con Mis consultas
Programar un envío guarda también su consulta en Mis consultas. El envío sigue esa configuración: si abres la consulta, cambias sus filtros y vuelves a guardarla con el mismo nombre, los siguientes correos usan la nueva versión.
Cada consulta guardada admite un envío nuevo. Si ya tiene uno, Programar envío abre Modificar el envío programado. Las consultas que ya tenían varios envíos los conservan.
Para recibir la misma consulta con dos periodos, guárdala con nombres distintos y programa cada copia. Si borras una consulta guardada, también se eliminan los envíos que la siguen.
Gestionar los envíos
Abre Informes en el menú principal y entra en la pestaña Envíos programados. El buscador filtra los envíos por nombre.
La tabla muestra:
Nombre: abre el informe con el periodo que tendría si se enviara hoy.
Envío: frecuencia, periodo y formato.
Próximo y Último: fechas del siguiente envío y del último completado.
Estado: Activo, En pausa, En pausa por el plan, En pausa por el permiso o El último envío falló.
Al pasar el cursor por el estado aparece su motivo. En móvil, los mismos datos se muestran en bloques, uno por envío.
También puedes gestionar un envío desde la zona resaltada que aparece encima del resultado de su informe. Esa zona muestra la frecuencia, el periodo, el formato, el siguiente envío o el estado, junto con Modificar el envío y el menú de puntos verticales ⋮.
Modificar el envío
Pulsa Modificar el envío para cambiar su nombre, frecuencia, periodo o formato. Guardar cambios aplica la configuración. Si lo abres desde el informe, también guarda los filtros y opciones que han producido el resultado actual.
Cambiar la frecuencia recalcula la próxima fecha desde hoy. Los demás cambios mantienen la fecha prevista.
Enviar una prueba ahora
El menú de puntos verticales ⋮ ofrece Enviar una prueba ahora. La confirmación muestra el nombre del envío, el correo de destino y recuerda que el próximo envío programado no cambia. Pulsa Enviar la prueba para recibirlo en unos minutos.
Puedes pedir hasta 3 pruebas por hora. La siguiente avisa de que esperes.
Pausar, reanudar o borrar
Pausar conserva el envío y detiene los correos.
Reanudar calcula la siguiente fecha desde ese día: el lunes o el día 1 siguiente.
Borrar envío programado pide confirmación, detiene los correos y libera el hueco del plan. La consulta guardada sigue en Mis consultas.
Las pausas En pausa por el plan y En pausa por el permiso se reanudan automáticamente cuando vuelve a cumplirse la condición. No se pueden quitar a mano.
Envíos de otros usuarios
El propietario de la empresa y quien tiene permiso completo sobre los usuarios ven también los envíos de los demás, después de los propios y con el texto De usuario@empresa.com.
Puedes pausar, reanudar o borrar esos envíos. Solo quien lo recibe puede modificarlo o pedir una prueba. Al abrir un envío ajeno ves su consulta, pero no la zona resaltada del envío.
Límites según el plan
Los envíos se cuentan por usuario:
Gratis: no incluye envíos programados.
Bronce: 1.
Plata: 5.
Oro: 25.
Diamante: 100.
El título de la pestaña y el diálogo muestran el uso, por ejemplo, Envíos programados (2 de 5) y «Tus envíos programados: 2 de 5». Al llegar al máximo, Programar envío abre Has llegado al límite de tu plan. Borra uno o amplía el plan para continuar.
Si el plan pasa a admitir menos envíos, los más recientes que sobren quedan En pausa por el plan y los más antiguos siguen activos. Los envíos en pausa se conservan y vuelven a salir cuando caben. FacturaDirecta manda un único correo con la lista de los que se han pausado.
Recursos relacionados
Guardar y reutilizar informes: organiza las consultas que siguen los envíos.
Consulta personalizada: crea una consulta a medida.
Abrir, filtrar y exportar un informe: prepara el resultado antes de programarlo.
Informes: consulta el catálogo completo.