La Consulta personalizada responde preguntas sobre tus datos que no tienen un informe propio: quiénes son tus mejores clientes, en qué provincias vendes más que el año pasado, cuánto te deben y desde cuándo, cuántos días tardan en pagarte o cómo evoluciona el resultado mes a mes. Eliges qué datos analizar, qué cifras ver, cómo agruparlas, el periodo y los filtros, y FacturaDirecta calcula la tabla al momento.

Las cifras son las mismas que dan los listados de facturas y compras y la contabilidad, así que puedes comprobarlas desde allí.

Abre Informes desde el menú principal. Encima de las áreas de informes, la tarjeta Crea tu propia consulta abre la consulta personalizada con Crear consulta.

Las consultas ya preparadas están en las áreas de la página, junto a los demás informes que responden a lo mismo. Puedes abrirlas tal cual y cambiarlas después:

Las que tienen artículo propio sustituyen a los informes del mismo nombre, con sus mismas columnas y cifras.

Algunas de estas consultas dependen de tu plan. Margen por producto y Margen por cliente están incluidas en los planes Oro y Diamante. Las seis del área Cobros y pagos que reparten lo pendiente por antigüedad o miden los días de cobro y de pago están incluidas en Plata, Oro y Diamante. Todas están en la lista en todos los planes, con el distintivo de los planes que las incluyen (Oro / Diamante o Plata / Oro / Diamante). Si tu plan no las incluye, al abrirlas ves la ficha Analiza tus cobros y pagos a fondo o Conoce el margen de lo que vendes en lugar del resultado. La ficha explica qué aportan y qué plan las incluye (ver Avisos cuando algo no está incluido en tu plan). Durante la prueba gratuita funcionan y llevan el distintivo, para avisarte de lo que cambia al terminar.

Una consulta preparada se abre con su resultado y con su nombre como título. Su configuración se abre plegada para que el resultado quede a la vista: ves el periodo y un resumen de la consulta (los datos, las cifras, la agrupación, la comparativa o el desglose, cuántos filtros lleva y Sin gráfico si lo has quitado). Más opciones despliega el resto. Si cambias alguna opción y pulsas Ver informe, el resultado se recalcula con la nueva configuración y las opciones se vuelven a plegar.

En la lista solo aparecen las consultas de los datos a los que tienes acceso (ver Quién puede usarla).

Con Crear consulta, el panel de configuración se abre con todas las opciones a la vista; en una consulta preparada, tras Más opciones. Primero va el periodo, que es lo que más se cambia, como en los demás informes; después, el resto en el orden en que se piensa la pregunta. Cuando lo tengas, pulsa Ver informe. Menos opciones vuelve a plegar el panel al periodo y el resumen.

Las fechas son las de las facturas o los apuntes. El periodo admite hasta cinco años.

Comparar con añade, para cada cifra, la del Periodo anterior o la del Mismo periodo del año anterior, con la diferencia y la variación. Desglosar por divide el periodo en Meses, Trimestres o Años. Son opciones excluyentes: al activar una, se desactiva la otra.

En Contactos el periodo es la fecha de alta y es opcional: sin marcar Solo los contactos dados de alta en el periodo, se cuentan todos.

En Datos eliges de dónde salen las cifras:

En Cifras eliges una o varias columnas. Algunas dependen de tu plan: Días hasta el cobro (o Días hasta el pago) y Días de retraso, junto con la agrupación Antigüedad del pendiente, están incluidas en los planes Plata, Oro y Diamante; Coste, Margen y Margen sobre ventas, en Oro y Diamante. En los demás planes siguen en las listas con el distintivo de los planes que las incluyen; el distintivo solo informa y no se pulsa. Puedes elegirlas igualmente: al pulsar Ver informe, la ficha de la funcionalidad ocupa el lugar de la tabla, solo con el botón Ver planes. El resto de cifras de la consulta no cambia con el plan.

Días hasta el cobro (o Días hasta el pago) y Días de retraso se ofrecen como media, mediana, percentil 90, mínimo y máximo: la mediana y el percentil 90 son más fiables que la media cuando unos pocos documentos tardan mucho.

En las facturas, Impuestos es el total menos la base: los impuestos con las retenciones restadas. Impuestos sin retenciones son solo el IVA, el recargo de equivalencia, el IGIC o el IPSI; Retenciones, las de IRPF; e Importe bruto, la base más los impuestos sin descontar las retenciones.

En las líneas, Base imponible es el importe de cada línea sin impuestos, con su descuento, y Precio medio, la base imponible entre la cantidad.

En las líneas de facturas de venta, Coste es la cantidad por el precio de compra que tiene hoy el producto (el de su ficha, con su descuento de compra); Margen, la base imponible menos el coste, y Margen sobre ventas, el margen entre la base imponible, en porcentaje. Solo cuentan las líneas con coste: las que no tienen producto, o cuyo producto no tiene precio de compra, no tienen margen. Como el precio de compra está en la moneda de tu empresa, estas cifras van siempre en esa moneda: si trabajas con varias monedas, al elegirlas Importes en pasa a Moneda de la empresa.

Si tu empresa trabaja con varias monedas, Importes en elige si cada importe va en la Moneda de cada documento (con una fila por moneda en cada grupo) o en la Moneda de la empresa, con el contravalor de cada factura y una sola fila por grupo. Pendiente solo está en la moneda de cada documento.

Al cambiar de Datos, las cifras vuelven a las de partida de ese tipo de datos (Base imponible y Documentos en las facturas; Ingresos, Gastos y Resultado en el Diario) y se vacían las agrupaciones y los filtros, porque cada tipo de datos tiene los suyos.

Agrupar por reparte las cifras en filas: por contacto, provincia o país del contacto, país de la factura, serie, moneda, estado, método de pago, antigüedad del pendiente, día, semana (de lunes a domingo), mes, trimestre o año, según los datos elegidos. En las líneas, también por producto y por la cuenta de cada línea. En el Diario puedes agrupar por cuenta (o por su grupo, subgrupo o cuenta de tres cifras), por el tercero de la línea, por el contacto del asiento, por categoría o por tipo de documento.

Y después por añade una segunda agrupación dentro de la primera, por ejemplo clientes de cada provincia. Con Sin agrupar, el informe da una sola fila con los totales.

Si agrupas por contacto, Mostrar el NIF y el país del contacto añade dos columnas junto a su nombre, con los datos que tiene el contacto hoy. Si agrupas por producto, Mostrar la referencia del producto añade su referencia.

Si una de las agrupaciones tiene valores fijos (la antigüedad del pendiente, el estado, la categoría o el tipo de documento del Diario), puedes ponerla en columnas, por ejemplo con Antigüedad del pendiente en columnas. Cada valor pasa a ser una columna, con otra de Total al final, y la otra agrupación forma las filas: con Contacto y la antigüedad, sale el informe clásico de antigüedad de saldos, un cliente por fila y un tramo por columna. En la antigüedad salen siempre todos los tramos, aunque estén vacíos. No se combina con la comparativa, el desglose ni las filas de cada grupo: al activar una de esas opciones se quitan las columnas.

Con una sola agrupación o con un desglose, el resultado lleva un gráfico (ver Qué muestra el resultado) y aparece Mostrar gráfico, marcado. Desmárcalo para ver solo la tabla, en pantalla y también en la impresión y el PDF. El atajo está en el propio gráfico: al pasar el cursor por encima aparece en su esquina superior derecha un botón pequeño Ocultar gráfico (en pantallas táctiles se ve siempre), que vuelve a ejecutar la consulta con Mostrar gráfico desmarcado; para recuperarlo, vuelve a marcar la opción.

Añadir filtro crea una fila con el Campo que quieres acotar y su Valor. Cada campo se edita a su manera:

Con varios filtros, el documento tiene que cumplirlos todos. Quitar filtro borra la fila.

Ordenar por elige la columna por la que se ordena el resultado y Sentido, si va De mayor a menor o De menor a mayor. En Automático, el orden es la primera cifra de mayor a menor.

Mostrar limita el número de filas, de 5 a 500, o Todas (hasta 5.000). Con dos agrupaciones, Filas de cada … (con el nombre de la primera agrupación) deja solo las primeras de la segunda en cada valor de la primera: Solo la primera o Las 3 primeras, por ejemplo, para ver los tres productos más vendidos de cada cliente. Se quedan las de más cifra según el orden elegido. No se combina con la comparativa, el desglose ni Sumar el resto en una fila. Sumar el resto en una fila añade al final una fila Resto con lo que queda fuera del límite, de modo que la tabla cuadra con el total. Con un desglose, el límite cuenta grupos: cada fila lleva siempre todos sus tramos.

Sobre la tabla, un gráfico dibuja la cifra por la que se ordena el resultado (o la primera, si el orden es por una agrupación), con su nombre como título, según la forma de la consulta:

Al pasar por encima de una barra o de un punto ves su valor exacto. No hay gráfico sin agrupación, con dos agrupaciones sin desglose ni columnas ni con importes en varias monedas: entonces solo está la tabla, que tiene siempre todas las cifras. Tampoco lo hay si desmarcas Mostrar gráfico.

Una columna por agrupación y otra por cifra, con los títulos en tu idioma. El nombre de cada contacto enlaza a su ficha con Ver. Al final, la fila Resto (si la has pedido) y la fila Total, con el total de todo lo que cumple los filtros, no solo de las filas mostradas.

Con una comparación, cada cifra tiene una columna por periodo (con sus fechas en el título) y otras dos con la diferencia y la variación. Las filas Resto y Total también las llevan: el importe de cada periodo, su diferencia y su variación.

Con un desglose, cada tramo es una columna (un mes, un trimestre o un año del periodo, también los que no tienen datos) y, en las cifras que se pueden sumar, una última columna Total del periodo con la suma de la fila. Si no eliges otro orden, las filas van de mayor a menor total. Las medias, medianas y demás cifras de días no tienen esa columna, porque no se suman. Con varias cifras, el título de cada columna lleva la cifra y el tramo.

Con una agrupación en columnas pasa lo mismo: cada valor (un tramo de antigüedad, un estado…) es una columna, con una última columna Total, y las filas van de mayor a menor total. Lo que no tiene valor en esa agrupación va en una columna (sin valor).

Algunos detalles sobre las cifras:

Con el resultado delante, Guardar ofrece tres acciones. En móvil están en el menú de puntos verticales ⋮ de la cabecera, bajo Guardar:

Las tres usan la consulta que ha producido el resultado visible. Si cambias una opción, pulsa Ver informe antes de continuar.

Imprimir abre el resultado listo para imprimir. El menú de puntos verticales ⋮ ofrece Exportar a PDF, Exportar a XLSX (Microsoft Excel) y Exportar a CSV (Separado por comas).

La impresión y el PDF incluyen el gráfico cuando Mostrar gráfico está marcado. El Excel y el CSV llevan los datos. Consulta Abrir, filtrar y exportar un informe para conocer la paginación, los formatos y las descargas que se preparan en segundo plano.

Tu rol necesita acceso a los informes y, además, permiso de lectura completo sobre los datos que consultas: facturas de venta, compras, contactos o contabilidad. Con el acceso Solo asignados no puedes agregar esos datos, porque la consulta suma los de todos los usuarios. En Contactos solo se cuentan los tipos de contacto que tu rol deja ver.

El Diario completo requiere además el módulo de contabilidad, como los informes contables. Sin el módulo, el Diario da los ingresos, los gastos y el resultado por contacto, categoría, tipo de documento y periodo, las mismas cifras que el panel de inicio; el detalle por cuentas, el debe, el haber y los saldos quedan para el módulo.

Tu plan decide, además, qué cifras de la consulta tienes: la antigüedad del pendiente y los días de cobro y de pago desde Plata, y el coste y el margen desde Oro. También cuántas consultas guardas, cuántas pones en el panel y cuántos envíos programa la empresa. Lo que tu plan no incluye sigue a la vista con su distintivo, y los avisos indican qué plan lo incluye (ver Avisos cuando algo no está incluido en tu plan). Si tu rol no gestiona la suscripción, en lugar del botón para ampliar el plan lees "Pide al administrador de tu suscripción que amplíe el plan." En un sandbox y en las cuentas educativas o patrocinadas, el distintivo dice No incluido en tu sandbox o No incluido en tu plan y no hay oferta de contratación. La tabla completa está en Planes disponibles y qué incluye cada uno.