Enviar factura por email
Cuando una factura está lista para enviar al cliente, FacturaDirecta abre un diálogo de envío que precarga la plantilla del asunto y del cuerpo, los emails del contacto, el adjunto del PDF de la factura y un preview a la derecha. Tú revisas, ajustas si hace falta y pulsas Enviar.
El mismo flujo aplica también a otros documentos enviables (presupuestos, albaranes, facturas de compra) — el diálogo es el mismo. Este artículo lo describe desde la factura porque es el caso más típico.
Antes de empezar
La factura debe estar guardada. El envío hace Guardar y enviar en una operación.
El contacto cliente debe tener al menos un email definido (en el panel Comunicación del contacto, o capturado en la propia factura al crearla). Si no, el diálogo se abre sin destinatarios y tendrás que escribirlos a mano.
La empresa tiene que tener configurada al menos una dirección de envío (en Ajustes → Datos de empresa → configuración de email). Si tienes varias direcciones configuradas, podrás elegir desde cuál envías.
Cómo se lanza el envío
Hay dos caminos:
Desde una factura abierta: en la cabecera del diálogo de la factura, pulsa Enviar o abre el menú de puntos verticales ⋮ → Enviar. Es el camino más común — abres la factura, revisas que está bien y la envías.
Desde el listado: con varias facturas seleccionadas (checkbox), la barra de acciones masivas ofrece Enviar por email. Útil cuando quieres enviar varias facturas al final del mes.
En el envío masivo se abre un diálogo más simple: eliges el remitente y confirmas el envío. Las facturas se envían con su plantilla por defecto; no editas asunto y cuerpo una por una. Si alguna factura seleccionada no tiene email de destinatario, FacturaDirecta te avisa y solo envía las que sí lo tienen.
El diálogo de envío
Al enviar una factura individual, el diálogo se titula Enviar por correo electrónico y tiene dos columnas en escritorio (en móvil se apila vertical):
A la izquierda — el formulario del email.
A la derecha — el preview del PDF que se va a adjuntar, para que veas qué le llega al cliente sin descargarlo.
Si el navegador no puede mostrar PDF embebido verás:
Parece que tu navegador no permite visualizar archivos PDF. No hay problema, haz clic aquí para bajar el archivo.
Aviso si la factura es provisional
Si la factura está como Provisional (estado borrador), antes del formulario aparece un aviso amarillo:
Atención, estás a punto de enviar una factura provisional
Las facturas provisionales no tienen número definitivo y no cuentan a efectos fiscales. Conviene marcarla como definitiva antes de enviar (ver Otras acciones de una factura), salvo que estés enviando un borrador para revisión interna o al cliente para validación.
Campos del email
Para — destinatarios principales (separados por coma). El campo precarga los emails del contacto cliente: si el contacto tiene varios personas asociadas con sus propios emails, aparecen como sugerencias para que marques cuáles incluir.
Cc — copia. Mismo selector con personas del contacto.
Cco — copia oculta. Misma lógica.
De — selector de la dirección de envío de la empresa. Solo visible si tienes varias direcciones configuradas. Por defecto toma la principal.
Asunto — texto precargado desde la plantilla de email para ese tipo de documento. Editable.
Contenido — cuerpo del email precargado desde la plantilla. Multilínea (4-8 líneas visibles). Editable.
Copia y copia oculta en un envío puntual
En el campo de destinatarios puedes incluir direcciones como Para, Cc y Cco:
Para — destinatarios principales de este envío.
Cc — destinatarios en copia visible. Quien recibe el correo puede ver estas direcciones.
Cco — destinatarios en copia oculta. El cliente no ve estas direcciones ni sabe que han recibido copia.
Usa Cc o Cco cuando quieras copiar a alguien solo en este envío. Si necesitas que una dirección reciba copia oculta de todos los envíos de la empresa, configúrala como BCC automática en Configuración de email.
Archivos adjuntos
Bajo el contenido aparece la sección Archivos adjuntos con checkboxes para cada archivo que se enviará. Por defecto:
PDF de la factura — siempre marcado.
Facturae — solo si tu cliente lo requiere o si tienes la generación de Facturae configurada para este tipo de cliente. Aparece desmarcado por defecto en facturas normales, marcado cuando se detecta un destinatario Facturae.
Puedes desmarcar cualquier adjunto que no quieras enviar y marcar los que estaban opcionales.
Validaciones
Antes de enviar, FacturaDirecta valida:
Que hay al menos un destinatario en Para.
Que la dirección de De es válida.
Que el Asunto no está vacío.
Que el tamaño total de adjuntos no excede el límite (el límite varía según el plan de envío; si lo excedes, ves un aviso No se puede enviar el correo con el detalle).
Si hay errores los verás señalados en los campos correspondientes en rojo, y la operación no se ejecuta hasta corregirlos.
Enviar y confirmar
Al pie del diálogo, dos botones:
Cancelar — cierra sin enviar.
Enviar — envía el email.
Al pulsar Enviar, FacturaDirecta envía el mensaje y muestra el aviso de éxito:
Correo enviado correctamente
En un envío masivo, el botón indica cuántos emails se enviarán y, al terminar, muestra un aviso con el número de documentos enviados o un resumen si alguno falla.
Después vuelve al diálogo de la factura o al listado. El envío queda registrado:
En la columna Envíos del listado de facturas, el contador se incrementa.
En el Registro de actividad aparece una entrada de tipo Email: envío de mensaje con los destinatarios.
Cuando el servidor de correo confirma la entrega, aparece otra entrada Email: entrega. Si rebota, aparece Email: rechazo o mensaje no entregado con el motivo.
Para revisar todos los caminos de consulta, ver Comprobar los emails enviados.
Volver a enviar la factura
Puedes enviar la misma factura tantas veces como necesites (corrección al cliente, recordatorio de cobro, segunda copia para otro destinatario). Cada envío se registra como una entrada nueva en el registro de actividad y suma al contador de la columna Envíos.
Plantilla del email (asunto y contenido)
El asunto y el contenido que precarga el diálogo vienen del mensaje de envío de la plantilla de documento aplicada a la factura. La plantilla se edita en Ajustes → Plantillas → Textos → Mensaje envío y soporta variables que se sustituyen al abrir el diálogo.
Si necesitas cambiar el texto para todos los envíos futuros, edita la plantilla. Si solo es para este envío concreto, cambia el asunto o el contenido directamente en el diálogo antes de enviar.
Variables disponibles en el mensaje
Puedes insertar variables en el asunto o en el contenido para que FacturaDirecta complete automáticamente los datos del documento. Las más habituales son:
Variable | Se sustituye por |
| Número del documento. |
| Fecha del documento. |
| Fecha de vencimiento. |
| Importe total. |
| Total antes de impuestos. |
| Nombre del contacto. |
| Nombre comercial del contacto. |
También puedes usar variables de fecha con formato e idioma, por ejemplo:
##{{date,es,DD-MM-YYYY,15,day}}— fecha del documento más 15 días.##{{date,es,LL,1,M}}— fecha del documento más un mes, escrita en formato largo en español.##{{date,en,LL}}— fecha del documento en formato largo en inglés.##{{date,es,MMMM YYYY}}— mes y año en letras.##{{date,es,Q}}T-##{{date,es,YYYY}}— trimestre y año.
Si necesitas una combinación de fecha que no aparece en el selector, puedes escribirla manualmente siguiendo ese formato.
Casos especiales
Cliente que pide Facturae
Para clientes que requieren formato Facturae (típicamente Administraciones Públicas), marca el adjunto Facturae antes de enviar. El destinatario recibe el XML firmado junto con el PDF y puede importarlo a su sistema. Para que se genere bien necesita información mínima del cliente (CIF, código DIR3 si es administración pública, etc.) — si falta, el adjunto Facturae no aparecerá disponible. Detalle en Otras acciones de una factura → descargar Facturae.
Cliente que pide TicketBAI / VeriFactu
El envío por email es independiente del envío fiscal a TicketBAI o VeriFactu. El email lleva el PDF que ve el cliente; los envíos fiscales los hace FacturaDirecta en segundo plano y se ven en el registro de actividad (entradas TicketBAI: … o VeriFactu: …). Ver Activar VeriFactu.
Email rebotado
Si el email del cliente rebota o el destinatario lo rechaza, lo verás en el registro de actividad con el motivo concreto. No se reintenta automáticamente — corrige el email del contacto y vuelve a enviar.
Recursos relacionados
Trabajar con el listado de facturas — desde donde abres la factura.
Otras acciones de una factura — desde donde se lanza el envío (menú de puntos verticales ⋮).
Comprobar los emails enviados — cómo revisar envío, entrega o rechazo.
Registro de actividad — donde se ve el historial de envíos.
Crear una factura — para que la factura tenga email del cliente correctamente capturado.