Disponible desde el plan Diamante o contratando el Módulo Inventario sobre cualquier plan de pago (requiere Pedidos de cliente y órdenes de compra).

Una orden de compra es lo que pides a un proveedor antes de recibir la mercancía y su factura. Te permite saber qué tienes pendiente de recibir de cada proveedor y, cuando llega el material, convertir la orden en factura de compra sin volver a teclear las líneas.

Su utilidad principal aparece combinada con los pedidos de tus clientes: FacturaDirecta reúne las líneas de pedido pendientes que necesitan compra, las agrupa por proveedor y te propone la orden ya montada. Ese flujo se explica en Generar órdenes de compra desde los pedidos de cliente.

Abre Órdenes de compra en el menú principal. Si no está fijada en la barra superior, ábrela desde Más → Órdenes de compra.

Al entrar, el listado muestra por defecto las órdenes en curso: las pendientes de recibir y las recibidas. Las canceladas quedan fuera hasta que cambies de vista o de filtro.

El botón principal de la cabecera ofrece dos caminos:

A diferencia de la factura de compra, donde tecleas el número que trae el proveedor, la orden de compra se numera con series tuyas, como los documentos de venta. Ver Configurar las series de pedidos y órdenes de compra.

La cabecera del editor tiene el proveedor, Fecha de registro, Número de documento, Correo electrónico de envío y Fecha recepción prevista, la fecha en que esperas recibir la mercancía. Es el único documento de compra con Notas internas además de Notas, porque es el único que se imprime y se envía al proveedor: lo que escribas ahí queda para tu equipo ("Notas no visibles para el cliente").

La orden solo tiene dos pestañas, la del propio documento y Más información (comentarios, adjuntos y actividad): no genera asiento contable ni entra en los libros de impuestos, eso llega con el gasto.

El editor muestra el estado en el campo Estado de la orden, que puede ser Pendiente, Recibido o Cancelado. Sus líneas usan los mismos tres.

Ese campo no se edita: FacturaDirecta calcula el estado de la orden a partir del estado de sus líneas. El icono de información que hay al lado lo explica: "El estado de la orden se calcula automáticamente a partir del estado de sus líneas. Para cambiarlo, cambia el estado de las líneas."

El cálculo va por prioridad: con alguna línea Pendiente, la orden está Pendiente; si no, basta una línea Recibido para que la orden lo esté; y solo queda Cancelado cuando todas sus líneas lo están.

Para marcar que ha llegado parte de la mercancía, pulsa el estado de esas líneas y cámbialo a Recibido. No hace falta entrar en modo edición: con la orden abierta, el cambio se guarda al momento.

Para cambiarlas todas de golpe, entra en modo edición y usa el enlace Cambiar líneas… que hay junto al campo Estado de la orden. Pendiente y Recibido no reactivan las líneas ya canceladas; Cancelado las afecta a todas y pide confirmación con el diálogo Cancelar todas las líneas. El resumen indica cuántas líneas se han actualizado, cuántas quedaron protegidas y que el cambio "Se aplicará al guardar".

Las líneas que vienen de un pedido de cliente muestran el enlace Pedido de cliente, que abre el pedido de origen. Mientras la orden tenga líneas vinculadas, el proveedor de la orden queda fijado: "El proveedor no se puede cambiar mientras la orden contenga líneas vinculadas a pedidos de cliente."

En esas líneas no puedes cambiar el producto ni la cantidad: "El producto y la cantidad no se pueden modificar mientras la línea esté vinculada a otro documento."

La orden manda sobre el pedido: al guardar, el estado de cada línea vinculada se traslada a la línea del pedido de cliente. Mientras la línea de la orden está Pendiente, la del pedido consta como Pedido a proveedor; al marcarla Recibido, la del pedido pasa a Listo para entregar. Las líneas de pedido que ya estén Entregado o Cancelado no se tocan: son el final del recorrido.

Si cancelas una línea de la orden, la línea del pedido que dependía de ella vuelve a Pendiente y se desvincula, así que puedes pedirla a otro proveedor.

Si borras una línea vinculada, FacturaDirecta pide confirmación con el diálogo Desvincular línea del pedido: "La línea se desvinculará del pedido de cliente y este volverá a quedar pendiente. Esta acción se aplicará al guardar la orden."

El listado tiene las columnas habituales de un documento de compra: fecha, serie, número, proveedor, subtotal, total, moneda, etiquetas, adjuntos y notas, más Fecha recepción prevista. Filtros, ordenación, búsqueda y exportación funcionan como en el resto de listados; ver Trabajar con el listado de Compras.

Cuando llega la factura del proveedor, abre la orden y usa Convertir en gasto en el menú de puntos verticales ⋮, bajo Convertir. La misma conversión está en la barra de acciones masivas del listado con la etiqueta Crear gasto: marca una o varias órdenes con su casilla y elige la acción; ahí solo se ofrece para órdenes Pendiente o Recibido.

El gasto se abre con las líneas de la orden para que lo revises, completes el número de factura del proveedor y lo guardes; ver Registrar una factura de compra. Convertir no cambia el estado de la orden ni el de sus líneas, y el gasto creado queda como documento relacionado.

El menú de la orden completa las conversiones con Duplicar, con Imprimir y Descargar PDF bajo Exportar, y con Modificar, Enviar y Borrar bajo Acciones. En el listado, la barra de acciones masivas añade Descargar adjuntos, Etiquetar y Modificar estado, que aplica el estado elegido a las líneas de todas las órdenes marcadas sin reactivar las canceladas. Una orden borrada se recupera desde Actividad (ver Registro de actividad).

Las líneas pendientes de recibir cuentan como Entrante en el stock del producto: unidades que esperas recibir y que suman al Proyectado sin tocar el Físico. Si tu empresa mueve el stock con la recepción de la orden, al marcar las líneas como Recibido las unidades entran en el almacén; si lo mueve con el gasto, entran al registrar la factura de compra (ver Configurar el control de stock).

Si tienes más de un almacén activo, el editor de la orden muestra además el selector Almacén, con el almacén por defecto ya propuesto.